Spotkania z kontrahentami, dojazd do biura, odbiór towarów to tylko niektóre z celów codziennych podróży przedsiębiorcy. Trudno zatem wyobrazić sobie prowadzenie firmy bez samochodu. Możemy używać pojazdu prywatnego w działalności lub zainwestować w zakup samochodu firmowego.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z pexels.com

Omówię obie opcje, gdyż w zależności od indywidualnych potrzeb osoby prowadzącej firmę coś innego może okazać się korzystniejsze.

Kilometrówka nie implikuje zobowiązań podatkowych…

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykorzystywać prywatny pojazd w firmie, a dzięki temu płacić niższe podatki. Samochód używany w celach firmowych nieregularnie, najlepiej jest rozliczać kilometrówką.

Zachowujemy wówczas elastyczność, gdyż środek transportu rozliczany na podstawie kilometrówki pozostaje w majątku prywatnym osoby prowadzącej działalność. Wybierając takie rozwiązanie mamy pewność, że w razie sprzedaży nie powstanie obowiązek wykazania przychodu czy naliczenia podatku VAT z tytułu prowadzonej działalności. Rozliczenie kilometrówką opłacalne będzie wtedy, gdy planujemy w niedługim czasie sprzedaż pojazdu.

Kilometrówka dostępna jest również dla osób, którym członek rodziny lub znajomy użycza samochodu. Może być używana jako sposób rozliczenia różnych środków transportu.

… ale daje mniej możliwości zmniejszenia podatku dochodowego do zapłaty

Stosowanie kilometrówki oznacza ograniczone możliwości ujęcia wydatków związanych z samochodem jako koszty uzyskania przychodów. Dodatkowo przedsiębiorca zobowiązany jest wtedy do sporządzenia ewidencji przebiegu pojazdu, czyli szczegółowego spisu przebytych w związku z prowadzoną działalnością tras wraz z podaniem liczby kilometrów i celu podróży.

Następnie, aby ustalić limit kosztów możliwych do rozliczenia w danym miesiącu lub kwartale należy pomnożyć liczbę kilometrów i z góry ustaloną stawkę przyporządkowaną do rodzaju pojazdu i pojemności jego silnika. Dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm³ stosujemy stawkę 0,5214zł, a powyżej 900 cm³ - 0,8358zł.

W razie wystąpienia nadwyżki poniesionych wydatków albo przebytych w celach firmowych kilometrów zostaje ona przenoszona na kolejny okres rozliczeniowy, aż do końca roku kalendarzowego.

Użytkując środek transportu na podstawie kilometrówki nie ma natomiast możliwości ujęcia w kosztach podatkowych samej wartości samochodu. Taki przywilej dostępny jest tylko i wyłącznie w odniesieniu do majątku wprowadzonego do ewidencji środków trwałych.

Jak rozliczać pojazd w działalności? Na najczęstsze pytania przedsiębiorców odpowiada doradca podatkowy w Q&A:

Samochód firmowy oznacza większe oszczędności…

Wybór drugiej opcji, czyli ujęcie samochodu w ewidencji środków trwałych wiąże się z możliwością nieograniczonego rozliczenia wydatków związanych z jego używaniem i eksploatacją takich jak paliwo, części zamienne, serwis czy okresowy przegląd. Aby móc ująć dany wydatek w kosztach konieczne są oczywiście faktury potwierdzające jego poniesienie.

Dodatkowo koszty uzyskania przychodów zwiększają comiesięczne odpisy amortyzacyjne naliczane od wartości początkowej pojazdu. Roczna stawka amortyzacyjna w odniesieniu do samochodów osobowych wynosi 20% (okres amortyzacji 5 lat). W przypadku zakupu używanego pojazdu, o ile przedsiębiorca jest w stanie udowodnić w razie ewentualnej kontroli skarbowej, że był on używany przez poprzedniego właściciela przez przynajmniej 6 miesięcy jest możliwość podwyższenia stawki amortyzacyjnej do 40% (okres amortyzacji 2,5 roku).

Ujęcie samochodu w ewidencji środków trwałych jest możliwe tylko wtedy, gdy środek transportu jest już zdatny do użytku w firmie. Ustalając wartość początkową pojazdu należy zatem zsumować kwotę z dokumentu potwierdzającego zakup (faktury VAT, faktury VAT-marża, umowy kupna-sprzedaży) oraz wszelkie wydatki z nim związane, które zostały poniesione przed dniem przyjęcia pojazdu do użytkowania w działalności np. koszty transportu, ubezpieczenia w drodze czy rejestracji.

Trzeba również mieć na uwadze, że samochód osobowy amortyzujemy wyłącznie do kwoty 20 000 euro (zgodnie z średnim kursem euro ogłaszanym przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do użytkowania w działalności).

… ale przy sprzedaży trzeba liczyć się z powstaniem zobowiązania podatkowego

Samochód firmowy implikuje konieczność rozliczenia podatków w razie jego sprzedaży.

Podatek dochodowy często trzeba zapłacić nawet w przypadku wcześniejszego wycofania pojazdu z działalności na cele prywatne. Przedsiębiorca zostanie zwolniony z obowiązku wykazania przychodu w działalności z tytułu sprzedaży dopiero wtedy, gdy transakcja będzie miała miejsce po upływie 6 lat od momentu przeniesienia go do majątku prywatnego.

Pojazd w działalności a podatek VAT

Jeżeli przedsiębiorca kupuje środek transportu na podstawie faktury VAT to nabywa prawo do odliczenia tego podatku. Trzeba zwrócić jednak uwagę na rodzaj dysponowania pojazdu dla celów VAT, gdyż zazwyczaj jest możliwość odliczenia tylko 50% VAT - rodzaj dysponowania mieszany. W takim wypadku pozostałe 50% podatku zwiększa wartość początkową pojazdu, a tym samym ujmowane jest stopniowo w kosztach.

Deklarując rodzaj dysponowania firmowy, a co za tym idzie odliczenie 100% podatku VAT konieczne będzie dopełnienie dodatkowych formalności takich jak zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26, sporządzenie regulaminu jego użytkowania w firmie i najbardziej uciążliwy obowiązek - prowadzenie kilometrówki dla celów VAT. Decydując się na firmowy rodzaj dysponowania trzeba mieć na uwadze, że nie może zachodzić nawet możliwość prywatnego użytku.

Wybór rodzaju dysponowania wpływa nie tylko na stopień odliczenia podatku VAT od zakupu, ale również pozostałych kosztów z nim związanych.

Karolina Szopa

Absolwentka kierunku Matematyka w finansach i ekonomii na Politechnice Krakowskiej. W inFakcie od 2015 roku pełni funkcję doradcy ds. księgowości. Zajmuje się również pisaniem artykułów o tematyce księgowej, publikowanych na blogu dla przedsiębiorców inFakt. Czas wolny spędza głównie w gronie znajomych. Lubi podróżować, gotować, a także muzykę punk rockową i musicale.

Komentarze (0)