Na zdjęciu: Joanna Francik, psycholog i właścicielka Centrum Sukcesu | fot. materiały prasowe
Mimo że w większości polskich firm nadal obowiązuje 8-godzinny dzień pracy, to niektóre spółki, np. w branży kreatywnej, skracają dzień pracy do sześciu godzin, aby „wycisnąć” z pracowników ile się da – i słusznie! Okazuje się bowiem, że pracownicy takich firm są zdrowsi, więc rzadziej chodzą na zwolnienia lekarskie, mają więcej czasu dla siebie i rodziny, dzięki czemu szybciej się regenerują, a w trakcie pracy, czas nie ucieka im przez palce.
Zapytaliśmy psycholog Joannę Francik z Centrum Sukcesu, dlaczego 6-godzinny dzień pracy jest dobry dla pracowników i pracodawców, jakie korzyści z niego wynikają i jak taki model pracy wdrożyć w przedsiębiorstwie.
Mając do dyspozycji 5 lub 6 godzin w ciągu dnia jesteśmy w stanie zrobić tyle samo, a niekiedy nawet więcej niż podczas 8-godzinnego dnia pracy. Dlaczego tak się dzieje?
Badania przeprowadzone podczas eksperymentu w Szwecji w 2015 roku pokazały, że pracownicy, którzy mają możliwość pracy w trybie 6-godzinnego dnia pracy są bardziej zaangażowani, pracują efektywniej, mają więcej energii, są bardziej pogodni i mniej chorują. Spowodowane jest to faktem, że taki system pracy pozwala pracownikom zachować większą równowagę pomiędzy życiem zawodowym a życiem prywatnym.
Sześciogodzinny tryb pracy wpływa także na większą motywację pracowników i zwiększa ich koncentrację na powierzonych zadaniach. Głównie dlatego, że daje im możliwość spędzania czasu po pracy na aktywnościach, które sprawiają radość (sport, hobby i pasje) oraz uwalnia czas dla rodziny i przyjaciół.
To wszystko wpływa na zmniejszenie poziomu stresu w życiu, co także przekłada się na życie zawodowe, tj. na dobry nastrój w pracy, na pozytywną atmosferę w zespole, na lepszą obsługę klientów, a także na zmniejszenie ilości dni absencji chorobowych.
Czy to oznacza, że efektywność pracowników rośnie wraz z malejącą ilością czasu?
Można tak stwierdzić. Zmniejszona liczba godzin pracy i dobra atmosfera, a co za tym idzie mniejszy poziom stresu, może znacząco wpływać na zwiększenie zaangażowania pracowników w wykonywane zadania. Zadowolony pracownik jest bardziej zmotywowany, lojalny i produktywny.
Co jeszcze pozytywnie wpływa na mobilizację i produktywność pracowników?
Dobra relacja z przełożonym, atmosfera w zespole, a także jasno sprecyzowane oczekiwania, cele i zadania. Aktualnie przy nieustannej dynamice zmian i rosnących wymaganiach otoczenia, managerowie muszą być coraz bardziej elastyczni i innowacyjni. Stale muszą przewidywać zagrożenia oraz szybko i trafnie podejmować decyzje.
Kluczem do sprostania tym wyzwaniom jest kompetentny, zgrany i zaangażowany zespół, który utożsamia się z organizacją i powierzonymi zadaniami. Zatrudnieni ludzie chętniej przyczyniają się do realizacji powierzonych im obowiązków, gdy mają świadomość i poczucie, że sukces zależy także od nich samych.
Pracowników szczególnie angażuje możliwość realizowania własnych pomysłów, a także decydowanie o sposobie wykonywania zleconych im zadań i obowiązków. Na motywację i produktywność zespołu ogromny wpływ ma także możliwość zgłaszania własnych pomysłów, możliwość rekomendowania rozwiązań, wspólne wytyczanie celów, a także powierzanie im współodpowiedzialności za wyznaczone cele.
Do tego niezwykle dobrze na produktywność personelu wpływa szacunek i partnerska relacja z przełożonym oraz przekazywanie regularnej informacji zwrotnej na temat realizacji powierzonych i zrealizowanych zadań – są to szczególnie istotne elementy dla pracowników z pokolenia Y i Z.
Przedsiębiorcy, którzy wdrożyli w swoich firmach skrócony dzień pracy przekonują, że ich podopieczni rzadziej korzystają ze zwolnień lekarskich. Dlaczego?
Jak już wspomniałam wcześniej, pracownik, który ma zachowaną równowagę pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym jest bardziej pogodny i radosny. Ma możliwość rozładowania swojego stresu, spędzając czas z rodziną i przyjaciółmi, uprawiając sport, poświęcając się swojemu hobby. Zwiększa się odporność organizmu, w mózgu powstaje więcej endorfin, a to powoduje mniejszą podatność organizmu na zachorowania.
Pracując 6 godzin dziennie ma się więcej czasu dla siebie i rodziny, co z kolei przekłada się na zdrowie psychiczne, to prawda?
Tak. Zwiększenie równowagi pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym może nie tylko prowadzić do polepszenia stanu psychicznego pracownika, zmniejszenia poziomu stresu i frustracji, ale także może zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia wypalenia zawodowego i depresji.
Jakie jeszcze korzyści mogą czerpać pracodawcy dając pracownikom dodatkowe 2-3 godziny wolnego czasu w ciągu dnia?
Aktualnie bardzo wiele pracodawców boryka się z problemem fluktuacji, braku lojalności i przywiązania do pracodawcy. Szczególnie trudno jest się związać z pracownikami z pokolenia Y i Z.
Dla nich bardzo istotnym czynnikiem jest równowaga pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym i możliwość realizacji swoich pasji. Skracając czas pracy, pracodawcy mogą wpłynąć na zwiększenie poziomu lojalności i przywiązania do firmy, co także będzie wpływać na zmniejszenie kosztów związanych z rekrutacją, fluktuacją i wdrożeniem nowych pracowników.
Pani zdaniem, istnieją jakieś negatywne aspekty 5- lub 6-godzinnego dnia pracy?
Negatywne aspekty mogą dotyczyć głównie kosztów w pracy zmianowej. U pracodawców zatrudniających pracowników w jednozmianowym 8-godzinnym systemie czasu pracy, jeśli będą dobrze sprecyzowane i wytyczone cele i zadania, a także jeśli będzie dobrze przygotowana kadra managerska, nie dostrzegam negatywnych aspektów wdrożenia 6-godzinnego systemu dnia pracy.
Co ze zmęczeniem, czy tak intensywny dzień pracy w dłuższej perspektywie nie będzie wykańczający?
Bardzo ważne jest dobre przygotowanie, czyli przeszkolenie kadry managerskiej i pracowników w pracy z celami (np. zarządzanie przez cele, zarządzanie projektami), a także jasne i zrozumiałe przekazywanie strategii, celów i oczekiwań.
Jeśli zadania będą wytyczone zgodnie z zasadą SMART, cele będą realne i możliwe do wykonania podczas dnia pracy, zmęczenie nie powinno być większe niż podczas 8-godzinnego dnia pracy. Tutaj nawet może zwiększyć się poziom hormonów szczęścia (endorfin i dopaminy), gdyż umysł ludzki bardzo lubi otrzymywać informacje o zrealizowanych zadaniach.
Komu takie tempo pracy może nie odpowiadać?
Statystycznie na każdą zmianę ⅓ pracowników reaguje z entuzjazmem, ⅓ reaguje neutralnie, a ⅓ się buntuje i oponuje. Tutaj także trzeba się przygotować, iż część pracowników, która nie lubi zmian, nie będzie wspierać wdrożenia takiego rozwiązania.
Może to być trudne także dla pracowników, którzy lubią spędzać w pracy cały swój wolny czas, a także dla tych konserwatywnych, którzy od lat mają swój stały rytuał na wykonywanie zadań i zmiana tego może spowodować spadek ich efektywności (przynajmniej na samym początku).
Jak przygotować pracowników do zmiany modelu pracy?
Aby skrócenie dnia pracy było najbardziej efektywne zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców, bardzo ważne jest dobre przygotowanie zarówno pracowników jak i managerów, np. poprzez:
- zadbanie przez zarządzających o sprawną i jasną komunikację na wszystkich szczeblach organizacji
- wdrożenie zarządzania przez cele (ZPC)
- wprowadzenie partycypacyjnego zarządzania (wspólne wyznaczanie celów i zadań, powierzanie odpowiedzialności)
- regularny feedback, regularna rozmowa (na wszystkich szczeblach stanowisk)
- warto wytypować i zaangażować ambasadorów zmian, którzy będą pomagać wdrożyć zmianę i zachęcać do niej innych.
Być może będą potrzebne pracownikom nowe umiejętność. Jakie?
Bardzo ważne umiejętności przy wdrożeniu 6-godzinnego systemu pracy, to umiejętności managerskie tj. planowanie, organizowanie, motywowanie, partnerstwo i regularny feedback zamiast tradycyjnego systemu ocen.
Co zrobić, aby maksymalnie efektywnie wykorzystać czas w pracy?
Najważniejsze jest, aby każdy wiedział jakie są priorytety, oczekiwania, cele i zadania.
Warto także korzystać z systemów do tworzenia tygodniowych i codziennych list zadań (systemy takie jak Trello, Wunderlist, Todoist, Basecamp), które jednocześnie może widzieć manager i inne osoby z zespołu, co może także usprawnić pracę zespołową i zastąpić pisanie czasochłonnych raportów.
Bardzo istotną kwestią jest także, aby przełożony dawał regularny feedback swoim pracownikom na temat zakończonych projektów i zadań.
Po skróceniu godzin pracy dystraktory prawdopodobnie nie znikną ot tak. Jak je rozpoznać i jak ich unikać?
Dystraktory były i będą zawsze, a nawet będzie ich coraz więcej. Aby jak najmniej rozpraszały pracowników w wykonywaniu zadań, ważne jest, aby dobrze dopasować zadania do kompetencji pracowników, aby chętnie wykonywali powierzone im obowiązki.
Im lepiej zadania będą dopasowane do możliwości i kompetencji pracownika, tym większe będzie jego zaangażowanie i tym mniej będzie się rozpraszał np. przeglądając strony internetowe lub korzystając z Facebooka. Jeśli organizacja będzie inwestować w dobrych liderów, którzy potrafią motywować i budować zaangażowane zespoły, tym mniejsza będzie potrzeba tworzenia skomplikowanych regulaminów i instrukcji.
Same w sobie cele i zadania, dobra atmosfera pracy, dobre motywujące słowo managera będzie bardziej pracowników motywować do wykonywania powierzonych im zadań niż jakiekolwiek zakazy i regulaminy.
–
O rozmówcy:
Joanna Francik
Psycholog biznesu, coach, psychoterapeuta.
Posiada 11 letnie doświadczenie w HR na stanowisku managerskim. Założycielka Centrum Sukcesu, gdzie wspiera swoich Klientów i Pacjentów w rozwoju osobistym i zawodowym, a także pomaga w przywróceniu dobrostanu emocjonalnego i leczeniu zaburzeń odżywiania.
