Kluczowe zalety prowadzenia działalności gospodarczej to możliwość rozliczania wydatków w kosztach i odliczania od nich VAT-u. Oczywiście taki majątek „wrzucony w koszty” z czasem zużywa się, psuje, niszczy, czy też przestaje być potrzebny w firmie. Wycofanie go (np. sprzedaż) może jednak rodzić szereg pytań o podatki, które trzeba wtedy zapłacić.
Zdjęcie royalty free z Fotolia
Majątek wrzucony w koszty staje się „firmowym”
Warto zdać sobie sprawę z tego, że każdy zakup „wrzucony” w koszty, czyli zapisany w KPiR i w rejestrze zakupów VAT (w przypadku VAT-owców) jest automatycznie traktowany jako firmowy. A to oznacza, że takiej rzeczy nie można tak po prostu sprzedać, czy wyrzucić, gdy nie jest potrzebna w firmie. Trzeba pamiętać o formalnościach i obowiązkach podatkowych, które się z tym wiążą.
W zależności od indywidualnej sytuacji oraz charakteru danej rzeczy, przedsiębiorca może rozważyć jedną z 3 opcji wycofania majątku z firmy.
1. Przeniesienie do majątku prywatnego
Najprostszy sposób wycofania dowolnej rzeczy z firmy to przeniesienie jej do majątku prywatnego. Dla fiskusa oznacza to mniej więcej tyle, że ta rzecz nie jest już wykorzystywana w celach firmowych, tylko w celach prywatnych. Aby dowolny składnik majątku stał się prywatnym należy:
- spisać oświadczenie o wycofaniu go z działalności i zachować w dokumentacji,
- wykreślić składnik majątku z ewidencji środków trwałych – jeśli jest do niej wpisany i zaprzestać amortyzacji (jeśli jest prowadzona),
- zapłacić VAT od aktualnej wartości rynkowej – jeśli podczas wprowadzania do firmy przedsiębiorcy przysługiwało prawo do odliczenia VAT.
Uwaga: Jeżeli zakup nie dawał prawa do odliczenia VAT, to VAT-u nie trzeba doliczać przenosząc majątek na cele prywatne. Dotyczy to np. zakupu dokumentowanego fakturą marża.
Późniejsza sprzedaż a podatki
Rzecz wycofana z firmy do majątku prywatnego może później zostać sprzedana. Czy wtedy trzeba płacić jakieś podatki?
Sprzedając majątek wcześniej wycofany z firmy na pewno nie trzeba doliczać do sprzedaży VAT-u. Natomiast jeśli chodzi o podatek dochodowy to trzeba pamiętać o dwóch prostych zasadach:
- Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na sprzedaż majątku uprzednio wycofanego z firmy i uczyni to przed upływem 6 lat to musi sprzedaż rozliczyć jako przychód z działalności gospodarczej. W praktyce – zapłacić podatek dochodowy od tej czynności. Te 6 lat liczy się od początku miesiąca następującego po miesiącu, w którym miało miejsce przeniesienie do majątku prywatnego.
- Jeżeli w momencie wycofania z firmy amortyzacja nie została dokończona, to w momencie sprzedaży majątku uprzednio wycofanego z firmy niezamortyzowana wartość stanowi koszt uzyskania przychodu. Tych dwóch zasad trzeba trzymać się nawet wtedy, gdy działalność została już zamknięta. Wtedy sprzedaż majątku wycofanego z firmy również może być przychodem, o ile nie minął wspomniany okres 6 lat.
2. Sprzedaż majątku należącego do firmy
Druga opcja to sprzedaż majątku firmowego. Jeśli chodzi o podatki, to nie ma znaczenia, czy sprzedaż ma na celu zysk, czy też jest dokonywana, ponieważ dana rzecz nie jest już w firmie potrzebna. W obu tych przypadkach trzeba pamiętać, że:
- kwota uzyskana ze sprzedaży dowolnego majątku należącego do firmy to przychód (wymaga zapłaty podatku dochodowego),
- czynny VAT-owiec zwykle dolicza VAT do sprzedawanego majątku firmy.
Uwaga: Sprzedając majątek firmowy VAT trzeba doliczać nawet wtedy, gdy przedsiębiorca nie mógł odliczyć VAT-u wprowadzając daną rzecz do firmy. W takiej sytuacji korzystniej jest najpierw przekazać tę rzecz na cele prywatne (co nie wymaga doliczania VAT-u), a dopiero później sprzedać jako majątek prywatny (co również nie wymaga doliczania VAT-u).
Jak udokumentować sprzedaż majątku?
Problematyczne może być także udokumentowanie sprzedaży majątku firmowego, zwłaszcza dla przedsiębiorców, którzy świadczą usługi i na co dzień nie mają do czynienia ze sprzedażą towaru.
Sprawa jest bardzo prosta, gdy sprzedawca jest VAT-owcem, a nabywcą jest inna firma. Wówczas firmę trzeba poprosić o dane do faktury, po czym wystawić dokument i przekazać go nabywcy. Analogicznie jest wtedy, gdy nabywcą jest osoba, która nie prowadzi działalności i żąda faktury – wtedy także istnieje obowiązek jej wystawienia. Do tego są niezbędne dane nabywcy, za wyjątkiem NIP-u, którego się nie zamieszcza (tylko przedsiębiorcy posługują się NIP-em).
Wystawienie faktury nie jest konieczne, gdy:
- sprzedawca nie jest VAT-owcem, a nabywca nie żąda faktury,
- sprzedawca jest VAT-owcem, a nabywca to osoba nieprowadząca działalności, która nie żąda faktury.
Taka sytuacja jest bardzo częsta choćby w przypadku sprzedaży na aukcji online. Warto wiedzieć, że wtedy faktury nie wystawia się, ale sprzedaż i tak trzeba rozliczyć w KPiR.
VAT-owiec nie musi wówczas wystawiać żadnego dodatkowego dokumentu sprzedaży, gdyż sprzedaż i tak musi zapisać w rejestrze VAT. Natomiast przedsiębiorca zwolniony z VAT powinien wpisać taką sprzedaż do odrębnej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej i z niej przenieść ją do KPiR. Dane nabywców nie są do tego potrzebne.
3. Likwidacja majątku
Oba sposoby wymienione powyżej zakładają, że majątek firmowy jest nadal zdatny do użytku – posiada jakąś wartość. Ale nie musi tak być. Majątek firmowy może całkowicie stracić zdatność do użytku m.in. dlatego że:
- zużył się lub zepsuł (uległ awarii),
- uległ zniszczeniu w wypadku losowym (np. pożar, wypadek drogowy),
- stał się przestarzały.
Likwidacja majątku firmowego nie wymaga zapłaty ani podatku dochodowego, ani VAT-u. Trzeba jednak mieć na uwadze, że w razie kontroli urzędnicy mogą zechcieć zbadać, czy sprzęt, który mógł mieć jeszcze wartość faktycznie został zlikwidowany.
Aby zlikwidować majątek firmowy trzeba zaznaczyć fakt likwidacji w ewidencji środków trwałych (jeśli dana rzecz jest wpisana do tej ewidencji) i sporządzić protokół zapisując w nim m.in. powód likwidacji, jej przyczynę i datę. Oprócz tego na wypadek kontroli podatkowej warto posiadać dowody na to, że sprzęt faktycznie trafił do utylizacji. Może to być np. dowód oddania do skupu.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
