0 0 0

Jak dokumentować transakcje w firmie. Faktura, rachunek, paragon, czy ewidencja?

Dodane

30-10-2014

Mam Startup

Działanie w ramach własnej firmy wiąże się z jednej strony ze swobodą i realizowaniem pomysłów biznesowych, ale z drugiej z szeregiem obowiązków. Jednym z nich jest dokumentowanie sprzedaży, które zwykle kojarzy się z wystawianiem faktur. Nie jest to jednak jedyny sposób dokumentacji.

Zdjęcie royalty free z Fotolia

Faktura czy rachunek?

Do końca 2013 r. przedsiębiorcy zwolnieni z VAT wystawiali rachunki, a czynni VAT-owcy faktury. Jednak od początku 2014 r. ten podział już nie obowiązuje, gdyż wszyscy przedsiębiorcy wystawiają faktury. Jakie zasady pod tym względem obowiązują?

Fakturę trzeba wystawić w następujących sytuacjach:

  1. Gdy sprzedawca to VAT-owiec, a nabywca to inny przedsiębiorca lub konsument, który życzy sobie wystawienia faktury. 
  2. Gdy sprzedawca jest zwolniony z VAT, a nabywca życzy sobie wystawienia faktury (w tym przypadku nie ma znaczenia kim jest nabywca).

Przy okazji warto wiedzieć, że fakturą może być każdy dokument, który zawiera elementy niezbędne dla faktury, bez względu na to jak jest nazwany. Nazwą może być „faktura”, „faktura VAT”, czy też „rachunek”. Można też całkowicie zrezygnować z nazwy.

Ciekawym rozwiązaniem jest tzw. faktura uproszczona. Transakcję do 450 zł można dokumentować fakturą, która nie zawiera pełnych danych nabywcy, a jedynie jego NIP. Także inne dane na dokumencie są wówczas ograniczone. Faktury uproszczone są równoważne ze standardowymi, a to znaczy, że można z nich odliczać VAT i mogą służyć do rozliczania kosztów.

Kiedy trzeba wręczyć paragon?

Przedsiębiorcy, którzy nie mogą korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej muszą drukować paragony i wręczać je klientom za każdym razem, gdy nabywca to konsument (osoba nieprowadząca działalności gospodarczej). Paragonów nie trzeba wręczać nabywcom, którzy prowadzą działalność gospodarczą. Z kwestią zwolnień z kasy fiskalnej można się zapoznać z tego artykułu na MamStartup.pl.

Może się zdarzyć, że nabywca, który otrzymał paragon zechce później otrzymać fakturę. Takiemu kupującemu nie można odmówić faktury, o ile prośbę o fakturę zgłosi we właściwym terminie.

Termin wystawienia faktury „na żądanie” (czyli np. do paragonu) to trzy miesiące od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę (całość lub jej część). A zatem w praktyce prośba o fakturę może nadejść nawet ok. cztery miesiące po terminie sprzedaży lub zapłacie i wówczas sprzedawca nie może odmówić faktury.

Gdy prośba o wystawienie faktury pojawi się już po tym terminie, to dokument także można wystawić i wręczyć nabywcy, ale już nie ma takiego obowiązku.

Zdjęcie royalty free z Fotolia

Czasami nie wręcza się ani faktury, ani paragonu

Warto także pamiętać o tym, że istnieją sytuacje, w których nie ma obowiązku wystawienia faktury, a jednocześnie nie drukuje się także paragonu. Taka sytuacja sprawia, że sprzedawca nie musi przekazywać nabywcy żadnego dokumentu sprzedaży. Zachodzi ona m.in. w takich okolicznościach:

  • sprzedawca to VAT-owiec zwolniony z kasy fiskalnej, a nabywca to konsument, który nie prosi o fakturę,
  • sprzedawca jest zwolniony z VAT i z kasy fiskalnej, a nabywca nie prosi o fakturę.

Jest to tzw. sprzedaż bezrachunkowa. Przedsiębiorca zwolniony z VAT zapisuje taką sprzedaż w specjalnej ewidencji, zaś VAT-owiec wpisuje ją do rejestru sprzedaży VAT i z niego przenosi do KPiR. Do tego celu nie są potrzebne dane nabywców (oczywiście nie wystawia się także faktur).

Co grozi za nieudokumentowanie transakcji?

Jak widać, podstawowe zasady dotyczące dokumentowania transakcji nie należą do skomplikowanych. Nie zmienia to faktu, że przedsiębiorca musi przestrzegać zasad, ponieważ złamanie ich grozi pewnymi konsekwencjami. Art. 62 Kodeksu Karnego Skarbowego precyzuje co grozi za niedopełnienie obowiązku dokumentowania transakcji. Kto nie wyda faktury lub paragonu podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Kwota stawki dziennej waha się w granicach:

  • od 1/30 minimalnego wynagrodzenia, 
  • do 400-krotności minimalnej stawki dziennej.

Wysokość stawki dziennej w tych ramach ustala sąd, biorąc pod uwagę np. sytuację materialną sprawcy. W 2014 r. minimalne wynagrodzenie to 1680 zł.

W przypadku czynów mniejszej wagi przedsiębiorca jest karany tak, jak za wykroczenie, za które grożą niższe grzywny. Za wykroczenia można otrzymać grzywnę w wysokości od 1/10 do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia. Kary za wykroczenia są jednak często nakładane w formie doraźnej, czyli w postaci mandatu wręczanego po przyłapaniu „na gorącym uczynku”. Mandat może wynosić maksymalnie 2-krotność minimalnego wynagrodzenia.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor finansowy

Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy. 

Komentarze (0)