Fakturowanie w wielu firmach odgrywa bardzo ważną rolę, a tym samym zajmuje sporo czasu. W końcu standardowo to faktura potwierdza sprzedaż, a zawarte na niej dane decydują o kwotach podatków do zapłaty. Dlatego warto dobrze poznać zasady fakturowania, aby działać zgodnie z prawem. Poniżej przedstawiamy 5 ważnych kwestii, które trzeba wziąć pod uwagę przed wystawieniem faktury.
Zdjęcie royalty free z Fotolia
1. Kiedy faktura jest niezbędna?
Zanim faktura zostanie wystawiona warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy w związku z daną transakcją rzeczywiście jest niezbędna. Faktury muszą wystawiać tylko firmy będące czynnymi podatnikami VAT w dwóch sytuacjach:
- gdy nabywcą jest inna firma (będąca zwolniona z VAT lub nie – to nie ma znaczenia),
- gdy nabywcą jest osoba prywatna, która prosi o fakturę (w takiej sytuacji nie można jej odmówić).
Innymi słowy, faktury nie trzeba wystawiać, gdy nabywcą jest osoba prywatna, która nie prosi o fakturę. Oprócz tego, faktur nie muszą wystawiać firmy zwolnione z VAT, przy czym mogą je wystawiać, o ile złożyły formularz VAT-R. W przeciwnym razie sprzedaż dokumentują rachunkami.
2. Na fakturze muszą znaleźć się określone elementy
Faktury można wystawiać w dowolny sposób, np. na kartce papieru, na gotowym formularzu do faktur, za pomocą arkusza kalkulacyjnego (np. Excel) lub edytora tekstu, czy programu dedykowanego do wystawiania faktur. Niezależnie od wybranego sposobu, warto znać zestaw elementów, które na fakturze są niezbędne, aby dzięki temu szybko zorientować się, czy utworzony dokument nie wzbudzi wątpliwości urzędników. Do najważniejszych elementów na fakturze zaliczają się:
- dane nabywcy i sprzedawcy (imiona i nazwiska, adresy, numery NIP – w przypadku przedsiębiorców),
- numer faktury,
- data wystawienia,
- data dokonania lub zakończenia dostawy towaru albo wykonania usługi – opcjonalnie (podaje się ją tylko, jeśli różni się od daty wystawienia), nazwa towaru lub usługi oraz ilość / liczba towaru lub zakres wykonanej usługi,
- cena netto, stawka i kwota VAT oraz cena brutto.
To tylko wybrane, najważniejsze elementy faktury. Pełną listę warto przejrzeć samemu w rozporządzeniu precyzującym to zagadnienie w par. 5.1.
Przy okazji warto pamiętać, że na fakturze nie musi być nazwy dokumentu „Faktura VAT”, która była obowiązkowa do końca 2012 r. Ponadto, faktur nie trzeba opisywać oznaczeniami „Kopia” i „Oryginał” – wspomniane rozporządzenie mówi jedynie o konieczności wystawienia dwóch egzemplarzy faktury. Na fakturze mogą natomiast znaleźć się inne, dodatkowe elementy spoza zestawu obowiązkowych. Do najczęściej stosowanych należą:
- termin płatności,
- sposób płatności oraz numer konta w przypadku płatności przelewem.
Zarówno podpis, jak i pieczątka firmowa nie są na fakturze niezbędne, dlatego nie trzeba z nich korzystać.
3. Kiedy wystawić fakturę?
Do końca 2013 r. termin wystawienia faktury będzie miał znaczenie ze względu na rozliczenie VAT. Ten podatek rozlicza się w okresie przypadającym na termin wystawienia faktury (miesiąc lub kwartał). Np. VAT z faktury wystawionej 26 września należy rozliczyć we wrześniu (do 25 października) lub w III kwartale (zapłata do 25 października). Dlatego wystawienie faktury w terminie jest ważne.
Standardowo, fakturę wystawia się do 7 dni od daty wykonania usługi lub dostarczenia towaru, ale niekiedy terminy są inne. W przypadku sprzedaży ciągłej w miesięcznych okresach rozliczeniowych (np. dostawa mediów, wynajem) fakturę wystawia się do 7 dni od zakończenia miesiąca. Oprócz tego, istnieją jeszcze dwie inne opcje:
- fakturę zbiorczą wystawia się nie później, niż ostatniego dnia miesiąca (taka faktura dokumentuje szereg wybranych dostaw towaru lub wykonanych usług dla jednego klienta w ciągu jednego miesiąca),
- w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych (czyli takich, w których klientem jest firma z Unii Europejskiej, ale spoza Polski), a także w eksporcie usług fakturę wystawia się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce transakcja.
Uwaga! Powyższe zasady ulegną zmianie 1 stycznia 2014 r. Po tym dniu VAT z faktury będzie trzeba rozliczać zgodnie z datą wykonania usługi lub dostarczenia towaru, a nie wystawienia faktury. Od 1 stycznia 2014 r. fakturę będzie trzeba wystawić nie później, niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce transakcja. Wystawienie nie będzie jednak już istotne dla rozliczenia VAT-u – będzie się wiązało jedynie z kwestiami księgowymi. Zwykle bez posiadania faktury nie można zaksięgować kosztu w KPiR i zapisać w rejestrze VAT, a tym samym nie można prawidłowo rozliczyć podatków.
4. Faktura może spełniać funkcję reklamową
Jak wynika z pkt. 1 niniejszego artykułu, faktura jest na porządku dziennym w rozliczeniach B2B, czyli pomiędzy dwiema firmami. Warto zwrócić uwagę na to, by faktura była wizytówką firmy, gdyż przepisy nie zabraniają tego, by faktura była atrakcyjna graficznie i zawierała dodatkowe elementy.
Zgodnie z przywołanym rozporządzeniem o wystawianiu faktur, przedsiębiorca musi zadbać m.in. o to, by wystawiona faktura zawierała niezbędne elementy oraz by była czytelna. Jeśli spełnia te warunki, jest zgodna z prawem. Co za tym idzie, na fakturze można zamieścić dodatkowe elementy i mogę one mieć charakter reklamowy, o ile nie sprawiają, że faktura przestaje być czytelna.
Na fakturze mogą pojawić się np. logo firmy, dodatkowe informacje o jej działalności, faktura może mieć ciekawy szablon graficzny, być kolorowa, czy zawierać atrakcyjne graficznie czcionki. Dzięki takim zabiegom, dokument wyróżni się i zwiększy szansę tego, że klient zapamięta danego sprzedawcę.
5. Fakturę można dostarczyć klientowi e-mailem nie pytając go o zgodę
Jaką formę musi mieć faktura? Przepisy zakładają, że może ona być zarówno papierowa, jak i elektroniczna. Kryteria decydujące o tym czy jest zgodna z prawem są wówczas takie same. Z natury rzeczy więc tańszym i wygodniejszym sposobem jest stosowanie fakturowania elektronicznego, dzięki czemu można zaoszczędzić na drukowaniu i wysyłce faktur. Może jednak pojawić się wątpliwość, czy fakturę można wysłać do klienta elektronicznie nie pytając go o zgodę. Jak najbardziej można i nie wymaga to żadnych dodatkowych czynności.
Przepisy dotyczące faktur elektronicznych wspominają jedynie o tym, że wysyłka faktury elektronicznie wymaga akceptacji nabywcy. Przed 2013 r. konieczna była nie tylko akceptacja, ale także potwierdzenie tego, że klient ją wyraża, którym sprzedawca musiał dysponować na wypadek kontroli. Co za tym idzie, przed wysłaniem pierwszej e-faktury musiał zadbać, by taką zgodę uzyskać i posiadać na to dowód. Z początkiem 2013 r. ta zasada uległa zmianie.
Obecnie zgoda klienta na e-faktury jest domniemana, co oznacza, że e-fakturę można do niego wysłać nie pytając o zgodę. Jeśli klient fakturę opłaci, zakłada się, że zgadza się na ten sposób fakturowania. Jednocześnie, w każdej chwili może poprosić o faktury na papierze, a wówczas sprzedawca nie może odmówić.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
