Prowadząc firmę przedsiębiorcy niejednokrotnie ponoszą wydatki związane z wyżywieniem. Wystarczy wymienić przygotowanie poczęstunku dla klientów, obiad biznesowy czy jedzenie dla pracowników. Przepisy wprost wykluczają możliwość rozliczenia w kosztach niektórych wydatków na wyżywienie.

Są jednak sytuacje, w których jest to jak najbardziej dopuszczalne.

Pełna treść artykułu dostępna dla naszych stałych czytelników

Dołącz do naszego newslettera lub podaj swój adres, jeśli już jesteś naszym subskrybentem

Partner technologiczny

Koszty reprezentacji niemożliwe do rozliczenia

Jeść trzeba – co do tego nikt nie ma chyba żadnych wątpliwości. Niestety ta konieczność nie zawsze przekłada się na prawo do ujęcia jedzenia w kosztach działalności gospodarczej. Rozliczenie żywności to często skomplikowana kwestia. Żeby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów, musi spełniać podstawowy warunek, czyli musi być „poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Idąc tym tropem rozliczenie żywności nie powinno stanowić żadnych problemów. W końcu bez jedzenia jakiekolwiek funkcjonowanie jest niemożliwe, a przedsiębiorca, który je, dba o swoją firmę i jej przychody. Tyle, że tak to nie działa.

Przepisy zaznaczają bowiem dodatkowo, że nie ma opcji rozliczenia „kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych”. Kluczowym jest więc aspekt reprezentacji. Najlepiej sięgnąć tutaj do definicji widniejącej w słowniku języka polskiego, określającą ją jako „okazałość” i „wystawność”. Głównym zadaniem reprezentacji jest odpowiednie kształtowanie wizerunku firmy w oczach potencjalnych klientów, ma więc ona na celu podniesienie prestiżu firmy. Dobra wiadomość jest taka, że pomimo tych obostrzeń istnieją sytuacje, w których rozliczenie w kosztach działalności wydatków na zakup żywności jest dostępne.

Homar dla pracownika? Zawsze można spróbować rozliczyć

Dla wielu pracodawców odpowiednia atmosfera w pracy to podstawa właściwie funkcjonującej firmy. Dbając o dobro zatrudnionych osób kupują więc kanapki, wodę mineralną, kawę, herbatę, czy napoje gazowane. I mają pełne prawo do ich rozliczenia w kosztach. Trzeba tylko pamiętać, by nie przesadzić z wystawnością takich wydatków, by nie zostały one zakwalifikowane jako wspomniana już reprezentacja. Jak w tym przypadku należy to rozumieć?

Przykładowo z zakupem krakersów czy paluszków, a następnie ich ujęciem w kosztach prowadzonej działalności, nie powinno być problemów. Jeśli jednak przedsiębiorca zdecyduje się na poczęstowanie pracowników homarem albo ośmiornicą, to z rozliczeniem tego wydatku może mieć problem. Oczywiście choć może przedstawić argumenty, które w pewnym stopniu uzasadnią taki koszt, to jednak organy podatkowe najpewniej będą miały zastrzeżenia, co do możliwości jego rozliczenia.

Obiad z klientem w kosztach – kiedyś nie, dziś…

Bardzo podobnie do rozliczenia zakupów na rzecz pracowników wygląda opcja ujęcia w kosztach poczęstunku dla klientów. Prawo do takiego zachowania mają przede wszystkim przedsiębiorcy, którzy przyjmują klientów we własnym biurze albo gabinecie, np. w agencji reklamowej, fryzjerzy czy lekarze. Przekąski lub napoje serwowane w poczekalni bądź podczas wizyty są więc jak najbardziej możliwe do rozliczenia. I znowu z jednym zastrzeżeniem - by nie były zbyt wyszukane.

Przedsiębiorca może sobie również pozwolić na ujęcie w kosztach obiadu z klientem w restauracji (zamówienie posiłku „na dowóz” do siedziby firmy też jest dopuszczalne). Dla celów dowodowych przyda się jakieś powiązanie poniesionego wydatku z działalnością, choćby zawarta umowa. Przez szereg lat organy podatkowe nie były tu jednak wcale przychylne właścicielom firm często kwalifikując taki wydatek jako reprezentację. Zmieniło się to w listopadzie 2013 roku. Właśnie wtedy Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną, która pozwoliła, żeby wydatek na obiad mógł stać się z kosztem. Musi jednak być związany z prowadzoną działalność, więc obiad w gronie rodziny w tym kontekście odpada.

A co z piwem lub szklaneczką whiskey w trakcie spotkania biznesowego? Tutaj nie ma niestety dobrych wieści.

Można spróbować rozliczyć alkohol w kosztach, ale szanse są raczej niewielkie

Rozliczenie w firmie zakupu alkoholu praktycznie nie wchodzi w grę. Taki wydatek kwalifikowany jest bowiem przez organy podatkowe jako reprezentacja, co uniemożliwia jego ujęcie w kosztach. Nie pomogła nawet wspomniana już interpretacja ogólna Ministerstwa Finansów, która złagodziła podejście do wydatków żywnościowych, ale nie w kontekście alkoholu.

Pewnym wyjściem z sytuacji jest złożenie wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Przedsiębiorca może w niej przedstawić argumenty, które jego zdaniem stwarzają furtkę do rozliczenia w firmie zakupu alkoholu. Wątpliwe jednak, że przekona do swojej opinii którąś z izb skarbowych. Tych bowiem nie przekonuje właściwie żadna argumentacja.

Poza alkoholem i obiadem z przyjaciółmi czy rodziną, istnieją jeszcze inne przypadki, w których o rozliczeniu żywności w kosztach należy raczej zapomnieć. Dotyczą one przede wszystkim przedsiębiorców, którzy nie mają pracowników, oraz tych, którzy nie spotykają się z klientami w swoim biurze. Wiadomo bowiem, że taki posiłek czy napój służyłby jedynie właścicielowi firmy.

Jedyną opcją pozwalającą przedsiębiorcy na ujęcie w kosztach wydatków na własną osobę jest delegacja (tak krajowa, jak i zagraniczna). Rozliczenia nie dokonuje się tu jednak na podstawie faktur. W kontekście delegacji przedsiębiorcę obowiązują identyczne zasady, jak te, które dotyczą pracowników. Przy wyjeździe w granicach Polski może więc ująć w kosztach dzienną dietę w wysokości 30 zł. Jeśli chodzi o podróże zagraniczne, wysokość diet zależy od kraju, do którego podróżuje przedsiębiorca.

-

Zapraszamy do obejrzenia odcinka inFakt TV, w którym poruszamy temat odliczania żywności od kosztów prowadzenia firmy. 

Sebastian Bobrowski

Dyrektor finansowy

Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.

Zdjęcie główne artykułu jeshoots.com

Komentarze (0)