5 wskazówek przydatnych przy organizacji warsztatów z klientem

Warsztaty u klienta są dla dostawcy oprogramowania dobrą okazją do nawiązania relacji opartych na zaufaniu i do wyrównania poziomu wiedzy w nieformalnej atmosferze. Ćwiczenia wykonywane razem pozwalają na zbliżenie stanowisk i znalezienie wspólnego języka, co umożliwia potem łatwiejsze pokonywanie przeciwności i efektywniejszą współpracę. Oto 5 wskazówek, przydatnych przy organizowaniu warsztatów projektowych, którymi dzieli się Łukasz Stilger, ekspert Agile z wrocławskiego Capgemini Software Solutions Center.

1. Zadbaj o lekką atmosferę

Misją warsztatów jest podjęcie złożonego tematu, jakim jest np. stworzenie nowej aplikacji, czy też przebudowa złożonego systemu informatycznego tak, aby był zrozumiały i użyteczny. Wbrew niektórym opiniom, nie jest to jednak dobra okazja do bardzo szczegółowego omawiania detali projektu. Podobnie jak książki z serii „dla opornych”, treść dobrych warsztatów powinna być lekkostrawna i skoncentrowana na praktyce.

W czasie spotkania u klienta uczestnicy uczą się wspólnie, odkrywają procesy, wyobrażają sobie, że robią coś razem, mając wrażenie, że „wyprodukowali” coś konkretnego. Podobnie jak „klasa odkryć” w szkole podstawowej, warsztaty są sposobem na przekazanie kluczowych dla projektu sposobów i metod pracy w formie zabawy. Wielu psychologów i socjologów uważa, że wykorzystanie elementów humorystycznych zwiększa procent zapamiętanych informacji i sprzyja kreatywnemu środowisku. Ale nie przesadzaj z żartami! Badania wykazują również, że zbyt dużo humoru może stać na przeszkodzie w zrozumieniu przekazu.

2. Pokaż proces, który jest znany

W trakcie warsztatów projektowych bardzo pomagają znajome metafory. Zgodnie z tzw. System Metaphor z Extreme Programming muszą być one zrozumiałe dla wszystkich uczestników. ‒ W Capgemini organizujemy warsztaty np. w formie Kanban Pizzy ‒ czyli metaforycznego procesu wspólnego tworzenia oprogramowania. Taki początek projektu z klientem się dobrze sprawdza i wprowadza dobrą „higienę” współpracy ‒ mówi Łukasz Stilger, Agile Coach w Capgemini Software Solutions Center, który poleca też książkę „Clean Language: Revealing Metaphors and Opening Minds” napisaną m.in. przez Judy Rees i warsztaty, które poprowadzi jej autorka.

Idea Kanban Pizzy jest bardzo prosta, organizacja też: potrzebujesz papieru, nożyczek, samoprzylepnych karteczek i kilku czerwonych pisaków. Najpierw zaprezentuj drużynom gotowy kawałek hawajskiej pizzy i wyjaśnij, co wchodzi w jej skład: kawałek ciasta (trójkąt wycięty z papieru), sos pomidorowy (czerwony marker), trzy plasterki szynki (różowe post-ity) i trzy plasterki ananasa (żółte post-ity). Sos pomidorowy ma ładnie przykrywać ciasto, a składniki muszą być starannie pocięte i równomiernie rozprowadzane po całej powierzchni pizzy.

Następnie poproś zespoły, aby wyprodukowały jak najwięcej pizzy, starając się uniknąć marnotrawstwa, tzn. surowców przygotowanych, ale nieużywanych. Wyjaśnij, jak działa piekarnik: mogą się w nim znajdować tylko trzy kawałki pizzy jednocześnie, a podczas pieczenia nie można wyjmować ani wkładać kolejnych!

Zobacz, jak przebiega warsztat:

3. Wprowadź reguły

Przy okazji warsztatów można wprowadzić reguły projektu i elementy podejścia Agile. Wąskim gardłem procesu Kanban Pizzy jest piekarnik, w którym mieszczą się maksymalnie trzy kawałki pizzy naraz. Czas pieczenia to co najmniej 30 sekund. Przy kolejnych rundach można stopniowo wprowadzać kolejne ograniczenia. Jak to w życiu bywa ‒ ktoś się zaczyna nudzić, ktoś nie nadąża z produkcją, w pośpiechu zdarza się, że jakość produktu spada.

‒ Warto również pamiętać o fundamentach przemysłowych Kanban, czyli skupieniu się na 3 kluczowych elementach: Muri, Mura, Muda, które z języka japońskiego oznaczają odpowiednio: przeciążenie (ang. overburden), zmienność (ang. volatility) i straty (ang. waste) Wokół tych trzech elementów poruszamy się na warsztatach, jak również po, czyli w codzienności projektowej ‒ dodaje Łukasz Stilger.

Inny wariant takiego warsztatu, zainspirowany konferencją Agile Alliance w Polsce z roku 2017, to wspólne pisanie opowiadania. W kolejnej rundzie dochodzą nowe elementy, które należy zintegrować z istniejącą narracją. Czasem zmienia się sceneria, czasem sam bohater. W tym przypadku większy nacisk położony jest na pracę w zespołach rozproszonych.

Warsztaty pozwolą zrewidować cele i pomysły klienta dzięki doświadczeniu zespołu po stronie firmy odpowiadającej za wdrożenie. Często zdarza się, że dobrze poprowadzone warsztaty pozwalają skonfrontować wizję projektu z możliwościami technicznymi oraz lepiej oszacować koszty całego przedsięwzięcia.

4. Podsumuj wydarzenie

Warsztaty to także doskonała okazja dla każdego dostawcy, aby jasno sformułować wspólne oczekiwania wobec projektu na przyszłości. Podsumowanie wydarzenia jest dobrym momentem na zwerbalizowanie i zmodernizowanie reguł w projekcie. To również sposobność, aby w nieformalnej atmosferze zacząć budować porozumienie i wzajemne zaangażowanie.

Ważne, żeby przy omawianiu wydarzenia dać uczestnikom możliwość odkrycia dobrych i niekorzystnych zachowań. ‒ Warsztaty pozwalają na popełnianie błędów i szybkie wyciąganie z nich wniosków, czyli swobodne eksperymentowanie ‒ mówi Łukasz Stilger. ‒ Im więcej błędów popełnimy w ich trakcie, tym lepiej przygotowujemy przyszłą współpracę. To jest właśnie esencja innowacyjności ‒ środowisko umożliwiające eksperymentowanie ‒ podkreśla Łukasz Stilger.  

5. Zadbaj o ciąg dalszy

Pamiętaj również, że zwykle nie wszyscy uczestnicy projektu mogą brać udział w warsztatach od początku do końca, np. tzw. sponsor projektu może po prostu nie mieć czasu. Możesz to przewidzieć i zaprosić te osoby, aby wzięły udział w konkretnych fragmentach. Wybierz te, które będą dla nich przydatne i interesujące. Warto, aby pojawili się podczas podsumowania wydarzenia.

Zadbaj o to, żeby treść przekazana na warsztatach znalazła się też w dokumentach, które możesz zostawić uczestnikom: krótka specyfikacja, infografika, listy kontrolne według pełnionej roli, prezentacja, która zostanie ponownie wykorzystana wewnętrznie. Poproś też uczestników o feedback w formie „take aways”:

• po pierwsze „co wynoszę z warsztatów?”,

• po drugie „co mi zapadło w pamięć?”

• i w końcu punkt trzeci ‒ „co będę aktywnie stosował?”.

Kryteria oceny wspólnie spędzonych godzin są proste: dobrze przeprowadzony warsztat umożliwia zespołowi nie tylko dobrą zabawę, ale lepsze poznanie siebie oraz reguł przyszłej współpracy. Jednak najważniejszy element każdych warsztatów to proces myślowy, który się odbywa w trakcie i trwa po ich zakończeniu.