Officevibe, czyli jak stworzyć lepsze miejsce pracy

O tym jak ważne są to czynniki, jak o nie dbać i jak je mierzyć dowiecie się z poniższego artykułu.

Na początku był chaos

Jak kwestia zaangażowania pracowników wyglądała w Merixstudio? Nie boimy się tego przyznać – przed laty panował w naszej firmie “mały” chaos. Gdy liczyła ona 20-30 osób, czyli o ponad połowę mniej pracowników niż obecnie, nikt nie zawracał sobie głowy sprawami takimi jak zaangażowanie pracowników, benefity czy kwestie przywiązania do firmy. Nikt nie sprawował nad tym stałej kontroli, nikt nie badał potrzeb i problemów. BŁĄD. Tak, to był błąd, który z perspektywy czasu wydaje się nader oczywisty. Gdy nie miało to większego wpływu na warunki panujące w firmie, nie przykładano do kwestii pracowniczych zbyt dużej wagi. Jednakże wraz z rozwojem i rozrostem biznesu, wzrosło również poczucie, iż należy dbać o wspomniane wyżej aspekty.

Pracownik nasz Pan?

Źródło zdjęcia: officevibecdn.blob.core.windows.net

W obecnej sytuacji na rynku pracy żadna z firm nie może pozwolić sobie na to, żeby jej pracownicy byli niezadowoleni z obowiązków i z miejsca, w którym pracują. Pracownik nieszczęśliwy to bowiem pracownik nieproduktywny, a to przynosi ogromne straty. Z powodu niezadowolonych i niezaangażowanych pracowników amerykańskie firmy tracą w skali roku od 450 do 550 miliardów dolarów! Pracownik nieszczęśliwy to również osoba, która nie myśli dobrze o obecnym miejscu pracy, a która widzi siebie u naszej konkurencji. Taka osoba prędzej czy później nas opuści, z czym wiążą się również ogromne koszty. Jak podają dane, odejście pracownika to koszt jego średniej pensji wypłacanej przez 6 do 9 miesięcy!

Rezygnacja pracownika oznacza bowiem uruchomienie procesu rekrutacji, a co za tym idzie wydania wcześniej nieplanowanych funduszy na reklamę. Gdy już uda nam się zatrudnić nowego pracownika w miejsce tego, który odszedł, dochodzą również wydatki w postaci jego wdrożenia. Żaden, nawet najlepszy pracownik, nie wejdzie z miejsca do nowej firmy i nie zacznie pracy bez wdrożenia. Na pewno posiada on wiedzę, której nikt nie kwestionuje lecz nie ma pojęcia o tym jak funkcjonuje nasza firma. Nie wie jak wygląda tworzenie projektów, procesy decyzyjne, jak działa management. Poznanie tego wszystkiego zajmie mu trochę czasu, a jak dobrze wiemy – czas to pieniądz. Pieniądz, który tracimy wraz z utratą pracownika.

Ryby i pracownicy głosu nie mają…?

Źródło zdjęcia: 10 essential pillars of employee engagement, eBook Officevibe

Co więc zrobić, aby pracownicy byli zadowoleni i nie chcieli opuszczać naszej firmy? Oprócz zapewnienia odpowiedniego wynagrodzenia, które przychodzi do głowy jako pierwsze, są również inne aspekty, na które warto zwrócić uwagę. Jednym z nich jest stworzenie przyjaznego miejsca do pracy. Takiego, w którym pracownicy będą się czuli swobodnie, dzięki czemu będzie pracowało im się znacznie lepiej. Łatwo się mówi, ale co jest tym przyjaznym miejscem pracy? To pojęcie rozumieć można dwojako. Z jednej strony, czysto fizycznie, komfortowe biuro z wieloma udogodnieniami na modłę zachodnich startupów. Świetnie zrobili to w paryskiej siedzibie firmy BlaBlaCar, gdzie stworzono designerskie biuro z licznymi udogodnieniami. Podobnie w londyńskiej siedzibie Spotify – stworzono miejsce, do którego pracownicy przychodzą z przyjemnością. Z drugiej strony natomiast przyjazne miejsce pracy to takie, które tworzą ludzie. Miejsce, w którym pracownicy mają realny wpływ na kształt i funkcjonowanie firmy. Jak to zrobić? Oddać pracownikom głos.

Officevibe – sekretny składnik przyjaznego miejsca pracy

Kiedy firma nie jest zbyt duża, można poświęcić czas na rozmowy z pracownikami. Co jednak w przypadku, gdy zatrudniasz ponad 50 osób? Idealnym narzędziem do szybkiego zbierania opinii pracowników jest Officevibe – oprogramowanie kanadyjskiej firmy, której hasłem przewodnim jest “Każdy powinien być szczęśliwy w pracy”. Krótkie motto, które bardzo dużo mówi o firmie samej w sobie jak i o usługach, które ona oferuje. Officevibe to narzędzie, które nie tylko daje możliwość wypowiedzenia swojej opinii, pochwał i żali, ale też pozwala trzymać rękę na pulsie w kwestii szczęśliwości i zaangażowania pracowników.

Officevibe wykorzystywany przez takich światowych gigantów jak Apple, HP czy HubSpot, jest idealny do mierzenia satysfakcji pracowników, zbierania od nich feedbacku oraz opinii na temat tego co zrobić, by firma stała się lepszym miejscem do pracy. Siłą programu oprócz przyjaznego interface’u, możliwości integracji ze Slack’iem oraz skrzynką pocztową, jest ogromna liczba interesujących opcji, które oferuje.

Źródło zdjęcia: officevibe.com

Cotygodniowe ankiety tworzone przez ekspertów Officevibe poruszają tak ważne tematy dla każdego pracownika jak rozwój osobisty, uznanie, relacje z managerami czy szczęście. W sumie możemy przeanalizować 10 głównych elementów składających się na całościowy obraz zaangażowania pracownika. Wartym podkreślenia jest fakt, iż każdy z dziesięciu głównych elementów składa się jeszcze z kilku mniejszych, co pozwala na jeszcze bardziej szczegółowe zbadanie danego tematu. Wszystko okraszone jest wykresami oraz wynikami liczbowymi, bardzo przydatnymi w późniejszej analizie.

Oprócz tworzonych przez Officevibe ankiet, program daje również możliwość tworzenia własnych kwestionariuszy. Targetować je można na całą firmę lub konkretne zespoły, tak by wyniki były jak najbardziej szczegółowe. Do wyboru mamy tutaj trzy rodzaje ankiet: wielokrotnego wyboru, ocenę w skali (z dodatkowym pytaniem otwartym) lub samo pytanie otwarte. Co ważne, a co pozwala mniej otwartym osobom na wypowiedzenie się, program oferuje anonimowe odpowiadanie na pytania. Odpowiedzi spływają do osoby zarządzającej programem (w naszym przypadku jest to HR), a następnie analizowane są z Team Leaderami lub osobami decyzyjnymi.

Ciekawym elementem, oprócz wspomnianych ankiet, jest również Suggestion Box. Dzięki tej opcji każdy, w dowolnym momencie, może przesłać swój feedback na interesujący lub problematyczny temat. Jest to bardzo dobre rozwiązanie do szybkiego zbierania opinii i podejmowania działań. Jak podają statystyki, 98% firm używających Officevibe uważa go za pomocne źródło zbiórki feedbacku, a 86% z nich wprowadziło w życie sugerowane przez pracowników zmiany.

Źródło zdjęcia: officevibe.com

To właśnie zbieranie pomysłów i badanie odczuć osób pracujących w firmie stanowi największy potencjał Officevibe. Dzięki niemu wiemy, które tematy w firmie są najbardziej palące, do natychmiastowego rozwiązania, a które wymagają głębszej analizy. Korzyści płynące z używania tego oprogramowania w firmie są więc obopólne. Kadra zarządzająca wie gdzie należy skupić swoją uwagę, które stosowane rozwiązania utrzymać, a gdzie warto coś zmienić. Wszystkie osoby używające Officevibe czują natomiast, iż mają realny wpływ na kształt firmy i odbywające się w niej zmiany.

Z czym to się je? Officevibe w praktyce

Źródło zdjęcia: 10 essential pillars of employee engagement, eBook Officevibe

W Merixstudio wiemy jak ważny jest pracownik i jego opinia, dlatego właśnie wprowadziliśmy w życie soft firmy z Kanady. Co poniedziałek każdy z nas otrzymuje krótką, bardzo łatwą do wypełnienia ankietę. Co tydzień wybierane są dla nich dedykowane pytania z puli, która została opracowana przez ekspertów pracujących dla Officevibe. Dodatkowo w każdy czwartek każdy otrzymuje pytanie dotyczące stricte codziennej pracy i ważnych tematów dla firmy. Pytanie to kierowane jest do firmy jako całości lub każdy z działów otrzymuje pytanie dedykowane jego pracy. 

Narzędzie jakim jest Officevibe cieszy się w naszej firmie bardzo dużą popularnością. Regularnie korzystamy z niego wszyscy w firmie. Wynika to z ich pewności, że przekazywany przez nich feedback zostanie rzetelnie przeanalizowany zarówno z Team Leaderami, jaki i osobami zarządzającymi firmą. 

Dzięki temu w Merixstudio wszyscy razem budujemy jeszcze lepsze miejsce do pracy. Otrzymywane sugestie rozwijają firmę w kierunku, w którym chcemy żeby podążała. Tyczy się to zarówno takich spraw jak udogodnienia w codziennej pracy w biurze, jego wygląd jak i sugestii na temat realizowania projektów. Oczywistym jest, iż nie wszystkie propozycje da się zrealizować, dlatego bardzo ważny jest tutaj feedback zwrotny. Pracownik wie, dlaczego jego prośba lub sugestia nie była zrealizowana. Pomimo negatywnej odpowiedzi ma świadomość, że jego prośba nie została zignorowana, a była rzetelnie przeanalizowana.

Jak zadziałało to w naszej firmie? W chwili obecnej poziom zaangażowania wszystkich osób w firmie wzrósł o ponad 1,5 punktu (w skali 10 punktowej) od pierwszego dnia użytkowania Officevibe. Poprawa jest więc wyraźnie zauważalna. Dodatkowo wychodziliśmy naprzeciw potrzebom pracowników w kwestiach, które łatwo mogłyby zostać przeoczone. Udogodnienia w postaci podnóżków, podpórek pod nadgarstki czy chociażby nowych gier na konsolę. Drobne rozwiązania, które poprawiły komfort pracy i zadowolenie wielu osób.

Jestem świadom, iż nie wszystkie firmy stać na nagłe wprowadzanie zmian zarówno w kwestii udogodnień w biurze, jak i zmian w strukturze firmy. Warto jednak zacząć od podstawowej zmiany jaką jest słuchanie pracowników. Pracownik, który wie że ma realny wpływ na kształt firmy jest pracownikiem dużo bardziej zmotywowanym. Wie on, że może współtworzyć miejsce pracy tak by jemu samemu pracowało się jak najlepiej. Jest to więc kierunek, w którym wszystkie firmy powinny podążać.

–

Maciej Fedorów

HR Manager w Merixstudio

W świecie IT poszukuje talentów, którzy swoimi umiejętnościami wesprzeć mogą działania firmy. Nie zapomina przy tym o potrzebach i problemach członków zespołu, dbając o to by ich poziom zadowolenia z pracy był jak najwyższy. Współtworzy działania Employer Brandingowe kreując wizerunek Merixstudio jako miejsca przyjaznego pracownikom. Prywatnie wielbiciel buldogów francuskich i niezależnego kina.