Zdjęcie: Mike, Pexels, na licencji CC
Uporządkowanie firmowych zasobów
Choć firmy przechowują dziś średnio 70% swoich zasobów w formacie cyfrowym, a odsetek fizycznych regularnie spada, biznes wciąż zmaga się z nadmiarem dokumentów. Nawet 1⁄3 respondentów wspomnianego badania przechowuje wewnętrznie ponad 100 tys. pudeł z papierowymi aktami. Blisko 67% organizacji nadaje wysoki lub średni priorytet projektom mającym na celu uporządkowanie zgromadzonych zasobów. Chęć przeprowadzenia kompleksowej inwentaryzacji dokumentów dotyczy zarówno organizacji, które chcą przystąpić do cyfrowej transformacji, jak i tych o większej dojrzałości technologicznej.
W przypadku innowacyjnych firm odsetek dokumentów papierowych stanowi nawet mniej niż 30% przechowywanych akt. W przypadku większych przedsiębiorstw w praktyce wiąże się to z posiadaniem nawet kilkuset tysięcy pudeł w archiwum. Podjęcie decyzji o ich zweryfikowaniu najczęściej jest uwarunkowane dążeniem do optymalizacji kosztowej, a także ograniczenia ryzyka wycieku danych.
– Dane z raportu Iron Mountain wskazują, że dla 79% respondentów najważniejszym czynnikiem warunkującym digitalizację dokumentów jest redukcja kosztów oraz ryzyka związanego z zarządzaniem papierowymi dokumentami. Organizacje postrzegają również uporządkowanie dokumentacji jako fundament cyfrowej transformacji. 58% firm decyduje się na taki projekt, aby w przyszłości proces digitalizacji przebiegał płynnie i bezproblemowo – mówi Michał Ledzion, business development executive w Iron Mountain Polska.
Pierwszy krok na ścieżce cyfryzacji
Z badania opracowanego na zlecenie Iron Mountain wynika, że 79% firm uznaje za ważne lub bardzo ważne wdrożenie procesu weryfikacji posiadanych zasobów na potrzeby późniejszej digitalizacji. Jednocześnie zdecydowana większość organizacji ustanawia wysoki priorytet w tym etapie cyfryzacji.
M.in. ze względu na to, że według szacunków nawet ¼ papierowych zasobów jest trudna w identyfikacji w ramach codziennej pracy. Mimo świadomości na temat korzyści wynikających z uporządkowanych zasobów danych – firmy niejednokrotnie wstrzymują się z realizacją projektu z uwagi na pojawiające się wyzwania.
– Nie mam wątpliwości, że liczba firm, które będą optymalizować procesy pod kątem koncepcji paperless, z czasem stanie się jeszcze większa. Choć biznes dostrzega już wielopoziomowe korzyści z wyeliminowania papieru z organizacji, pewne wyzwania niejednokrotnie utrudniają podjęcie konkretnych działań. Chodzi m.in. o brak odpowiedniego indeksowania zasobów, a także brak procedur w obszarze przechowywania, który skutkuje tym, że dokumenty w pudłach są pomieszane. Jednak według połowy osób biorących udział w naszym badaniu największym problemem okazuje się niedobór personelu. Uniwersalnym rozwiązaniem dla wymienionych wyzwań jest outsourcing, który pozwala ograniczyć zaangażowanie wewnętrznych zasobów o 63%, a także zwiększyć efektywność działań o 52% – podsumowuje Michał Ledzion.
Stosy papierowych dokumentów wciąż pozostają w polskich firmach obecne, choć odsetek organizacji, których nadrzędnym celem jest ich cyfryzacja, konsekwentnie rośnie.
Koszty utrzymania fizycznego archiwum, chęć uwolnienia przestrzeni biurowej, ograniczenie czasu na wyszukiwanie konkretnych danych, ryzyko incydentów naruszenia danych czy też niezgodności z przepisami oraz ich konsekwencje to czynniki, które motywują biznes do działania, mimo wyzwań, którym muszą stawić czoła.
