Co zrobić, gdy w zespole brakuje dobrej komunikacji? – Zrozumieć z czego to wynika, jakie potrzeby nie są zaspokajane, określić jakiej zmiany potrzebujemy i na tej podstawie zbudować plan obejmujący kolejne kroki, które pomogą zbliżyć się do stanu docelowego – mówi w rozmowie z nami Ewa Zmysłowska.

Na zdjęciu: Ewa Zmysłowska, Dyrektor Zespołu Kapitału Ludzkiego w PWC

Ewa Zmysłowska jest praktykiem HRu z kilkunastoletnim doświadczeniem zdobytym w wiodących firmach działających zarówno na rynku polskim, jak i w regionie Europy Środkowo-Wschodniej. Od 5 lat jest związana z firmą doradczą PwC, gdzie pełni rolę Dyrektora Zespołu Kapitału Ludzkiego w Polsce i krajach bałtyckich.

Jest ekspertką w zakresie zarządzania zmianą, transformacji kulturowej oraz kreowania innowacyjnej kultury organizacji i współautorką nowatorskiego programu mentoringowego dla menedżerów "PwC Inspire". Mieliśmy okazję porozmawiać z nią o tym, jakie są przyczyny problemów w zespole. 

Jest Pani ekspertką w zakresie “kreowania innowacyjnej kultury organizacji”. Czym ta kultura jest?

Na temat kultury organizacyjnej wiele się mówi, często w bardzo skomplikowany sposób. Dla mnie kultura organizacyjna to zespół norm i wartości oraz wynikających z nich wzorów zachowań, które są swego rodzaju wspólnym mianownikiem pracowników. Stanowią dla nich drogowskaz w codziennym sposobie działania i podejmowanych przez nich decyzjach. Ten mianownik stanowi o swoistym DNA firmy, wpływającym na jej unikalność. Kultura organizacji pełni funkcję integrującą i w moim rozumieniu jest nawigatorem pomagającym firmie realizować wizję i misję. Z perspektywy pracownika kultura pomaga zredukować wieloznaczność. Wskazuje, jak należy postępować i co jest ważne.

Kto powinien ją kształtować? Kierownicy działów czy pracownicy?

Kulturę tworzą wszyscy pracownicy, natomiast kluczową rolę w jej budowaniu pełnią liderzy, bo to oni najczęściej są dla pozostałych przykładem i wzorem do naśladowania.

W jaki sposób szukać usprawnień, innowacji w swojej organizacji?

Odpowiedź wcale nie musi być skomplikowana – wystarczy słuchać i obserwować. Inspiracją może być nasze otoczenie - pracownicy, klienci – pod warunkiem, że spojrzymy na nie jako na drzemiący potencjał i szansę, będziemy uważnie obserwować i wyciągać z tych obserwacji wnioski. Poszukiwanie usprawnień i innowacyjność to postawa.

Dotyczy to każdej organizacji, nawet tej złożonej z trzech osób?

Tak. Każda firma powinna mieć dobrze zdefiniowany cel i swoją wizję. Innymi słowy – odpowiedź na pytanie, po co jesteśmy? Czemu ma służyć nasza działalność? Stanowi to napęd do działania i podejmowania nowych wyzwań. Pomaga w momentach kryzysowych.

Czym różni się praca zespołu w małej, kilkuosobowej firmie, od tej w dużej?

„Zespół”, bez względu na wielkość firmy, to pewna grupa ludzi, która działa razem, aby osiągnąć wspólny cel. To, co stanowi różnicę, to bezpośrednie otoczenie, w którym zespół funkcjonuje. Skala organizacji wpływa na sposób i wieloetapowość podejmowania decyzji. Duża organizacja daje wszechstronność, skalę, różnorodność kompetencji, z kolei mała jest co do zasady szybsza w sposobie podejmowania decyzji, charakteryzuje się mniejszym skomplikowaniem.

Jak rozpoznać złą kulturę organizacji?

Zła kultura to dość niefortunne sformułowanie. Skłaniałabym się do określenia jej mianem nieefektywnej, czyli po prostu niespójnej. Strona internetowa wskazuje misję, wizję i wartości, które nie są reprezentowane w codziennym sposobie działania jej pracowników. To powoduje narastający brak zaufania wobec organizacji – zarówno ze strony pracowników, jak i otoczenia biznesowego.

Jak dowiedzieć się, co jest przyczyną problemów w zespole?

Słuchać, pytać, obserwować. Tworzyć klimat do otwartego dzielenia się informacją zwrotną i budować zaufanie, które taki dialog będzie wspierać. Dobry lider jest czujnym obserwatorem swojego otoczenia. Potrafi odpowiednio szybko zauważyć nie tylko problem jak już zaistnieje, ale także ryzyko jego pojawienia się. Niekiedy są to drobne sprawy, które niedostrzegane narastają do poziomu tykającej bomby. 

Co zrobić, gdy zorientujemy się, że brakuje dobrej komunikacji w zespole?

W pierwszej kolejności zrozumieć z czego to wynika, spojrzeć z dystansu – w jaki sposób zespół działa i upewnić się jakie potrzeby w zespole nie są właściwie realizowane. Warto upewnić się, w jaki sposób członkowie zespołu rozumieją pojęcie dobrej komunikacji, po czym rozpoznają, że ona dzieje się zgodnie z oczekiwaniami. Zdarza się, że jasność i doprecyzowanie na poziomie zespołu co to oznacza diametralnie poprawia komunikację w zespole.

Jakie są najczęstsze przyczyny tego, że zespół słabo się komunikuje?

Z mojego doświadczenia wynika, że najczęstszą przyczyną jest tempo pracy – podejście „nie mam czasu”, oraz założenie, że wszystko przecież jest jasne i wszyscy myślą i działają podobnie. Częstą przyczyną zakłóceń w komunikacji jest także brak informacji zwrotnych lub też nie przywiązywanie do nich wagi.

Może powinien wiedzieć więcej o danym zadaniu?

Z pewnością precyzyjne i dokładne informacje o zadaniu są niezbędne do efektywnego jego wykonania. Wracamy też tutaj do wspomnianej wcześniej spójnej kultury organizacyjnej - precyzyjny system wartości oraz przejrzysta strategia działania są ważnym drogowskazem w codziennej pracy. Ponadto myślę, że bardzo istotnie jest jasne określenie ról i dobór obowiązków. Oczywiście w wielu środowiskach pracy niezbędna jest duża elastyczność, jednak niepewność, co do tego, czy danym działaniem nie wchodzi się w czyjeś kompetencje, bywa potężną blokadą.

Dlaczego zespół warto integrować, także poza pracą?

Dobrze funkcjonujący zespół to grupa ludzi, którzy potrafią współpracować, wspierać się, dzielić wiedzą, wzajemnie mobilizować. Takie spotkania na nieformalnym gruncie pozwalają zobaczyć poszczególne osoby w innych rolach – mniej formalnie, niekiedy dowiedzieć się więcej o sobie nawzajem, doświadczyć czegoś wspólnie poza środowiskiem pracy. 

Co dzieje się, gdy do zespołu dołącza nowa osoba. Jak powinna nadrobić braki?

Nie uważam, że nowa osoba ma braki. Wręcz przeciwnie wzbogaca zespół, do którego dołącza. Na pewno wejście do zespołu wymaga czasu by się zaadaptować do nowego środowiska.

Pomaga temu postawa polegająca na obserwowaniu i zadawaniu pytań. Te pytania w połączeniu z pozytywnym zdziwieniem – dlaczego działamy w pewien określony sposób służą wyrwaniu z pewnych utartych schematów myślenia i działania. Bywają kopalnią nowych pomysłów i sugerują usprawnienia w otoczeniu. Możliwe jest to w klimacie otwartości i akceptacji zespołu, do którego dołącza nowy człowiek. I znowu wracamy do aspektu kultury organizacji….

Kluczem do sukcesu firmy jest zgrany zespół?

Największym kapitałem firmy są ludzie. Zgrany zespół potrafi przenosić przysłowiowe góry – osiągać więcej i szybciej przy mniejszym nakładzie kosztów. Członkowie zespołów, które potrafią efektywnie współpracować są mniej narażeni na syndrom wypalenia zawodowego, mają wyższy poziom satysfakcji oraz rzadziej też decydują się na zmianę miejsca pracy. 

Mam wrażenie, że mały nacisk kładzie się na edukację w zakresie organizacji kultury firmowej. Na jakim etapie tworzenia firmy powinniśmy zainteresować się tą tematyką?

Od początku, ponieważ to wpływa na szereg aspektów, związanych z działaniem firmy, m.in. z tym w jaki sposób działamy w ramach firmy, jakich zachowań oczekujemy od pracowników, jakie doświadczenie chcemy dostarczyć klientom, dostawcom i otoczeniu, w którym moja organizacja funkcjonuje. 

-

Ewa Zmysłowska jest członkiem kapituły nowego konkursu dla pracodawców  "Siła Przyciągania", wspólnej inicjatywy "Pulsu Biznesu", Grupy Work Service i PwC. Szukamy firm, które są atrakcyjne dla pracowników, bo potrafią nie tylko przyciągać kandydatów, ale przykładają też dużą wagę do właściwego wdrożenia nowo zatrudnionych osób oraz dbają o ich zaangażowanie i rozwój.

Do konkursu zapraszamy nie tylko gigantów rynku pracy, ale też mniejsze firmy i startupy. Zgłoszenia w 9 kategoriach przyjmujemy do 30 września, wyboru laureatów dokona kapituła. Wszystkie szczegóły dostępne są na stronie projektu. Udział w konkursie jest bezpłatny. MamStartup i Nowy Marketing są patronem medialnym konkursu.

Komentarze (0)