86 400 sekund trwa doba. To czas, który dla przedsiębiorcy czasem jest zbyt krótki na realizacje wszystkich zadań. Zazwyczaj wynikiem tego jest zła organizacja pracy. Dowiedz się, jak ją dobrze zaplanować i zwiększyć efektywność.
Zdjęcie royalty free z Fotolia
1. Wyznaczaj cele, planuj i działaj
To najskuteczniejszy mechanizm osiągania wspaniałych rezultatów. Jedyne czego do tego potrzebujesz, to długopis, kartka papieru i poświęcenie pięciu minut przed zaśnięciem. Na kartce, w punktach zapisz proste i precyzyjne sformułowania, które określą twoje zamierzenia, np. „Zwiększę sprzedaż o 15% wykorzystując internetowy kanał dostępu do klientów”. Następnie stwórz instrukcję, w jaki sposób zamierzasz zrealizować cel. Zaplanuj działanie krok po kroku. Ważne, abyś wyznaczył ostateczny termin wywiązania się z zadania. W innym przypadku, będziesz odkładał cel na jutro, którego – jak się domyślasz – realizacja nigdy nie przychodzi.
2. Prowadź dziennik postępów
Nic nie daje takiej satysfakcji, jak wiedza, że robi się postępy. Nawet drobne sukcesy sprawiają, że organizm wydziela dopaminę, która stymuluje zadowolenie i wzmacnia motywację do działania. Obserwuj, ile dobrego udało ci się zrealizować w ciągu dnia. Tu również pomocnym okazuje się długopis i kartka papieru. Prowadź checklistę, na której odznacz kolejne wykonane zadania. Na koniec dnia zapisz dlaczego jesteś z siebie zadowolony, np. „Jestem dumy z siebie, bo udało mi się dziś zrealizować…”. Zapewniam cię, że w ten sposób następnego dnia wstaniesz z lepszym nastawieniem.
3. Miej codzienny rytuał
Pięściarz, na kilka minut przed walką rozgrzewa się, wysłuchuje rad trenera, a idąc w stronę ringu słucha muzyki, która pobudza do walki. Wykorzystaj ten schemat i przed podjęciem pracy zadbaj o pozytywne emocje. Do rozpalenia pożądanego stanu emocjonalnego, wykorzystaj kilka zmysłów. Wielkimi literami namaluj w umyśle cel, jaki chcesz dziś zrealizować. Pomóż sobie dialogiem wewnętrznym i wykrzycz w duchu zwrot, który pobudzi cię do działania. Wstań i w triumfalnym geście unieś kilka razy do góry zaciśniętą pięść. Uśmiechnij się, a resztę zrobi twoja wyobraźnia. Poznaj schematy, które będą działać w twoim przypadku i uczyń z nich codzienny rytuał.
4. Wykorzystuj prawo Parkinsona
Prawo Parkinsona mówi, że realizacja zadania trwa tyle czasu, ile na jego realizację przeznaczymy. Dlatego, mimo obiecanego wcześniej dalekiego terminu, weźmy się za realizację zadania jak najwcześniej. Za każdym razem, kiedy będziesz planował pracę, skracaj maksymalnie czas, jaki dajesz sobie na wykonanie zadanie. Kiedy masz do napisania dziesięć maili i zazwyczaj poświęcasz godzinę na tę czynność, tym razem ogranicz czas do półgodziny. Zobaczysz, jak bardzo będziesz zmobilizowany, aby zmieścić się w wyznaczonych ramach czasowych. Co zyskujesz? W tym przypadku, aż trzydzieści minut.
5. Stosuj zasadę Pareto
20% twoich działań, przynosi 80% pożądanych rezultatów. Dzięki tej zasadzie, możesz wyznaczać priorytety i eliminować pochłaniacze czasu. W ten sposób zbudujesz przestrzeń, dla rzeczy naprawdę istotnych, które wpływają na osiągane efekty. Aby zagwarantować sobie skuteczność działania zasady 80/20 zaobserwuj, jakie czynności wykonujesz np. w ciągu godziny i zanotuj je. Jeśli na liście znalazło się dziesięć pozycji, wybierz tylko dwie najważniejsze, które są niezbędne do realizacji celu. Pięciominutowe wizyty na Facebooku, oglądanie galerii zdjęć, czy poboczne zadania eliminuj.
Adam Sawicki
Pasjonat sportów walki
Związany z księgowością firmy Auchan Polska. Doświadczenie zawodowe zdobył pracując dla Banku Millennium i Idea Banku. Pasjonuje się marketingiem internetowym i copywritingiem. Prywatnie pisze scenariusze filmowe i sparuje podczas treningów Krav Maga.
