fot. unsplash.com
W poprzednim artykule omawialiśmy narzędzia, które pomagają przedsiębiorcy zarządzać swoim czasem. Tym razem na tapetę wzięliśmy techniczne rozwiązania, które ułatwią prowadzenie działalności. W końcu niemalże każdy działający dziś biznes nie może obejść się bez nowych technologii. Dzięki nim łatwo dotrzeć do obecnych i nowych klientów, ale także prowadzić księgowość, nadzorować i planować produkcję, czy porozumiewać się z pracownikami. Do wielu z tych zadań wystarczą komputer lub smartfon podłączone do internetu.
Wirtualna chmura
Jednym z najbardziej popularnych udogodnień online są chmury, czyli zewnętrzne serwery do przechowywania danych, które są dostępne nie z jednego, stacjonarnego, ale z każdego, w tym każdego mobilnego urządzenia, w dowolnym miejscu i czasie. Można w nich trzymać dokumenty niezbędne do zarządzania firmą i w prosty sposób udostępniać je klientom, podwykonawcom czy współpracownikom.
Niewątpliwą zaletą wielu dostępnych na rynku chmur jest możliwość integracji z różnymi systemami lub aplikacjami. Pierwszym przykładem są chmura udostępniana przez Microsoft i pakiet Office należący do tej samej firmy. Drugim natomiast są Dropbox i Salesforce czy Slack, które są tworzone przez różne firmy, ale można w prosty sposób spiąć je ze sobą i tym samym zautomatyzować część procesów.
Chmura znalazła swoje zastosowanie również w aspektach księgowych. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów online przydaje się nie tylko w firmach działających zdalnie czy wśród mobilnych przedsiębiorców. Sprawdza się również w sytuacjach, kiedy dostęp do zapisanych danych jest potrzebny większej grupie osób, na przykład osobom zarządzającym, accountom i księgowej. W ten sposób działa Chmura Faktur stworzona przez Tax Care. Umożliwia ona dostęp do dokumentów 24/7 z dowolnego miejsca na świecie.
Warto zauważyć, że przechowywanie danych w wersji cyfrowej ma jeszcze kilka innych zalet: chroni dane, oszczędza miejsce na dysku, w biurze, a także jest wyrazem troski o środowisko, ponieważ znacząco ogranicza zużycie papieru.
Komunikatory
Zatrudniając pracowników, nie sposób uniknąć interakcji z zespołem. Skuteczna komunikacja jest kluczowa dla odniesienia przez firmę sukcesu na rynku, warto więc wspomóc ją odpowiednimi narzędziami, które pomogą przedsiębiorcy realizować wspólnie z pracownikami poszczególne zlecenia i projekty.
Chociaż mail oraz telefon są jednymi z najpopularniejszych narzędzi do komunikacji, warto wziąć pod uwagę również czaty. Część z nich, np. wspomniany wcześniej Slack, pozwoli sprawnie skontaktować się ze współpracownikami, szybko opisać sprawę i udostępnić im plik. Ta ścieżka jest o wiele krótsza niż opisanie sprawy przez telefon oraz wysłanie załącznika w mailu.
Komunikatory dla firm bardzo często mają możliwość archiwizowania rozmów, przez co pozwalają szybko udokumentować działania, czy wrócić do wątku zawierającego szczegóły istotne dla danego projektu. Zazwyczaj one również działają w chmurze i są synchronizowane między urządzeniami, więc niezależnie od tego, czy dialog został rozpoczęty w aplikacji na smartfonie, czy na komputerze, cała konwersacja zostanie zapisana na serwerze.
Aplikacje do zarządzania zadaniami
Ten temat pojawił się również w poprzednim materiale, ale nie sposób go pominąć i tym razem, kiedy mowa o chmurze i komunikacji. Chodzi o aplikacje do zarządzania zadaniami. Tego typu programy pozwalają podzielić dane zadanie do wykonania na kilka drobniejszych, a także opanować kilka projektów na raz i, podobnie do komunikatorów, są dostępne na różnych urządzeniach. To, że działają w chmurze, sprawia, że dostęp do zapisanych informacji jest możliwy z dowolnego miejsca i w dowolnej chwili.
Aplikacje również stanowią ułatwienie w komunikacji zespołu. Dzięki nim zainteresowane osoby mogą na bieżąco monitorować i komentować wykonane zadania, bez rozpraszania innych pracowników (np. mailami z dziesiątkami osób w CC). Korzystając z aplikacji można również w prosty sposób delegować zadania i przypisywać je do wybranych osób. Większość z nich ma taką funkcję.
Zaufani partnerzy
Prowadzenie firmy to oczywiście nie tylko komunikacja z pracownikami, zarządzanie dokumentami i zleceniami. Okazuje się, że slogan „there’s an app for that“ (tłum. jest na to aplikacja) nie dotyczy każdego z aspektów bycia przedsiębiorcą. Nadal liczy się też kontakt przedsiębiorcy z doświadczonymi i zaufanymi partnerami, z którymi można skonsultować, a nawet powierzyć poszczególne aspekty prowadzenia firmy. Może to być rzetelna księgowa, której rolą będzie dbanie o sprawy podatkowe firmy, reprezentowanie jej przed urzędem skarbowym lub ZUS oraz pomoc w utrzymaniu poprawnej kondycji finansowej działalności. Może to również być Trener Biznesu, który pomoże poukładać kwestie formalne i doradzi w początkowej fazie prowadzenia biznesu.
