autor: Emila M. Ostapowicz
Wielu z Was pewnie myśli, że zbudowanie prognozy kosztów jest żmudne i zajmuje dużo czasu – czasu, który mógłby być lepiej spożytkowany np. na programowanie lub wymyślanie layoutu serwisu. Jednak znajdzie się niewielu takich inwestorów, którzy będą chcieli sfinansować Wasz startup, jeśli nie jesteście w stanie dostarczyć im zestawu prognoz finansowych.
Projekcja kosztów jest więc niezbędnikiem przy rozmowach z potencjalnym inwestorem. Jednak jest to również cenna informacja dla Was. Prognoza kosztów pomoże Wam zobaczyć, jaką skalę projektu chcecie zrobić, czy jesteście w stanie tym wszystkim zarządzać, a także czy założone przez Was przychody pokryją zaplanowane wydatki.
O ile w prognozie przychodów można zastosować różne metody oszacowań: rynku, konkurencji czy dokładnej sprzedaży, to w przypadku kosztów, moim zdaniem jedynym, słusznym sposobem jest wyliczenie każdego wydatku według realnych cen, które są na Twoim rynku, w Twojej branży i w Twoim mieście. Dlaczego? Inwestor chce wiedzieć konkretnie na co wydasz jego pieniądze. Ogólne założenia kosztów, rodzą tylko pytania, czy oby na pewno przemyślałeś swój biznes. Im bardziej będziesz świadomy tego, co ile kosztuje, nie będziesz miał problemów z odpowiedziami na pytania potencjalnych inwestorów typu „skąd taka kwota i dlaczego tak dużo”.
Jak się za to zabrać…
Łatwo się zgubić w gąszczu wydatków, a przede wszystkim łatwo o czymś zapomnieć. Dlatego podejdźcie do tego metodycznie i podzielcie koszty według etapów Waszego projektu.
Ze względu na to, że prognozy startupów są dość krótkie, to uważam, że nie ma sensu przyporządkowywania kosztów do dużej ilości faz projektu. Ja w swoich modelach finansowych dzielę koszty, przypisując je odpowiednio do dwóch faz: Faza projektowa i Faza marketingowo-sprzedażowa.
To pozwala mi się skupić na określonym etapie i konkretnych wydatkach z nim związanych. W przypadku I fazy wyliczacie wszystkie koszty niezbędne do uruchomienia projektu. W przypadku II fazy ujmujecie wszystkie wydatki, które służą do powstania serwisu w świadomości użytkowników i klientów, a także koszty, które mają na celu dalszy rozwój projektu.
Następnie określcie ramy czasowe dla każdej z faz projektu i wybierzcie z poniższej listy koszty, które dotyczą określonego etapu:
I Grupa: Aktywa trwałe:
- Serwery,
- Komputer Hardware, Software,
- Sprzęt biurowy,
- Pozostałe wyposażenie biura,
- Samochód,
- Serwis/aplikacja (outsourcing),
- Opłaty leasingowe (w przypadku leasingu sprzętu komputerowego).
II Grupa: Wynagrodzenia:
- Programista,
- Analityk,
- Administrator,
- Manager projektu,
- SEO,
- Grafik.
III Grupa: Koszty operacyjne:
- Wynajem biura,
- Media (prąd, ogrzewanie, woda, ścieki),
- Materiały biurowe,
- Środki czystości,
- Opieka księgowa,
- Opieka prawna,
- Usługi bankowe,
- Usługi telefoniczne,
- Usługi internetowe,
- Hosting witryn internetowych i konserwacji,
- Usługi pocztowe,
- Ubezpieczenia (lokalu, OC),
- Delegacje.
Oczywiście lista wydatków w projekcie może być dużo dłuższa, powyżej przedstawiłam najważniejsze i najczęściej pojawiające się pozycje kosztowe. Zostały jeszcze koszty marketingu, jednak ze względu na złożoność tematu, opiszę to zagadnienie w kolejnym artykule.
Jak oszacować?
Jeśli przypisaliście już koszty do poszczególnych etapów, nadszedł czas na ich oszacowanie.
Koszty z grupy I dość łatwo określić, ponieważ w większości przypadków wystarczy, że przejrzycie cenniki zamieszczone w sklepach internetowych czy portalach zakupowych. W przypadku urządzeń, których cena jest w PLN, ale zależy w dużej mierze od zagranicznego producenta, który dyktuje ceny dystrybutorom, załóżcie na wszelki wypadek koszt na poziomie 110%.
Oszacowanie wydatku na serwis lub aplikację, w przypadku gdy nie realizujecie tego z własnych zasobów, tylko jest on outsource’owany poprzez korzystanie z usług firmy projektowo-programistycznej, jest już bardziej skomplikowane, ale nie niemożliwe do określenia.
Wybieramy wtedy minimum trzy firmy programistyczne i wysyłamy do nich zapytania ofertowe. Abyście uzyskali dokładną informację, najlepiej do takiego zapytania załączyć krótki dokument z koncepcją serwisu lub aplikacji. Zawarty tam opis funkcjonalności i modułów posłuży takiej firmie do określenia czasu, jaki potrzebuje na zrealizowanie zlecenia oraz kosztu. Niektóre przedsiębiorstwa odpowiadając na tego typu zapytania ofertowe, wysyłają bardzo szczegółowe wyliczenia, z których można się dowiedzieć nawet tego, kiedy będą wystawiane faktury i jaki będzie ich termin płatności. Co oczywiście również możecie uwzględnić w prognozie kosztów na dany miesiąc.
Dlaczego wysyłamy do minimum trzech firm, a nie do jednej? Z prostej przyczyny, chcemy posiadać ceny rynkowe, a sprawdzając koszty usług pozostałych firm, jesteśmy w stanie ocenić czy któreś z przedsiębiorstw nie zawyżyło kosztów. Jaką kwotę założyć w budżecie? Jeśli przesyłacie do wyceny luźną koncepcję, co do której już wiecie, że ulegnie zmianie, to do budżetu założyłabym koszt uśredniony z dwóch lub trzech ofert, w zależności od realności wycen. Jeśli natomiast przesłaliście firmie dokładnie przemyślany projekt serwisu lub aplikacji, do kosztów zaliczyłabym wycenę tej firmy, z którą chcielibyście już dziś rozpocząć współpracę, np. o najniższej wycenie, albo o najwyższej wycenie i dużej liczbie referencji.
Grupa II to wynagrodzenia wraz z kosztami pozapłacowymi. Te koszty są także dość łatwe do określenia. Na rynku istnieje bowiem kilkanaście instytucji badawczych specjalizujących się w badaniu problematyki wynagrodzeń w Polsce. Odszukajcie ich raporty płacowe. Część z nich jest płatna, ale udostępniane są także uboższe w informacje, wersje elektroniczne tych badań. Znajdziecie tam dane na temat najpopularniejszych stanowisk pracy w określonej branży, a także widełek płacowych i ich rozmieszczenia według województw.
Drugim źródłem informacji na określenie płac jest przeszukanie ofert pracy zamieszczanych przez firmy headhunterskie. Dość często te przedsiębiorstwa określają widełki płacowe w swoich ofertach. Możemy się stamtąd dowiedzieć ile budżetu należy przeznaczyć np. na grafika w województwie dolnośląskim.
O czym warto pamiętać
Zwracajcie uwagę, czy analizujecie wynagrodzenia netto czy brutto. Pamiętajcie także o tym, że oprócz płacy musicie doliczyć koszty związane z zakładem ubezpieczeń społecznych, funduszem pracy i funduszem gwarantowanych świadczeń pracowniczych. Musicie także wiedzieć, że inne koszty należy założyć w przypadku zatrudnienia pracownika na umowę o pracę, umowę o dzieło, a jeszcze inne w przypadku umowy zlecenie. Brzmi to być może skomplikowanie, ale można to w prosty sposób oszacować poprzez skorzystanie z bezpłatnych, dostępnych w Internecie kalkulatorów wynagrodzeń. Wystarczy wpisać kwotę brutto wynagrodzenia, a kalkulator wyliczy Wam w przybliżeniu, ile będziecie musieli miesięcznie i rocznie zapłacić za pracownika.
W większości analizowanych przeze mnie startupów, największe koszty generowane były właśnie przez pracowników. Co jest oczywiste i zrozumiałe, ponieważ na początku realizacji projektu najwyższą wartością są kreatywni ludzie. Jednak zastanówcie się, w jaki sposób i czy w ogóle w Waszym przypadku, można ograniczyć te wydatki. Być może w pierwszej fazie projektu okaże się, że nie jest Wam potrzebny grafik na pełen etat, tylko np. na ½ lub ¾ etatu. Ewentualnie zamiast zatrudniania go w ramach umowy o pracę, może warto zastosować umowę agencyjną.
Zastanówcie się także, czy może przez pierwszy okres realizacji projektu np. do uzupełniania bazy danych, sporządzenia listy potencjalnych klientów, prowadzenia bloga firmowego, czy też aktywności na forach, warto zorganizować bezpłatne praktyki dla studenta lub absolwenta. Zgodnie z prawem możecie zaangażować taką osobę na praktyki na okres nie dłuższy niż 3 miesiące. Ona się ucieszy, bo otrzyma od Was referencje, a Wy będziecie mieli darmowego pracownika, który zawsze do pracy się przyda. Oczywiście praktykanci wymagają nadzoru i Waszej uwagi, w szczególności na początku praktyk. Ale uwierzcie mi, że czasem naprawdę się opłaca, bo można trafić na bardzo kreatywne i zaangażowane osoby, które po zakończeniu praktyk mogą być Waszymi najlepszymi ambasadorami projektu.
I jeszcze bufor
Nieważne jak precyzyjnie zaplanujecie budżet, zawsze powinniście mieć założony także bufor kosztowy. Pamiętajcie, że poruszacie się po nowym rynku i nowej działalności. Nikt nie jest w stanie wszystkiego założyć i oszacować co do złotówki, więc coś takiego jak nieprzewidziany wydatek z pewnością wystąpi, nawet w szacunkach najlepszego analityka. Dlatego konieczne jest założenie bufora kosztowego, który go zaabsorbuje. Budując modele finansowe zazwyczaj zakładam bufor na poziomie 4,5% całego budżetu.
Sporządzenie dokładnego zestawienia kosztów dla Twojego startupu wymaga poświęcenia czasu. Być może uważasz, że nie jest Ci to potrzebne, bo nie masz jeszcze inwestora lub tworzysz projekt z własnych środków lub też Twój model biznesowy jeszcze ewoluuje. Jednak wierz mi, że wcześniej czy później zmienisz zdanie. Kiedy? W momencie, gdy poniesiesz koszty, których „po drodze” nie zaplanowałeś.
Ten utwór jest dostępny na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa 3.0 Polska.
Emilia M. Ostapowicz – studiowała Informatykę oraz Ekonomię na Uniwersytecie w Białymstoku i Uniwersytecie w Oldenburgu w Niemczech. Od 3 lat zawodowo zajmuje się obszarem analizy i prognozowania finansowego; sporządza projekty do UE, przygotowuje modele finansowe dla startupów i prowadzi blog STARTUP w liczbach.
