3 punkty, o których pracownicy muszą wiedzieć, by zgłaszać problemy w firmie

fot. unsplash.com

Istotnymi czynnikami na drodze do skutecznej eliminacji marnotrawstw są: proces, jego analiza, na którą składają się zrozumienie perspektywy klienta, oraz ustalenie wartości dodanej, wynoszącej średnio jedynie około 5% czasu przeznaczanego na cały proces.

Strategia Lean pozwala zaangażować wszystkich pracowników w identyfikację i eliminację marnotrawstwa. Marnotrawstwo to czynności, które nie dają wartości z punktu widzenia klienta. Celem lean jest maksymalizacja wartości dodanej w procesie dostarczenia usługi lub produktu do Klienta.

Dlaczego identyfikacja?

Znalezienie problemu, a właściwie sprawienie, by pracownicy zgłaszali problem wtedy, gdy go widzą jest dużo trudniejsze niż jego samo wyeliminowanie. W naszej pracy często jesteśmy przyzwyczajeni do pewnych mechanizmów i utrwalonych zachowań, które są przekazywane kolejnym generacjom. Młodzi adepci uczą się od starszych nie tylko tego, co dobre, ale także i tego, co złe. Jeśli pracownicy zawsze byli „zwolnieni z myślenia”, to niezwykle trudno jest przełamać ten stan.

Czym jest proces i od czego najlepiej zacząć jego analizę?

Proces to wszystkie działania, które są podejmowane w celu realizacji zamówienia, niezależnie od tego, czy chodzi o produkcję czy usługi. To jego analiza ma istotne znaczenie w celu rozpoczęcia eliminacji marnotrawstwa. Składają się na niego czynniki, takie jak:

1. Zrozumienie perspektywy klienta

Przy rozpoczynaniu analizy każdego procesu kluczowym czynnikiem jest zrozumienie perspektywy klienta. Każdy proces składa się bowiem z dwóch elementów: wartości dodanej i marnotrawstwa, rozumianego jako to, za co klient chce zapłacić oraz czego nie potrzebuje w ogóle. Istotne jest, żeby mieć świadomość i pamiętać, że jedynie Klient może określić, za które czynności będzie gotowy zapłacić.

2. Ustalenie tego, co stanowi wartość dodaną

Nieprawdopodobne jest, że w zdecydowanej większości procesów, wartość dodana z perspektywy klienta wynosi mniej niż 5% całego czasu, jaki pochłania dany proces. Z tego powodu jej skuteczne zdiagnozowanie jest tak istotne z perspektywy biznesu.

3. Uznanie reszty za marnotrawstwo

Po znalezieniu wartości dodanej całą resztę można uznać za marnotrawstwo. Przy czym owe marnotrawstwo należy rozpatrywać w dwóch podstawowych kategoriach: marnotrawstwo oczywiste oraz marnotrawstwo ukryte, które jest często nazywane przez niektórych mylnie czynnościami koniecznymi.

Rodzaje czynności w procesie

1. Mierzenie lead time

Lead time to najważniejszy miernik badania efektywności procesu. Można go obliczyć przy pomocy prostego wzoru: 

Ep (efektywność procesu) = Wd (wartość dodana) / Lt (lead time) x 100%

Lead time jest czasem przetwarzania, czyli czasem, który upływa od zamówienia do dostarczenia klientowi produktu bądź usługi.

2. Usprawnienie procesu poprzez poprawę efektywności

W momencie, w którym zrozumiemy zasady identyfikacji i eliminacji marnotrawstwa możemy uzyskać wyniki nawet na poziomie 80%. W rezultacie sprowadza się do stworzenia pracownikowi warunków do płynnego wykonywania pracy, a nie do jego ponaglania, ponieważ może to wpłynąć na jego produktywność.

3. Graj w zielone

GEMBA to miejsce, gdzie wykonywana jest rzeczywista praca, czyli dodawana jest wartość dla klienta. Jedynie w GEMBA można trafnie zidentyfikować marnotrawstwo, ponieważ to obserwacja procesu pozwala na trafne zrozumienie, ile jest w nim zielonego (wartość dodana), a ile czerwonego (marnotrawstwo).

–

Radek Drzewiecki

Założyciel Leanpassion

Autor 5-krokowego procesu budowania Strategii Lean oraz modelu przywództwa Leadership 734. Pierwsze doświadczenie zdobywał pracując w firmach motoryzacyjnych oraz pełniąc rolę LEAN Managera w GE. Jako doradca współpracował z ponad 300 firmami, między innymi Solaris, Raiffeisen Polbank, Credit Agricole, DB Schenker, Fresh Logistics, Infosys, mLeasing. Obecnie poświęca się rozwojowi Keepylife i Sherlock Waste. Jego Motto to Świetne Firmy i Szczęśliwi Ludzie.