Dobra organizacja czasu, skuteczne przechodzenie od zadania do zadania bez utraty energii i efektywne działanie na co dzień to zestaw umiejętności, który potrzebuje mieć każdy startupowiec. Zapytałem więc 8 założycieli startupów, co robią, żeby działać efektywnie. Oto, co mi odpowiedzieli.

fot. pl.depositphotos.com

Założyciele i dyrektorzy generalni polskich startupów wiedzą jak organizować czas pracy, zarządzać zadaniami i skutecznie przechodzi od jednego zadania do drugiego nie tracąc przy tym energii i świeżości umysłu. Są po prostu efektywni. Głównie dlatego, że dobrze znają swoje możliwości i wiedzą, o której porze dnia są bardziej wydajni. Poza tym wyznaczają sobie dzienne cel i odznaczają na liście postępy jakie poczynili w kierunku ich realizacji.

Korzystają też z kalendarzy (papierowych lub elektronicznych), rozmaitych aplikacji i ze zwykłych skrzynek mailowych, dzięki którym ich dzień pracy jest poukładany. Więcej o tym, jak polscy startupowcy dbają o własną produktywność dowiecie się z tego artykułu.

Wśród moich rozmówców znajdziecie interesujące postaci polskiej sceny startupowej:

1. Joanna Drabent, CEO i współzałożyciel Prowly

2. Wojciech Cebula, współtwórca InStream i Growthlab

3. Borys Musielak, twórca Filmastera i Reaktora

4. Jakub Łączkowski, założyciel Pozamiatane.pl

5. Piotr Orzechowski, CEO Infermedica

6. Szymon Dobosz, CEO Picodi

7. Patryk Pawlikowski, CEO Shoplo

8. Paweł Gniadkowski, dyrektor technologii w Obido

Joanna Drabent, CEO i współzałożyciel Prowly

Na zdjęciu: Joanna Drabent, CEO i współzałożyciel Prowly | fot. materiały prasowe

O której godzinie zaczynasz dzień pracy i dlaczego o tej porze?

W biurze lub na pierwszym spotkaniu jestem zwykle między 8.30 a 9.00. Każdy dzień zaczynam od kawy – sporządzam wtedy notatki z tematami do zamknięcia i porządkuję je sobie pod kątem ważności. Nie ma specjalnej filozofii stojącej za godziną, od której jestem w pracy. Robię to wtedy, kiedy mogę, czyli kiedy do domu przychodzi niania opiekująca się moim synkiem. 

Jakie jest pierwsze zadanie, którego się podejmujesz zaraz po przyjściu do biura? Dlaczego akurat to?

Jeśli przed przyjściem do biura uda mi się ogarnąć plan na nadchodzący dzień (a bez tego już nie wyobrażam sobie codziennego funkcjonowania), to zwykle jest to tzw. “small talk” z zespołem – jesteśmy tak od siebie różni pod kątem zainteresowań i pasji, że możemy od siebie czerpać mnóstwo inspiracji. A mnie bardzo inspiruje codzienne życie i ludzie, którymi się otaczam. 

Co sprawia, że w ciągu dnia pracy jesteś efektywna? 

Odwrócę pytanie i opowiem co sprawia, że nie jestem. To brak planu lub nieoczekiwane wrzutki, czyli tematy, które “nie mogą czekać”. Tych nie da się w 100% uniknąć, kiedy Twoja praca to głównie budowa i pielęgnowanie relacji z ludźmi, których łączy wspólny cel zawodowy, jakim jest budowa najlepszego na świecie narzędzia dla branży PR.

Z jakich narzędzi korzystasz, aby osiągnąć optymalny poziom efektywności?

Pierwsze i najważniejsze to notatnik w telefonie. Brzmi banalnie, ale zupełnie wystarcza mi do sporządzania wszelkiego rodzaju ogólnych list z zadaniami. Drugie to Trello, gdzie w zależności od obszaru przechowujemy bardziej szczegółowe taski oraz dane z nimi powiązane. Schodząc niżej, każdy dział ma swoje narzędzia, które staram się śledzić na bieżąco. Główne to HubSpot, Intercom i Jira.

Co robisz, gdy Twoja wydajność spada?

Planuję długi weekend lub wakacje. Jeśli nie mogę, to staram się po prostu zmienić na moment otoczenie.

Wojciech Cebula, współtwórca InStream i Growthlab

Na zdjęciu: Wojciech Cebula, współzałożyciel InStream i Growthlab | fot. materiały prasowe

O której godzinie zaczynasz dzień pracy i dlaczego o tej porze?

Dzień pracy zaczynam pomiędzy 8:30 a 9:00. Pora ta nie jest przypadkowa, ale powód za nią jest dość prozaiczny. Pomiędzy tymi godzinami udaje mi się najszybciej zaparkować pod biurem na poznańskiej wildzie :)

Jakie jest pierwsze zadanie, którego się podejmujesz zaraz po przyjściu do biura? Dlaczego akurat to?

Zawsze w pierwszym kroku odpalam Asane, Gmail oraz Google Calendar. Przeglądam zaplanowane zadania i zastanawiam się nad priorytetami. Zwracam szczególną uwagę na zadania, których niewykonanie przeze mnie powoduje blokadę procesów i działań innych osób w firmie.

Co sprawia, że w ciągu dnia pracy jesteś efektywny?

Wydaję mi się, że najważniejsze, aby w wirze codziennie wykonywanych zadań nie stracić ogółu obrazu. Brzmi to jak banał, ale czasami presja i chęć by zrobić coś najlepiej jak to możliwe powoduje, że pomimo szczerych i dobrych chęci podejmujemy nieefektywne działania. Warto okresowo zatrzymać się i zastanowić czy nie brniemy w ślepy zaułek.

Z jakich narzędzi korzystasz, aby osiągnąć optymalny poziom efektywności?

Każde narzędzie, które mierzy efektywność naszej pracy jest przydatne. Mam tutaj namyśli zarówno pomoce typu Toggl, Asana czy Trello, dzięki którym dowiemy się jak zaplanować i rozliczyć swoją pracę, ale również dobrze przygotowany Excel. Nasza efektywność powinna ciąglę rosnąć, a bez dobrej analizy tego co zrobiliśmy ilość pracy nie będzie nam malec.

Co robisz, gdy Twoja wydajność spada? 

Jeśli w trakcie dnia moja wydajność spada, to zazwyczaj wynika to ze zmęczenia. Bez sensu jest wtedy przed sobą udawać, że wszystko jest OK. Szukam zajęcia, które i tak musiałem zrobić, a nie będzie dla mnie zbyt wymagające. Żeby rzadziej czuć się zmęczonym, świetnie sprawdza się u mnie wszelkiego rodzaju sport. To jest swojego rodzaju deal, gdzie zmęczenie psychiczne zamieniam na zakwasy. Zawsze jestem chętny na partyjkę squosha :)

Zanim wyjdziesz z biura zawsze robisz… Jest coś takiego?

Lubię zakończyć dzień pracy czymś miłym. Czymś co sprawi, że jutro będę miał ochotę wrócić w to samo miejsce w dobrym nastroju. Jeśli to był udany dzień, to zazwyczaj wystarczy spojrzeć w ilość zrealizowanych zadań.

Myślenie o największych problemach i wyzwaniach, gdy już nie mamy czasu by je podjąć nie sprawi, że reszta dnia będzie lepsza, więc staram się tego unikać.

Borys Musielak, twórca Filmastera i Reaktora  

Na zdjęciu: Borys Musielak, twórca Filmastera i współzałożyciel Reaktora | fot. materiały prasowe

O której godzinie zaczynasz dzień pracy i dlaczego o tej porze?

Zwykle około dziesiątej rano. Lubię się wyspać.

Jakie jest pierwsze zadanie, którego się podejmujesz zaraz po przyjściu do biura? Dlaczego akurat to?

Moja praca polega w dużej mierze na tym, żeby brakiem decyzji nie blokować pracy innym. Dlatego najważniejsze jest dla mnie sprawdzenie czy nie jestem gdzieś wąskim gardłem. Przeglądam więc maile z nocy (kiedy pracowało San Francisco), Asanę, Slacka i odpowiadam, podejmuję decyzję. Tymi sprawami zajmuję się w pierwszej kolejności, nawet jeśli ich priorytet jest nieco niższy niż moje zadania nie będące blokerami.

Co sprawia, że w ciągu dnia pracy jesteś efektywny?

Muszę być wyspany, nie mieć zbyt wielu spotkań i rozmów telefonicznych. Poza tym muszę mieć od rana ustalone cele na dany dzień – te zwykłe ustalam sobie dzień wcześniej.

Z jakich narzędzi korzystasz, aby osiągnąć optymalny poziom efektywności?

Asana do zarządzania zadaniami w projektach dłuższych niż tydzień. A dodatkowo plik TODO.txt znajdujący się w głównym katalogu mojego dropboxa, w którym ustalam cele na dany dzień i odznaczam skrupulatnie te, które udało mi się wykonać.

Zauważyłem, że realistyczna lista celów i zaznaczanie ich wykonania pozytywnie wpływa na poczucie, że danego dnia “dobrze pracowałem”. Dodatkowy efekt uboczny takiego trybu pracy to plik DONE.txt, w którym znajdują się wszystkie wykonane przeze mnie zadania od 2010 roku, kiedy wprowadziłem ten system.

Co robisz, gdy Twoja wydajność spada?

Kawa lub aktywność fizyczna. Ping-pong lub basen w środku dnia pracy skutecznie przestawia mózg z powrotem na właściwe tory.

Zanim wyjdziesz z biura zawsze robisz… Jest coś takiego?

Nie ma; głównie dlatego że moja praca nigdy nie kończy się w momencie wyjścia z biura. Trwa z przerwami przez cały dzień. Ostatnią rzeczą jaką robię wieczorem jest spisanie celów na kolejny dzień oraz sprawdzenie kalendarza.

Jakub Łączkowski, założyciel Pozamiatane.pl

Na zdjęciu: Jakub Łączkowski, założyciel Pozamiatane | fot. materiały prasowe

O której godzinie zaczynasz dzień pracy i dlaczego o tej porze?

Zaczynam ok. 10. Jestem tzw. “sową”, czyli lepiej pracuję w godzinach popołudniowych i nocnych. Mogę bez problemu pracować do późna, ale za to trudno wstaje mi się rano.

Jakie jest pierwsze zadanie, którego się podejmujesz zaraz po przyjściu do biura? Dlaczego akurat to?

Rano dość wolno się rozkręcam i staram się w miarę możliwości wybierać prace, które nie wymagają ode mnie wielkiego wysiłku intelektualnego (np. przegląd poczty, planowanie dnia itd.). Dzień w biurze zaczynam zawsze od kawy + rozmowy z zespołem na temat bieżącej sytuacji.

Co sprawia, że w ciągu dnia pracy jesteś efektywny? 

Przede wszystkim odpowiednie zaplanowanie dnia, przypisania odpowiednich priorytetów do zadań. Bardzo nie lubię robić kilka rzeczy na raz, bo wtedy jakość pracy spada. Dlatego zawsze zaczynam od zadań o najwyższym priorytecie, zamykam je i przechodzę do kolejnych.

Z jakich narzędzi korzystasz, aby osiągnąć optymalny poziom efektywności?

Wszelkiego rodzaju to-do listy (korzystamy z komunikatora GLIP) i tam można tworzyć dla siebie “taski”. Druga rzecz to przypomnienia i kalendarze (telefon/laptop). Zawsze dla zadań o wysokim priorytecie tworzę przypomnienia, żeby czasem nie uciekły w natłoku bieżących spraw, a wszystkie spotkania wpisuję do kalendarza z odpowiednimi alertami.

Co robisz, gdy Twoja wydajność spada?

Piję kawę, w miarę możliwości łapię trochę świeżego powietrza.

Zanim wyjdziesz z biura zawsze robisz… Jest coś takiego?

Sprawdzam jeszcze raz to-do listę i upewniam się, że nie uciekło mi zadanie, które koniecznie musi być skończone w danym dniu. Sprawdzam też czy współpracownicy zamknęli wszystkie okna :)  (kiedyś mieliśmy sytuację, że podczas ulewy zalało nam sprzęt).

Piotr Orzechowski, CEO Infermedica

Na zdjęciu: Piotr Orzechowski, CEO Infermedica | fot. materiały prasowe

O której godzinie zaczynasz dzień pracy i dlaczego o tej porze?

Sen to podstawa wydajnej pracy, więc zaczynam, kiedy wystarczająco się wyśpię :-) W biurze jestem zwykle między 9 a 10.

Jakie jest pierwsze zadanie, którego się podejmujesz zaraz po przyjściu do biura? Dlaczego akurat to?

Przywitanie się z zespołem, sprawdzenie, czy ktoś mnie potrzebuje do czegoś pilnego. Rano mam najwięcej energii, więc staram się rozpocząć od najważniejszych zadań, które wymagają dużego skupienia np. oferty, umowy, maile od kluczowych klientów.

Co sprawia, że w ciągu dnia pracy jesteś efektywny?

Najlepiej działa na mnie dobrze zaplanowana lista zadań spisana na kartce, która leży cały dzień na biurku. Lubię skreślać wykonane zadania z listy. Kocham też pracę w pełnej ciszy, ale niestety rzadko jest mi to dane. Znakomicie działa też na mnie presja ze strony klientów.

Z jakich narzędzi korzystasz, aby osiągnąć optymalny poziom efektywności?

Fundamentem wszystkiego jest dla mnie Gmail oraz kalendarz. Korzystam też z CRM’a o nazwie Streak, który działa jako spójna nakładka na Gmaila. W Streak’u mam lejki na kluczowe procesy takie jak komunikacja z klientami, inwestorami, obieg umów i dokumentów. Komunikację z zespołem bardzo ułatwia Slack.

Co robisz, gdy Twoja wydajność spada?

Przełączam się chwilowo na mniej kluczowe, ale przyjemniejsze zadania, np. przetestowanie nowej części systemu, sprawdzenie czegoś w kodzie, spontaniczna rozmowa przez telefon.

Zanim wyjdziesz z biura zawsze robisz… Jest coś takiego?

Zasuwam rolety w oknach. Czasem umyję kubki.

Szymon Dobosz, CEO Picodi

Na zdjęciu: Szymon Dobosz, CEO Picodi | fot. materiały prasowe

O której godzinie zaczynasz dzień pracy i dlaczego o tej porze?

Przeważnie o 9 rano. Jestem osobą, która lubi posiedzieć w nocy, więc ciężko mi się zmobilizować, by być w biurze na 7 czy 8.

Jakie jest pierwsze zadanie, którego się podejmujesz zaraz po przyjściu do biura? Dlaczego akurat to?

Maila sprawdzam zaraz po obudzeniu się, aby dowiedzieć się czy przez noc nie pojawiły się palące tematy. W biurze nie ma reguły, często jest to przegadanie z kimś jakiegoś istotnego tematu, żeby go ruszyć. Albo zajęcie się ”grubszym tematem”, gdy mam najwięcej energii.

Co sprawia, że w ciągu dnia pracy jesteś efektywny? 

Pomaga urozmaicony tryb pracy, tzn. nie mieć spotkań jedno za drugim, tylko przeplatać je krótkimi okienkami na załatwianie innych tematów lub odpisywanie na maile.

Z jakich narzędzi korzystasz, aby osiągnąć optymalny poziom efektywności?

Traktuję swoją skrzynkę jako listę “to do”, gdzie mam oflagowane tematy którymi mam się zająć plus notatnik. Najistotniejsze rzeczy są oznaczone gwiazdką, jako nieprzeczytane oznaczone te, gdzie muszę wykonać jakąś akcję. Nie korzystam z żadnych specjalistycznych apek. 

Co robisz, gdy Twoja wydajność spada? 

Kawa albo oderwanie się na 5 min. Po obiedzie, gdy większość ludzi ma obniżoną efektywność zajmuję się przeważnie mniej wymagającymi zadaniami.

Zanim wyjdziesz z biura zawsze robisz… Jest coś takiego?

Nie.

Patryk Pawlikowski, CEO Shoplo

Na zdjęciu: Patryk Pawlikowski, CEO Shoplo | fot. Tomasz Szczeciński

O której godzinie zaczynasz dzień pracy i dlaczego o tej porze?

Zaczynam od godziny 8 przez 7 dni w tygodniu tylko dlatego, że kładę się spać około północy tak, by regenerować się pełne 8 godzin podczas snu.

Jakie jest pierwsze zadanie, którego się podejmujesz zaraz po przyjściu do biura? Dlaczego akurat to?

Pierwsza jest zawsze kawa :) Głównie dlatego, że ją lubię, a w kuchni także można być na świeżo z tym co jest do zrobienia. Kolejny jest kalendarz, a potem inbox.

Co sprawia, że w ciągu dnia pracy jesteś efektywny? 

Odpowiednia ilość snu, kondycja fizyczna, zdrowa dieta i świetni, inspirujący ludzie obok.

Z jakich narzędzi korzystasz, aby osiągnąć optymalny poziom efektywności?

Lista TODO z odpowiednimi “labelami” oraz kalendarz. Dodatkowo z wieloma zespołami wykorzystujemy różne narzędzia typu Asana.

Co robisz, gdy Twoja wydajność spada? 

Odrywam się od tego co robię. Chętnie wtedy pomogę rozwiązać jakieś inne problemy w biurze lub np. wyjść na spacer.

Zanim wyjdziesz z biura zawsze robisz… Jest coś takiego?

Gaszę światła, ekrany TV i chowam mleko do lodówki.

Paweł Gniadkowski, Dyrektor Technologii w Obido

Na zdjęciu: Paweł Gniadkowski, Dyrektor Technologii w Obido | fot. materiały prasowe

O której godzinie zaczynasz dzień pracy i dlaczego o tej porze?

Od kilku tygodni rozpoczynam pracę o 6:00. Dzięki temu mam przynajmniej 3 godziny bez telefonów, maili i innych “przeszkadzaczy”.

Jakie jest pierwsze zadanie, którego się podejmujesz zaraz po przyjściu do biura? Dlaczego akurat to?

Przeglądam listę w aplikacji Things i analizuję priorytety. Na każdy dzień mam 1-2 duże i ważne zadania krytyczne, ale i kilkanaście/kilkadziesiąt mniejszych. Część z nich od czasu stworzenia straciła swój sens, część można zdelegować, jeszcze inne przestały być pilne. Przed rozpoczęciem ich realizacji mam jeszcze rytuał analizy wszystkich wskaźników obido, który zajmuje około 40 minut.

Co sprawia, że w ciągu dnia pracy jesteś efektywny?

Poczucie, że panuję nad tematami, za które jestem odpowiedzialny. Zawsze będzie więcej zadań, niż czasu. Nie mam też wpływu na “pożary”, które się pojawiają w ciągu dnia. Muszę jednak mieć pewność, że nie istnieją problemy czy zadania, które “pływają” bez kontroli.

Z jakich narzędzi korzystasz, aby osiągnąć optymalny poziom efektywności?

Things, delegowanie, tryb “nie przeszkadzać” w telefonie i komputerze.

Co robisz, gdy Twoja wydajność spada?

Idę pobiegać :)

Zanim wyjdziesz z biura zawsze robisz… Jest coś takiego?

Robię szybki przegląd zadań na kolejny dzień i analizuję panel z aktualnymi wskaźnikami obido.

Jeśli zainteresował Was ten artykuł, zachęcam do przeczytania "7 zasad, dzięki którym Elon Musk jest tak efektywny".

Komentarze (0)