Podstawową różnicą między tradycyjnym biurem rachunkowym, a tym prowadzonym przez internet jest wygoda i szybkość działania. Przedsiębiorca może w dowolnej chwili uzupełnić brakujące dokumenty, nie tracąc czasu na dojazd do biura. Na co jeszcze zwrócić uwagę wybierając system rachunkowości online?

Co powinien zawierać dobry system księgowości online? Jak przygotować się na przejście z rachunkowości prowadzonej w biurze tradycyjnym na elektroniczną? Na te i inne pytania odpowiedzi znajdziecie w tym artykule.

Księgowość elektroniczna czy tradycyjna?

Różnic między księgowością elektroniczną a tradycyjną jest wiele. Pierwszą oczywistą jest łatwość wystawiania faktur. Dostępność systemów księgowości elektronicznej 24/7 z każdego miejsca na ziemi, gdzie mamy dostęp do Internetu, daje nam możliwość wystawienia faktury klientowi bez konieczności przeglądania i wysyłania papierowych dokumentów. – Digitalizacja całego procesu pozwala na zwiększenie efektywności i zakresu realizowanych zadań – mówi Anna Moskwiak-Karaszewska, Dyrektor IT w Tax Care.

Bieżący dostęp do wyników finansowych, możliwość pobrania deklaracji za poszczególne okresy czy też wydruków z ewidencji jest dla przedsiębiorcy dużą wartością dodaną. W dobie Internetu, kiedy wiele czynności odbywa się szybciej, decyzje podejmowane są często błyskawicznie. Dlatego przedsiębiorca powinien być wyposażony w narzędzia pozwalające na sprawne prowadzenie biznesu. Takim rozwiązaniem jest właśnie elektroniczna księgowość, która upraszcza procesy związane z ewidencją dokumentów i ich rozliczaniem.

– Korzystając z Internetu, oszczędzamy wiele czasu, a dodatkowo dzięki wprowadzanym systemom zabezpieczeń nasze dokumenty są chronione – dodaje Anna Moskwiak-Karaszewska. Wiemy już więc, dlaczego warto korzystać z księgowości online. Teraz czas na element, bez którego nasze księgi rachunkowe utoną w lawinie błędów i poprawek. Zdaniem ekspertów, dobry system księgowości online powinien powstawać i działać przy wsparciu księgowych. Dlatego warto znaleźć taki system, który nie tylko ułatwia rozliczanie, ale też daje możliwość rozmowy z dedykowaną księgową, która rozwiąże wszelkie problemy i rozwieje wątpliwości.

Dokumenty potrzebne do zmiany

Jeśli przedsiębiorca korzysta z usług tradycyjnego biura rachunkowego a chce przejść na system rachunkowości online ze wsparciem księgowej, powinien wypełnić upoważnienie do składania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1) oraz ZUS PEL. Dzięki tym upoważnieniom księgowa będzie mogła wysyłać potrzebne dokumenty do US i ZUS w jego imieniu. Dla przykładu w firmie Tax Care SA obowiązki przedsiębiorcy w tym momencie się kończą.

– Po otrzymaniu stosownych upoważnień, to nasze księgowe za pomocą systemów informatycznych dostarczają informacje o wysokości podatków klientowi oraz wysyłają odpowiednie dokumenty i pliki do Urzędów Skarbowych, co powoduje, że przedsiębiorca może zająć się rozwijaniem swojej działalności gospodarczej a sprawy podatkowe pozostawić w rękach księgowych – mówi Anna Moskwiak-Karaszewska, Dyrektor IT w Tax Care.

Kiedy zmienić księgową?

Czy zmiany mogę dokonać np. w połowie roku rozliczeniowego? Ma to jakieś znaczenie? Księgowość tradycyjną można zamienić na elektroniczną w dowolnym momencie. Musimy jednak pamiętać o zmianach wynikających bezpośrednio z przepisów podatkowych. Tutaj warto przypomnieć, że od 1 stycznia 2018 r. każdy przedsiębiorca będący podatnikiem podatku VAT zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji oraz dostarczania deklaracji i plików JPK do Urzędów Skarbowych tylko i wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

– Jak widać same przepisy skarbowe określają formę księgowości jaką powinniśmy wybrać. Przedsiębiorca musi zwrócić uwagę czy jego obecne biuro rachunkowe jest przygotowane na dostarczanie dokumentacji w wersji elektronicznej, dla przykładu plik JPK_VAT (jednolity plik kontrolny). Firma Tax Care jest gotowa na zmiany podatkowe i wysyłanie elektronicznie deklaracji i JPK_VAT nie stanowi dla nas problemu. Takie czynności wykonujemy już od pierwszego lipca 2016 roku, kiedy to powyższy obowiązek powstał dla dużych przedsiębiorców – mówi Anna Moskwiak-Karaszewska, Dyrektor IT w Tax Care.

Nowelizacja ustawy nie wprowadziła jednak zmian w sposobie dostarczania dokumentów do księgowej. Nadal możemy przekazywać brakujące dokumenty w wersji papierowej lub elektronicznej. Nie trzeba jednak nikogo przekonywać do tego, że ta druga opcja jest o wiele wygodniejsza dla przedsiębiorców. Tax Care daje klientom możliwość samodzielnego wystawienia FV online, które jednocześnie trafią do księgowej, co także pozwala zaoszczędzić czas.

Najlepszy system do księgowości online

Dbając o bezpieczeństwo dokumentów, za pomocą tego samego panelu, klienci Tax Care mogą także zamówić kuriera, który odbierze i dostarczy papierowe dokumenty do e-Archiwum, a następnie przetworzony dokument otrzyma księgowa. – Dla naszych klientów mamy ofertę wysyłania 10 paczek dokumentów w roku do dedykowanej księgowej bezpłatnie. Natomiast drugim sposobem jest wysyłanie dokumentów elektronicznie – mówi Anna Moskwiak-Karaszewska.

Jak widać, najlepszy system do prowadzenia księgowości online jest połączeniem tradycyjnego biura rachunkowego z jego nowoczesną odmianą. Przy wyborze nowego systemu warto więc zwrócić uwagę na to, czy jest dostosowany do naszych potrzeb i czy robi wszystko, by ułatwić przedsiębiorcy prowadzenie swojej firmy. Największym biurem rachunkowym w Polsce, które opiera swoją działalności na księgowości online jest Tax Care. Dowiedz się więcej.

Komentarze (0)