Niejeden przedsiębiorca uczy się tej sztuki całe życie. Pracoholicy nie potrafią zrozumieć możliwości jakie za sobą niesie. Niektórzy traktują ją jako niezbędną formę realizacji konkretnego projektu. Jeszcze inni wykorzystują w nadmiarze, by samemu ograniczyć swoją odpowiedzialność. Mowa o umiejętności zlecania zadań innym, niezbędnej w pracy właściciela, kierownika, osoby koordynującej czy też kierującej zespołem.

Pełna treść artykułu dostępna dla naszych stałych czytelników

Dołącz do naszego newslettera lub podaj swój adres, jeśli już jesteś naszym subskrybentem

Partner technologiczny

fot. Fotolia

Zanim przejdę do meritum tematu i przedstawię sposoby umiejętnej delegacji zadań, chciałabym wskazać ograniczenia oraz możliwości jakie wiążą się z wykorzystaniem tego narzędzia w kierowaniu firmą/zespołem, które miałam okazję zweryfikować w praktyce.

W przypadku, gdy sami zarządzamy firmą i grupą pracowników musimy pamiętać, że:

  • delegowanie zadań innym powinno być przemyślane, adekwatne do kompetencji i kwalifikacji wykonawcy, zgodne z ustalonymi regulaminami czy też prawem;
  • zlecanie zadań może stanowić silne narzędzie motywujące, pokazujące zaufanie i doceniające wcześniejsze zaangażowanie wykonawcy w wykonywaną pracę;
  • przekazywanie zadań innym powinno w założeniu sprzyjać poprawie efektywności i organizacji pracy, budowaniu rzetelnej komunikacji i sprawniejszemu wykonywaniu zadań grupowych;
  • delegując zadania innym szef nie może zapominać o realizacji istotnej funkcji zarządzania jaką jest kontrolowanie i pomiar efektów zleconych działań. W każdym przypadku koniecznym jest przygotowanie planu/harmonogramu zadań przypadających na każdego członka grupy i ich systematyczne wykonanie. Nie może być sytuacji, w której szef przekazuje zadanie pracownikowi i nie interesuje się sposobem, efektywnością i skutkami jego wykonania. Działa w tym przypadku nie tylko z niekorzyścią dla firmy, ale i samego wykonawcy, który (w poprawnie zarządzanej firmie) będzie motywowany zaufanie jakim obdarzył go pracodawca i będzie mu zależało na terminowym wykonaniu zadania;
  • zlecając coś innym musimy zapewnić im narzędzia niezbędne do wykonania danej czynności. Precyzyjnie określenie tego „zestawu” umożliwi pracownikowi pewniejsze i bardziej rzetelne podejście do zadania;
  • delegowanie zadań nigdy nie powinno mieć charakteru „naturalnego zbywania się obowiązków ze zlecającego”. W tym przypadku zostanie odebrane jako przymus i z pewnością nie zmotywuje do pracy;
  • nie każdy ma predyspozycje do umiejętnego zlecania zadań, ale też i nie wszyscy potrafią je przyjmować z entuzjazmem. Wolą pracować wedle ustalonych z góry schematów i zakresów obowiązków, nie zdając sobie sprawę, że mogą stracić szansę na rozwój i zdobywanie nowych doświadczeń;
  • ideałem jest sytuacja, w której delegacja zadań odbywa się z ramienia kierownika, który posiada autorytet merytoryczny i osobisty wśród personelu;
  • motywacja i zaangażowanie pracowników rośnie, a jeśli przy tym kierownik dokładnie określa zakres, narzędzia wykonania zadań i konsekwencje (pozytywne i negatywne) z tym związane, płynność i jakość pracy nie powinna ulec zmianie;

Delegując zadania zastanówmy się więc:

  • Czy precyzyjnie określiliśmy zakres, narzędzia ich wykonania i nasze oczekiwania?
  • Czy dobraliśmy odpowiednich ludzi do ich realizacji pod względem umiejętności, doświadczenia i kompetencji?
  • Czy określiliśmy cel jaki pośrednio możemy osiągnąć ? (mowa o motywacji personelu, rozwoju firmy, podnoszeniu kompetencji innych, poprawie efektywności pracy)
  • Czy sprecyzowaliśmy ramy czasowe i opracowaliśmy harmonogram wykonania zadania?
  • Czy potwierdziliśmy zrozumienie celu i sposobu realizacji zadania ze strony wykonawcy?
  • Jeśli zadanie ma charakter grupowy, czy potwierdziliśmy jego zrozumienie przez każdego z członków zespołu wykonawczego i konieczność ich wzajemnej współpracy nad nim.

Podsumowując, jeśli chcesz efektywnie zlecać zadania innym, by tym samym zwiększyć efektywność pracy całej firmy, proponuję abyś :

  • sporządził listę „rzeczy do zrobienia” zarówno w trybie bieżącym;
  • funkcjonowania przedsiębiorstwa jak i w aspekcie planów na bliską przyszłość;
  • Przypisał odpowiednie narzędzia do realizacji tych zadań, określił ramy czasowe i cele;
  • wytypował pracowników i przypisał im nowe zadania;
  • konsekwentnie obserwował ich wykonanie i oceniał skutki;
  • wykorzystywał delegowanie zadań jako narzędzie motywacji personelu i rozwoju firmy;

Będąc małą firmą zadania zlecamy przede wszystkim naszym podwykonawcom. Nie są to pracownicy zatrudnieni na stałe w firmie, ale zasady delegowanie im poszczególnych „obowiązków” są takie same. Z tą tylko różnicą, że w tym przypadku zawsze należy podpisać stosowną umowę/zlecenie regulującą ustalenia i precyzującą terminy, charakter zadania i konsekwencje jego nieodpowiedniego wykonania. W każdym jednak przypadku należy być pewnym kompetencji, umiejętności i profesjonalizmu wykonawcy. Zlecając mu wykonanie danego zadania dajemy mu pośrednie przyzwolenie na budowanie wizerunku naszej firmy w oczach Klienta i Partnerów Biznesowych.

Agnieszka Śliwka-Gumienna

Pracuje w Studio marki „Brand Soul”. Jest absolwentką Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, urodzoną pracoholiczką i pasjonatką pracy w sprzedaży i Marketingu. Pozytywnie nastawiona do życia „pracoholiczka”. Od wielu lat współpracuje z Klientami zewnętrznymi (Kontrahenci, Klienci, Partnerzy) jak i wewnętrznymi (Pracownicy) w małych i średnich firmach z różnych branż, dzięki czemu udało jej się pozyskać praktyczną wiedzę z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem, ludźmi, marketingiem i sprzedażą, kreowania wizerunku, prowadzenia szkoleń, rekrutacji, wdrażania nowych marek na rynek czyli kompleksowej opieki nad rozwojem i funkcjonowaniem firmy. Stawia na profesjonalizm, wysoką jakość komunikacji i kompleksowość proponowanych rozwiązań. Pomysłodawczyni projektu rozwoju dla małych i średnich firm – Marka Sukcesu oraz szkolenia integracyjnego dla działów sprzedaży i Marketingu: Synergia MS. Autorka bloga o Marketingu i sprzedaży: www.marketingowo.info.

Komentarze (0)