Prowadzisz firmę, więc w jakiś sposób musisz zarządzać obsługą faktur i księgowością. Opcji masz kilka: robisz to samodzielnie, zlecasz profesjonalistom lub korzystasz z systemu. Przyjrzyjmy się tej ostatniej możliwości na przykładzie platformy Comarch ERP XT.

fot. unsplash.com

Pełna treść artykułu dostępna dla naszych stałych czytelników

Dołącz do naszego newslettera lub podaj swój adres, jeśli już jesteś naszym subskrybentem

Partner technologiczny

Przed zakupem któregoś z modułów Comarch ERP XT, możemy przetestować platformę, co z pewnością spodoba się przedsiębiorcom, którzy wciąż zastanawiają się nad wyborem odpowiedniego narzędzia do fakturowania i prowadzenia księgowości. Program nie służy jednak wyłącznie tym dwóm celom, bo skorzystamy z systemu również do kontroli magazynu, obsługi sklepu internetowego i generowania biznesowych raportów.

Każda z wymienionych funkcji Comarch ERP XT jest kluczowa, by zarządzać biznesem i optymalizować finansowe aspekty firmy. Zanim jednak szerzej opiszemy możliwości, jakie daje nam wspomniane narzędzie, wróćmy do testu. Byś mógł zajrzeć do środka platformy, musisz się zarejestrować, co sprowadza się do podania adresu mailowego, wprowadzenia hasła i wyrażenia zgód na gromadzenie i przetwarzanie danych zgodnych z RODO.

Chociaż nie jestem fanem rejestrowania się przed zakupem jakiegokolwiek programu, bo zwyczajnie wolę testować rozwiązanie w wersji demo w przeglądarce, to muszę przyznać, że w przypadku narzędzia do fakturowania i prowadzenia księgowości ma to głęboki sens. Głównie z trzech powodów.

Po pierwsze, rejestracja przebiega sprawnie. Po drugie, podczas testu mogę wystawić aż do 10 dokumentów księgowych lub handlowych, czego w „trybie demo” prawdopodobnie nie mógłbym zrobić i w efekcie, nie poznałbym tak dobrze Comarch ERP XT. Po trzecie, wszystkie dokumenty wystawione w wersji demo zostają w systemie, dzięki czemu po wykupieniu usługi, mogę kontynuować pracę.

Pamiętajmy, że wiedza o produkcie przed jego zakupem, to klucz do satysfakcjonujących zakupów, więc do dzieła! Sprawdźmy, co system kryje w środku.

Jeśli zarejestrowałeś się za pośrednictwem tej strony, to wylądowałeś tutaj:

Zgadza się? Dokładnie tak wygląda panel startowy Comarch ERP XT. Jest przejrzysty, prosty i uporządkowany. Pełni rolę centrum dowodzenia, które daje wgląd do wszystkich narzędzi oferowanych przez system. Po lewej stronie znajdują się zakładki z funkcjami, umożliwiającymi między innymi wystawianie faktur, księgowanie i raportowanie.

Centralna część panelu poświęcona jest krótkiemu podsumowaniu kondycji finansowej firmy. Zawiera informacje dotyczące zysku, przychodów i kosztów za dany miesiąc oraz wykres ze sześć ostatnich miesięcy. Z kolei po prawej stronie znajdziemy linki do sklepu Google Play i App Store’a, skąd możemy pobrać mobilną wersję Comarch ERP XT i korzystać z systemu nawet, gdy nie ma nas przy komputerze, bo na przykład pracujemy w terenie.

Dodatkowo program ma także aplikację dedykowaną na urządzenia z serii Apple Watch.

Samouczek i pomoc

Jeśli korzystałeś już z jakiegokolwiek innego narzędzia do fakturowania i prowadzenia księgowości, to z łatwością zaczniesz używać opisywanego w tym artykule. Podobnie będzie w przypadku mniej wprawionych użytkowników, którzy takiego doświadczenia nie mają. Dlaczego? Stawiając pierwsze kroki w systemie Comarch ERP XT, do dyspozycji mamy samouczka, który wskaże, jak sprawnie i bez straty czasu poruszać się po panelu.

Ale to nie wszystko, bo producent oprogramowania przygotował także obszerną bazę wiedzy, gdzie znajdziesz masę przydatnych informacji na temat działania narzędzia oraz wyjaśnienie poszczególnych funkcji systemu. Być może jednak wolisz obejrzeć materiał wideo, by w pełni zrozumieć możliwości, jakie gwarantuje platforma. Świetnie! Także wolę właśnie taką formę nauki, a Comarch ją umożliwia, bo prowadzi kanał na YouTube.

Poniżej przykładowy film:

Wspomniany samouczek, obszerna baza wiedzy i przystępne materiały wideo na YouTube sprawiają, że Comarch ERP XT jest nie tylko przejrzysty, prosty i uporządkowany, ale też przyjazny dla użytkownika, co według mnie, jest największym plusem tego rozwiązania do fakturowania i prowadzenia księgowości online. Ale to nie jedyna jego zaleta, o czym niżej.

Podstawowe funkcje

Potrzeby przedsiębiorców odnośnie platformy do zarządzania finansami i prowadzenia ksiąg mogą być skrajnie różne, więc nie opiszę zaawansowanych, szczegółowych funkcji Comarch ERP XT. Skupię się za to na tych najbardziej podstawowych, z których, jako właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, będziesz korzystać na co dzień. Resztę poznasz podczas bezpłatnego testu usługi, do którego Cię zachęcam.

Fakturowanie

Wystawianie faktur powinno być proste i dziać się błyskawicznie, prawda? Jeśli jednak musisz ręcznie wprowadzać dane do systemu jest zupełnie odwrotnie – nie do zniesienia. W przypadku Comarch ERP XT dzieje się to automatycznie. Po wprowadzeniu numeru NIP kontrahenta, reszta danych (nazwa firmy, adres, itp.) zaciągną się samodzielnie z GUSu. Potem wystarczy tylko zdecydować jaką fakturę chcemy wystawić, a mamy dwie możliwości: fakturę zaliczkową lub fakturę sprzedażową – w obu przypadkach, nic trudnego.

Utworzenie faktury zaliczkowej od istniejącej faktury proforma:

Krok 1. Zaznacz wybraną fakturę proforma i w menu kontekstowym wybierz opcję „Przekształć do faktury zaliczkowej”.

Krok 2. Wpisz kwoty zaliczek otrzymanych na każdy z produktów.

Wystawienie faktury sprzedażowej:

Krok 1. Zaznacz fakturę zaliczkową i w menu kontekstowym wybierz opcję: „Wystaw finalną”.

Krok 2. Jeśli dane są poprawne, zapisz lub zatwierdź dokument.

Księgowanie

Korzystając z tego modułu możesz dodawać dokumenty i przede wszystkim upoważnić system, by za Ciebie prowadził uproszczoną księgowość. Wówczas Comarch ERP XT poprowadzi: księgę przychodów i rozchodów, rejestry zakupów i sprzedaży, ewidencję pracowników, wynagrodzeń i środków trwałych oraz przypomni o wysłaniu deklaracji VAT-7 do Urzędu Skarbowego, tym samym zwolni Cię z konieczności pamiętania o wypełnieniu tych obowiązków.

Do tego możesz skorzystać z funkcji “internetowej wymiany dokumentów” i przesłać  do swojego biura rachunkowego dokumenty księgowe, wygenerowane przez system.

Warto również wspomnieć, że Comarch ERP XT generuje jednolity plik kontrolny JPK, bo system został dostosowany do zmian, które obowiązują od 1 lipca 2018 roku odnośnie dostarczania na żądanie Urzędu Skarbowego dokumentu JPK_FA, JPK_KPIR i JPK_MAG.

Raportowanie

Kolejną funkcją Comarch ERP XT, która przypadła mi do gustu jest funkcja Comarch BI Point od analizowania i raportowania kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Docenią ją szczególnie ci właściciele biznesów, którzy wychodzą z założenia, że jeśli nie można czegoś zmierzyć, to nie można tego usprawnić i zoptymalizować. Pokrótce właśnie temu służy narzędzie analityczne Comarch BI Point, przeznaczone dla małych i średnich firm.

Korzystając z niego zweryfikujemy między innymi, jak idzie nam sprzedaży, poznamy trendy i przeanalizujemy kontrahentów (dzięki czemu zprofilujemy tych, którzy generują największe zyski i tych, którzy tylko zabierają nam czas) oraz dowiemy się, które produkty cieszą się największym powodzeniem wśród klientów. Wiedząc to wszystko, będziemy mieć realny wpływ na kształt i rozwój biznesu, na którym tak nam zależy.

Pozostałe funkcje systemu

Opisane wyżej funkcje Comarch ERP XT to tylko wybrane, moim zdaniem, najbardziej przydatne funkcje platformy. Wśród pozostałych są:

  • Kontrola magazynu – dzięki której automatycznie przeprowadzisz inwentaryzację w firmie. Gdy jakiegoś produktu nie będzie na stanie, program sam zablokuje jego sprzedaż. Minusem tego modułu jest brak możliwości generowania dokumentów przyjęć i wydań magazynowych.
  • Obsługa e-sklepu – to narzędzie pozwala na stworzenie sklepu internetowego metodą "przeciągnij i upuść" oraz umożliwia dotarcie do nowych klientów, wykorzystując platformę Allegro, wszystko.pl i najpopularniejsze porównywarki cenowe.
  • Split payment – dzięki tej opcji kupujący ma możliwość zapłacenia za dostawę za pomocą komunikatu do banku, w którym część netto faktury zostanie zapłacona z rachunku bieżącego, a VAT ze specjalnego Rachunku VAT.  
  • RODO – zyskujesz dostęp do 7 darmowych funkcji, które wspierają obsługę danych osobowych według wymagań rozporządzenia RODO.

Pytanie więc, ile Comarch ERP XT kosztuje? To zależy.

Pakiety

Do dyspozycji mamy kilka modułów, z których możemy skompletować własny pakiet. Oto one:

  • Faktury – służy do wystawiania dokumentów sprzedażowych, dodawania dokumentów kosztowych, kontroli zaległych płatności i rozliczeń kontrahentów.
  • Magazyn – służy do inwentaryzacji i spisu z natury. Moduł samodzielnie zablokuje sprzedaż towarów, których nie masz w magazynie.
  • Księgowość – służy do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, rejestru zakupów i sprzedaży, ewidencji pracowników i wynagrodzeń oraz środków trwałych.
  • BI Point – służy do analizy trendów w sprzedaży, zarządzania należnościami i kontroli rentowność w przystępnych raportach.
  • e-sklep – służy do tworzenia sklepu internetowego i prowadzenia sprzedaży towary w wielu miejscach jednocześnie.

Aktualny cennik każdego modułu znajdziesz tutaj.

Podsumowanie

Comarch ERP XT to wygodny system, który posiada wszystkie niezbędne narzędzia potrzebne małym i średnim firmom. Moją uwagę zwrócił przede wszystkim przyjazny proces obsługi platformy i dostęp do materiałów pomocniczych, czyli samouczek, baza wiedzy i kanał na YouTube. Jeśli jesteś zainteresowany przetestowaniem Comarch ERP XT, zajrzyj tutaj i zarejestruj się. Warto.

Komentarze (0)