Jako że definicja działalności gospodarczej w polskich przepisach jest nieścisła, wiele początkujących staje przed dylematem czy (i kiedy) założyć działalność gospodarczą. W artykule odpowiadamy na pytanie w jaki sposób zidentyfikować konieczność założenia działalności gospodarczej, a także kiedy jest to po prostu opłacalne.
Zdjęcie royalty free z Fotolia
Założenie firmy może być konieczne – ale nie zawsze
Zgodnie z Kodeksem wykroczeń za prowadzenie działalności gospodarczej bez jej rejestracji grozi kara grzywny lub ograniczenia wolności. Z drugiej strony, prowadzenie działalności w Polsce wiąże się z koniecznością opłacania składek ZUS i z dbaniem o sprawy księgowe, co oznacza stałe koszty i poświęcanie na to czasu.
Warto wiedzieć, że są takie aspekty prowadzenia działalności, które mogą zniwelować wspomniane problemy. O tym piszemy w dalszej części tego artykułu, zaś na wstępie warto zastanowić się nad tym kiedy założenie działalności jednak jest koniecznością.
O tym decyduje fakt, czy prowadzone działania spełniają definicję działalności gospodarczej figurującą w przepisach. Takiej definicji Kodeks wykroczeń nie podaje. Definicje działalności gospodarczej znajdują się natomiast w kilku innych aktach prawnych i mimo że są pewne różnice, to jednak mają one cechy wspólne. A zatem działalność gospodarcza:
- ma charakter „ciągły” i „zorganizowany”,
- jest prowadzona w celach zarobkowych bez względu na jej rezultat (tzn. może w ogóle nie przynosić zysków),
- jest prowadzona na własny rachunek i we własnym imieniu,
- przynosi przychody, które nie są rozliczane m.in. w ramach umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło.
Jeżeli działalność spełnia te wszystkie warunki, to na pewno trzeba ją zarejestrować. Jeśli zaś spełnia tylko niektóre z tych kryteriów, to rejestracja może nie być konieczna – ale takiej pewności tak naprawdę nigdy nie ma. Trzeba liczyć się z możliwością zakwestionowania wyboru podatnika przez urzędy. Ale to nie wszystko.
Działanie bez założonej firmy ma poważne ograniczenia
Osoba prowadząca działalność niespełniającą wszystkich powyższych kryteriów może zdecydować się nie rejestrować jej formalnie (wtedy nie zgłasza się do CEIDG i nie rejestruje w ZUS-ie). Wtedy musi liczyć się nie tylko ze wspomnianym ryzykiem ze strony urzędów, ale także z pewnymi ograniczeniami.
1. Nie można rozwijać swojej działalności
Kluczowe cechy działalności gospodarczej wymienione powyżej to „ciągłość” i „zorganizowanie”. Nie są one ścisłe, gdyż trudno określić kiedy działalność staje się ciągła i zorganizowana.
Niewątpliwie jednak osoba, która regularnie wykonuje wiele skomplikowanych czynności w celu osiągnięcia zysku może zostać oskarżona o wykonywanie działalności bez zgłoszenia. A zatem musi nieustannie uważać na to, czy skala i regularność działań nie jest zbyt duża. W praktyce nie ma mowy więc o rozwoju – wdrażaniu nowych pomysłów, nowych usług, nowych produktów, nawiązywaniu współprac, itd.
2. Nie można reklamować działalności
Z powyższą kwestią związana jest też reklama. Jest praktycznie wykluczone, aby reklamować działalność, która nie jest zarejestrowana, gdyż wykupienie i wyświetlanie reklamy jak najbardziej może kwalifikować się do czynności ciągłych i regularnych.
Ostrzeżenie na ten temat można znaleźć np. podczas konfigurowania konta AdWords. Google pyta czy AdWords jest używany do celów biznesowych i jednocześnie informuje:
Prosimy się zastanowić i wybrać opcję „Nie” tylko jeśli system AdWords będzie używany w prywatnym i niekomercyjnym celu. (…) Zdecydowana większość reklamodawców korzysta z systemu AdWords w celach komercyjnych. Jeśli chcesz uzyskać korzyści ekonomiczne, promując towary lub usługi w sieci reklamowej Google, oznacza to, że cel użytkowania konta JEST komercyjny.
3. Nie można rozliczać faktycznie poniesionych kosztów i odliczać od nich VAT-u
Prowadzenie działalności nie będąc przedsiębiorcą w praktyce wyklucza rozliczanie faktycznie poniesionych kosztów i odliczanie od nich VAT-u. To może być sporym problemem.
Chodzi o to, że podatek dochodowy i tak trzeba płacić – można go rozliczać tylko na zasadach ogólnych (skalą podatkową), czyli tak, jak robi to większość przedsiębiorców. W konsekwencji, bez ujmowania kosztów w rozliczeniach podatek do zapłaty będzie z pewnością wyższy.
Założenie firmy – o czym warto wiedzieć?
Co za tym idzie założenie firmy w przypadku prowadzenia na własny rachunek działań zmierzających do osiągnięcia zysku może być korzystne. Przede wszystkim działa się zgodnie z prawem i bez żadnych ograniczeń. Nie trzeba tracić energii na rozważanie kiedy uzyskanie wpisu do CEIDG staje się konieczne. Nie trzeba także powstrzymywać się przed wdrażaniem nowych pomysłów, nowych usług, czy nowych produktów.
Ponadto warto wiedzieć o kilku kwestiach, które wiążą się z prowadzeniem działalności, a których nie wszyscy są świadomi.
1. Składki ZUS obniżają podatek dochodowy
Składki ZUS przedsiębiorcy to podstawowy problem związany z prowadzeniem działalności. Jest to stały koszt niezależny od skali działalności i wielkości przychodu.
Warto jednak wiedzieć, że składki ZUS obniżają podatek dochodowy do zapłaty. Składkę zdrowotną w większości odejmuje się od podatku dochodowego (może to być podatek płacony zarówno w związku z działalnością, jak i wynikający z innych zarobków, np. z etatu). Z kolei składki społeczne można „wrzucać w koszty”, co także zmniejsza realne obciążenie.
2. Formalności nie są aż takim problemem
Zdarza się, że nowi przedsiębiorcy sądzą, że formalności związane z podatkami wymagane po założeniu firmy są bardzo skomplikowane. Działalność kojarzy się bowiem np. ze składaniem wielu formularzy. W rzeczywistości jednak fiskus niewiele wymaga od początkujących przedsiębiorców.
Podstawowy formularz składany regularnie dotyczy VAT-u. Osoba, która zarejestrowała się do VAT musi składać deklarację co miesiąc lub co kwartał (jeśli wybrała rozliczenie kwartalne). Może to robić przez Internet (bez posiadania podpisu elektronicznego). Natomiast podatek dochodowy nie wymaga składania żadnych formularzy w trakcie roku, choć oczywiście trzeba go rozliczać we własnym zakresie i wpłacać zaliczki, jeżeli wynikają z obliczeń.
Wystarczy więc wybrać zwolnienie z VAT, aby nie składać żadnych formularzy w trakcie roku. Dopiero po zakończeniu roku składa zeznanie roczne dotyczące podatku dochodowego – tak jak każdy kto zarabia w Polsce.
3. Usługi dla klientów zagranicznych to zyski na Vacie
Rejestracja do VAT może być jednak opłacalna, mimo wspomnianych dodatkowych obowiązków. Dotyczy to w praktyce tylko osób prowadzących działalność. Teoretycznie osoba nieprowadząca firmy także może zarejestrować się do VAT, ale w praktyce zdarza się to bardzo rzadko (może ew. dotyczyć świadczenia usługi najmu).
Oczywiście z byciem VAT-owcem wiążą się rozmaite kwestie, ale jedna z nich jest szczególnie opłacalna dla przedsiębiorców świadczących usługi dla firm zagranicznych. Otóż w takiej sytuacji przedsiębiorca nie musi doliczać VAT-u do sprzedaży. Na fakturach nie wpisuje stawki i kwoty VAT – w miejscu stawki zwyczajowo podaje się oznaczenie „np”, co oznacza „nie podlega opodatkowaniu” (w Polsce).
Jednocześnie taka osoba ma prawo do odliczania VAT-u z faktur dokumentujących zakupy służące tej sprzedaży. Dzięki temu może wnioskować o zwrot tego podatku, co skutkuje dokonywaniem zakupów w cenach netto. To z pewnością sytuacja, w której działanie w ramach zarejestrowanej działalności gospodarczej jest opłacalne.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
