Poznaj najlepszy sposób zarządzania projektem. Jak pracować w zespole cross-funkcjonalnym?

W tym artykule chciałabym podzielić się kilkoma przemyśleniami na temat zespołów interdyscyplinarnych.

W Untitled Kingdom stale doskonalimy technikę pracy w zespołach cross-funkcjonalnych. Nie powiedziałabym, że udało nam się ją już opanować do perfekcji, a raczej, że jest to umiejętność, której uczymy się każdego dnia. Nawet jeśli czasami nie wszystko przebiega zgodnie z planem, czujemy, że zmierzamy w dobrym kierunku. Idzie nam coraz lepiej!

Czym są zespoły cross-funkcjonalne?

Pierwszą osobą, której udział jest niezbędny w procesie tworzenia aplikacji jest oczywiście developer. W dalszej kolejności myślimy o pozycjach takich jak projektant, product manager, czy specjalista do spraw marketingu (często dołączają oni do zespołu w dalszych etapach lub kiedy aplikacja została już umieszczona w App Store).

Tworzenie zespołu cross-funkcjonalnego polega na zebraniu ludzi zajmujących się różnymi dziedzinami, do wspólnej pracy nad produktem. Różne perspektywy, źródła wiedzy oraz kompetencje wszystkich członków zespołu powinny się spotkać w jednym punkcie i wokół jednego celu. Sama idea zespołów cross-funkcjonalnych wywodzi się z metodologii agile. Czy działa?

1. Różne punkty widzenia

To prawdopodobnie największa zaleta zespołu interdyscyplinarnego. Oczywiście, byłoby wspaniale gdybyśmy posiadali całą wiedzę świata – tak jednak nie jest. Niektórzy z nas są lepsi w danej dziedzinie, inni posiadają doświadczenie, którego brak pozostałym. Developer może być wybitny w tworzeniu krystalicznie przejrzystego kodu, a jednocześnie nie rozumieć w dostatecznym stopniu projektowania UX.

Każdy z nas patrzy na produkt ze swojego punktu widzenia. Gdy pracuje nad nim tylko jedna osoba, produkt będzie odzwierciedlał wyłącznie jej doświadczenie. Ale gdy pracujemy z naszymi partnerami, konfrontujemy nasze perspektywy aż do osiągnięcia rozwiązania, które zadowala każdego członka zespołu.

Wyobraźcie sobie projektanta, który tworzy piękny szkic projektu po czym dowiaduje się, że jego zakodowanie nie jest możliwe lub jego forma jest niezrozumiała dla użytkowników. Tej i podobnych sytuacji można uniknąć dzięki wspólnej pracy nad aplikacją.

2. Praca zespołowa

Nie trzeba mówić, jak bardzo zbliża nas ku sobie pracowanie w zespole. Spotykanie się każdego dnia, by omówić poszczególne kwestie, zadać pytania, czy przeprowadzić burze mózgów znacznie usprawnia też proces komunikacji i poprawia jej efekty. Rozwijając projekt zespołowo, pogłębiamy wspólne zaufanie i budujemy wzajemny szacunek.

Oczywiście to naturalne, że lubimy niektórych bardziej od innych, jednak nasze sympatie nie powinny mieć wpływu na jakość pracy. Dlatego tak istotnym jest, by budować szacunek i zaufanie, nawet jeśli nie ma się ochoty na tworzenie głębszych relacji czy spędzanie wspólnie czasu po pracy.

Wszyscy jesteśmy zwierzętami stadnymi i potrzebujemy interakcji. Dlatego praca zespołowa jest zwyczajnie przyjemniejsza i bardziej naturalna niż gra solo.

3. Śledzenie projektów na bieżąco

Ważne, by każdy członek zespołu wiedział, nad czym w danym momencie pracują jego koledzy i jakie są ich obecne trudności. Wszyscy wiemy, że praca nie zawsze idzie zgodnie z planem. Wtedy też, by osiągnąć lepsze rezultaty, konieczna jest zmiana strategii. To natomiast możliwe jest tylko wtedy, gdy wiemy na jakim etapie pracy znajdują się inni członkowie zespołu.

4. Szybkość reakcji

Wspólna praca nad produktem pozwala nam uniknąć sytuacji, w której testowaniem aplikacji zajmuje się wyłącznie jedna osoba. Praca w zespołach interdyscyplinarnych pozwala nie tylko na wyłapanie błędów, ale także na oznaczenie elementów, które w naszym odczuciu mogą być uciążliwe dla użytkowników. W ten sposób możliwe jest wdrożenie wymyślonego rozwiązania na bieżąco, w trakcie rozwijania aplikacji – bez potrzeby czekania na zmiany w stadium, gdy produkt jest już gotowy.

Oczywiście, w idealnym świecie wszelkie przypadki powinny być wzięte pod uwagę już w pierwszych projektach, jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez developerów. Jednak w rzeczywistości niektóre błędy da się wyłapać dopiero w trakcie używania aplikacji.

5. Retrospekcje

Weryfikacja dotychczasowego podejścia jest znacznie łatwiejsza w warunkach codziennej pracy zespołowej. W razie wątpliwości, warto zatrzymać się i przemyśleć wszystko, nim proces zajdzie za daleko. Ciągły przepływ informacji pomiędzy wszystkimi członkami zespołu, sprawia że wszystko idzie o wiele płynniej niż w przypadku sporadycznych konsultacji. Takie podejście pozwala zebrać się, porozmawiać o problemach, błędach i tym, co można poprawić w dalszym etapie pracy.

6. Iteracja

Bycie na bieżąco pozwala nam na iterację naszych projektów i kodu, zanim produkt zostanie ukończony. Często bywa tak, że przejrzystości kodu i pięknego designu, aplikacja pozostawia wiele do życzenia np. pod kątem UX. W tym wypadku naniesienie na projekt poprawek UXowych po ukończeniu produktu wymagałoby prawdopodobnie zmiany projektu i przynajmniej części kodu.

By tego uniknąć, możemy dokonywać iteracji produktu na bieżąco, oszczędzając przy tym wiele pracy, czasu i pieniędzy. Lepiej stworzyć coś porządnie od podstaw, niż poprawiać to w dalszych etapach pracy.

7. Lepsza jakość produktu

Produkt końcowy powinien powstać w efekcie dogłębnego zrozumienia jego przeznaczenia, oraz samego procesu jego tworzenia. Każda część produktu powinna być konsultowana przez wszystkich członków zespołu. W efekcie zespół nie tylko wykonuje swoją pracę, ale tworzy najwyższej jakości aplikację, analizując każdy jej aspekt (jakość kodu, komfort użytkowania, projekt, rozwój, itp.).

Cross-funkcjonalne czy dysfunkcjonalne?

Ogólna idea zespołów cross-funkcjonalnych jest bez zarzutu. Praca w tego rodzaju zespole jest korzystna zarówno dla jego członków, jak i dla końcowego produktu. Jednakże, również w przypadku tego podejścia, istnieje kilka elementów, które stanowią prawdziwe wyzwanie podczas pracy w zespole cross-funkcjonalnym:

1. Koordynacja i skupienie

Oczywiście, każdy członek zespołu odpowiada za swoją pracę. Czasami jednak, angażując się w całość projektu, trudno skupić się na własnych zadaniach. Jeśli projekt od samego początku jest dobrze zaplanowany, trudność ta zwyczajnie nie ma miejsca. Jednak podobnie jak w przypadku jakiejkolwiek pracy nad projektami, brak odpowiedniego planu rodzi problemy, które mogą okazać się jeszcze bardziej złożone w przypadku zespołów interdyscyplinarnych. Dobrze przemyślany plan działania, oraz silne skupienie to konieczne elementy pracy w zespole cross-funkcjonalnym.

2. Wybieranie rozwiązań

Niektóre rzeczy są możliwe tylko dlatego, że nie wiemy że nie są. W zespole interdyscyplinarnym łatwo zrezygnować z forsowania własnego pomysłu, jeśli inni członkowie zespołu uważają go za błędny. Ma to swoje plusy: Możemy np. pracować bardziej wydajnie dzięki porzuceniu pomysłu wprowadzającego zbędne komplikacje. Z drugiej jednak strony, łatwo zrezygnować z naprawdę dobrych pomysłów tylko dlatego, że są nietypowe lub trudne do przedstawienia. Warto w tej sytuacji postępować zgodnie z zasadami metodologii scrum, która znacznie ułatwia pracę w zespołach interdyscyplinarnych.

3. Przywództwo

Bywa tak, że w projekcie brak jest oczywistego lidera, zwłaszcza jeśli jest to zespół utworzony oddolnie. Brak lidera może skutkować utratą skupienia działań zespołu na realizacji zamierzonych celów. Długie, bezowocne spotkania, bezcelowe dyskutowanie nad szczegółami, debaty nie przynoszące żadnych rozwiązań… nikt nie chce tego w swoim projekcie. Kiedy brakuje lidera, najłatwiej jest słuchać osoby posiadającej najsilniejszą osobowość. Jednak bycie urodzonym przywódcą nie oznacza wcale, że osoba ta posiada największą wiedzę i umiejętności potrzebne do efektywnego zarządzania projektem.

W duchu metodologii scrum, samoorganizowanie się zespołów jest rzeczą naturalną, jednak rzeczywistość odbiega nieco od przedstawionego w literaturze ideału. W Untitled Kingdom co dzień uczymy się, jak być bardziej elastycznymi oraz pełnymi szacunku względem innych, a także, jak radzić sobie z pracą zespołową bez udziału lidera.

Wnioski

Utrzymanie skupienia i wzorowej organizacji w zespole cross-funkcjonalnych jest trudne, jednak jest to najlepsza metoda pracy, jaką znam. Dobrze zorganizowana praca w zespole interdyscyplinarnym to komfort członków zespołu, lepsze efekty pracy, spora oszczędność czasu i pieniędzy, oraz… lepsza zabawa.

–

Sara Marska – Maj

Pracuje w Untitled Kingdom na stanowisku ASO & Growth specialist. Do jej głównych zadań należy pozycjonowanie aplikacji oraz zwiększanie konwersji poprzez analizę zachowania użytkowników, zrozumienie ich potrzeb i usprawnianie aplikacji tak by była bardziej przyjazna i zrozumiała. Poza pracą Sara kończy studia filmoznawcze, pije dużo kawy i spaceruje ze swoim Malamutem.