PR to przede wszystkim biznes dotyczący ludzi. Podstawę każdego sukcesu w tym obszarze stanowią kontakty personalne. Istnieją jednak narzędzia, które w znacznym stopniu mogą zwiększyć efektywność podjętych działań. Wykorzystanie technologii w PR-rze może wpłynąć na jego jakość, ale i skuteczność.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi ze stocksnap.io

1. CRM zamiast tradycyjnej listy kontaktów

Załóżmy, że nawiązałeś pierwsze kontakty z dziennikarzami i zapisujesz je w arkuszu, w Excelu. Wydaje się brzmieć znajomo? To podejście może sprawdzić się na początku twojej przygody z PR-em, ale gdy wraz z pierwszymi sukcesami zaczniesz dodawać kolejne nazwiska do swojej listy, szybko zauważysz, że nie jest to najlepsza metoda przechowywania informacji. Zwłaszcza, że nie powinieneś poprzestawać tylko na zachowaniu danych teleadresowych. Skuteczny PR wymaga dotarcia do odpowiednich osób, dlatego warto zapisywać też inne informacje np. zakres tematów poruszanych przez danego dziennikarza, w jaki sposób najlepiej się z nim kontaktować, kiedy ostatni raz byliście w kontakcie oraz w jakiej formie opublikowana została przez niego treść dotycząca twojej firmy. Zebranie tych informacji znacznie ułatwi stworzenie dobrej listy dystrybucyjnej zarówno tobie, jak i twoim współpracownikom.

Alternatywą dla Excel’a są różnego rodzaju programy CRM, które umożliwiają profesjonalne zarządzanie listą kontaktów. Dobra rada: wybierając dany program upewnij się, że do wysłanej przez ciebie korespondencji można dodać załącznik! Dla wielu dziennikarzy wygodniejsze jest otrzymanie wiadomości z kompletem dodatkowych materiałów (zdjęć, grafów, ikonografii) niż pobranie ich z serwera. Nie jest to jednak reguła – dodatkowe materiały zwiększają rozmiar przesyłanej wiadomości i mogą tym samym zniechęcić adresata do jej otwarcia. W tej kwestii nie ma złotego środka, dlatego tak ważne jest zapisywanie preferencji osób, do których wysyłamy informacje prasowe.

2. Bazy danych zawierające kontakty

Brakuje ci czasu na szukanie odpowiednich kontaktów do mediów i dziennikarzy? Niestety, ale znalezienie bezpośrednich adresów mailowych lub numerów telefonów do konkretnych osób, to najczęściej długie i żmudne zajęcie, które nie zawsze kończy się sukcesem. Dobra informacja: Istnieją gotowe bazy danych, które zawierają kontakty do dziennikarzy z różnych branż na całym świecie. Korzystanie z nich najczęściej wiąże się z wykupieniem dostępu do listy kontaktów w danym kraju. Zaletą korzystania z nich jest możliwość precyzyjnego określenia docelowej grupy naszej informacji prasowej i szybkiego stworzenia listy dystrybucyjnej. Bardzo często bazy danych umożliwiają także bezpośrednie rozesłanie wiadomości z dwoma załącznikami.

Dużą wadą tego rozwiązania jest jego cena. Dostęp do dobrej bazy danych to koszt co najmniej 6 tysięcy euro za rok. Ta kwota może zniechęcać młode firmy i start-upy, które często na początku swojej działalności nie mogą pozwolić sobie na taki wydatek. Oprócz wysokiej ceny także jakość kontaktów w bazie danych może być problemem. Nie zawsze zawierają one aktualne dane teleadresowe do dziennikarzy lub istniejące kontakty nie są dość precyzyjne (podane są ogólne adresy mailowe do redakcji). W tej sytuacji baza danych może okazać się bezużyteczna, ponieważ i tak, w celu uzyskania bezpośredniego kontaktu, będziemy zmuszeni do szukania go na własną rękę. Warto także podkreślić, że nawet najlepsza baza danych nie zapewni ci sukcesu – dobry PR to dobre relacje z mediami, a o to musisz zadbać już sam!

Mimo wielu wad korzystanie z gotowych baz danych może stanowić znaczne ułatwienie w twojej pracy. Jest to szczególnie pomocne w sytuacji, kiedy wysyłane przez ciebie informacje dotyczą różnych kwestii i tym samym wymagają dotarcia do różnych mediów. Decydując się na wykupienie dostępu, warto porównać kilka ofert, które różnią się nie tylko ceną, ale też zakresem, w jakim możesz z nich korzystać. Wiele baz danych oferuje dostęp testowy, który pozwoli ci na rozeznanie się, czy zawarte w niej kontakty spełniają twoje oczekiwania, co pomoże ci w podjęciu decyzji o wykupieniu pełnego dostępu.

3. Archiwizacja publikacji i powiadomienia

Sprawny PR to, obok dobrych kontaktów z mediami, umiejętność obserwowania branży i obowiązujących w niej trendów. Dlatego też warto korzystać z powiadomień, które na bieżąco będą informowały cię o najważniejszych wydarzeniach z branży, jak i o tym, co robi twoja konkurencja. W ten sposób nie ominą cię żadne istotne publikacje, zwłaszcza te, dotyczące twojej firmy!

Wśród narzędzi, które umożliwią ci sprawne kontrolowanie pojawiających się publikacji, znajdziesz klasyczne powiadomienia Google’a oraz Warble dla Twittera. O wiele bardziej skomplikowane jest śledzenie publikacji w prasie drukowanej, ale także i tutaj znajdziesz skuteczne rozwiązania. Istnieją serwisy monitorujące, które po otrzymaniu twojego zlecenia, będą śledziły publikacje dotyczące określonych przez ciebie treści. Tak jak w przypadku baz danych, tak i tutaj główną wadą tego rozwiązania jest cena. Jeśli jednak myślisz o PR-rze na wysokim poziomie, warto wziąć pod uwagę takie rozwiązanie. Pamiętaj także, że samo zbieranie publikacji to za mało. Dużo ważniejsza od ilości publikacji jest ich jakość, dlatego musisz obiektywnie oceniać artykuły i podkreślać te szczególnie istotne, np. poprzez wyeksponowanie ich na swojej stronie internetowej.

4. Wysyłanie e-maili

Zdecydowałeś się na skorzystanie z oprogramowania CRM? W takim razie możesz opuścić ten punkt. Dla pozostałych mamy kilka rad. Oczywiście możesz wysyłać e-maile ze swojego konta. Co więcej, w większości kont masz możliwość wysłania serii wiadomości i zainstalowania dodatku, który pomoże ci sledzić liczbę otwartych e-maili. Przydatnym dodatkiem jest Boomerang, który umożliwia zaplanowanie wysłania nowego maila lub odpowiedzi na konkretny czas.

Jeśli chcesz z kolei wysłać serię wiadomości, która będzie miała spersonalizowane powitanie, możesz skorzystać z takich serwisów jak Mailchimp czy CleverElements. Niektóre funkcje w są w nich darmowe, ale trzeba się liczyć z tym, że będą wówczas zawierać reklamę, która wyświetli się w wiadomości, co nie jest zalecane, jeśli chcemy zrobić profesjonalne wrażenie na odbiorcach.

Wiadomości, które wyglądają jak wygenerowane automatycznie lub kojarzące się jedynie z reklamą, z reguły nie cieszą się wielkim zainteresowaniem dziennikarzy. Zdecydowanie skuteczniejsze jest bezpośrednie zwrócenie się do danej osoby i spersonalizowanie wysyłanej wiadomości. Wymienione serwisy umożliwiają także śledzenie naszych e-maili po ich wysłaniu, a także kliknięć w zawarte w nich linki. Niestety, ich główną wadą jest brak możliwości dodania załączników, co może być trochę kłopotliwe jeśli chcemy przesłać dodatkowe materiały. Co więcej, korzystanie z tego typu serwisów zwiększa ryzyko, że twoje wiadomości wylądują w spamie. Poza tym pozostaje wspomniana już kwestia zarządzania listą dystrybucyjną, którą te serwisy nie rozwiązują.

5. Serwisy hostujące pliki

Chciałbyś przesłać informacje prasową razem ze zdjęciami i wykresami? W tym celu możesz skorzystać z kilku rozwiązań. Najprostszym z nich jest dodanie ich do twojej wiadomości w formie załącznika (o ile istnieje taka możliwość, co było omówione już wcześniej). Jeśli przeraża cię potencjalny rozmiar wiadomości, możesz udostępnić dodatkowe materiały przez Dropbox lub WeTransfer. Wybierając ten drugi i wykupując pakiet premium, będziesz miał możliwość ustalenia daty ważności linku, po którym możliwość pobrania danych wygaśnie. Co więcej, możesz także ustawić tło ze swoim logiem, które zobaczy osoba pobierająca pliki. Prosta rzecz, a potrafi zrobić wrażenie!

Heike Müller

PR Manager w Holidu

Studiowała germanistykę i etnologię na Uniwersytecie w Bambergu, w Niemczech. Od początku swojej ścieżki zawodowej pełniła funkcję PR Managera w branży turystycznej. Do Holidu dołączyła w styczniu 2017 roku, gdzie zajmuje się międzynarodowym PR-em. Praca w Holidu pozwala jej połączyć zamiłowanie do technologii i podróży. Kiedy tylko może, odkrywa nowe miejsca.

 

Komentarze (0)