O zarządzaniu i kontrolowaniu finansów w firmie

Tekst jest częścią akcji partnerskiej mającej na celu promocję bezpłatnych wydarzeń organizowanych w łódzkim i katowickim oddziale Idea Hub. Podczas szkoleń uczestnicy dowiedzą się o tym, jak od środka wygląda prowadzenie działalności gospodarczej. Więcej na ich temat na stronie wydarzenia.

Zdjęcie główne artykułu by stocksnap.io

Odpowiedzią powinno być wzorowanie się na najlepszych firmach, które z powodzeniem funkcjonują na konkurencyjnych rynkach. Takie firmy mają sprawdzone schematy organizacji i działania. Mają również jeden, podstawowy element, który determinuje podejmowanie większość decyzji. Tym elementem jest budżet i dane finansowe. To co wyróżnia zyskowne firmy to właśnie podejmowanie decyzji w oparciu o twarde dane, o cyfry.

Od czego można zacząć podejmowanie decyzji w oparciu o budżet we własnej firmie?

Pierwszą zasadą jest oddzielenie pieniędzy firmowych od prywatnych oraz sprecyzowanie własnej, miesięcznej wypłaty. Kiedy mieszasz pieniądze firmy z osobistymi nigdy nie będziesz bogaty. To co warto zrobić, to w budżecie ustalić kwotę pieniędzy, którą zapłaciłbyś osobie na Twoim stanowisku. Będzie to Twoja podstawowa wypłata. Kiedy zatrudnisz osobę, która przejmie Twoje obowiązki będzie to jej wypłata. Natomiast po zakończeniu miesiąca, kwartału lub roku możesz wypłacić sobie premię właściciela. Zasada ta zdecydowanie uzdrowi Twoje firmowe finanse.

Drugą zasadą jest prowadzenie budżetu kosztowego. Ponieważ tylko nad kosztami możesz w pełni zapanować. Przychody zawsze są niepewne i często trudne do przewidzenia. Kiedy zaczniesz prowadzić budżet kosztowy, kiedy podzielisz koszty na stałe, zmienne, okazyjne i inwestycje, to będziesz potrafić dobrze wycenić koszt swojej pracy. To prowadzi do zasady numer trzy.

Prawidłowo wyceń koszt swojej pracy, usługi, produkcji. Zła wycena pracy i hurraoptymizm sprawiają, że małe firmy tak bardzo tracą i w konsekwencji ich właściciele dokładają do biznesu. Tysiące firm zwiększa obroty, jednocześnie zmniejszając zyski. To zła droga. Tylko prowadzenie budżetu i wycena własnej pracy zapewnią zyski Twojej firmie.

Kiedy poukładasz swój budżet kosztowy i wycenisz swoją pracę, czas na optymalizację kosztów. Dariusz Miłek (grupa CCC) powiedział w odniesieniu do wyścigów kolarskich „Najlepsze ucieczki udają się wtedy, kiedy jest trudno”. Niech to stanie się metaforą dla Twojego biznesu.

Optymalizuj koszty kiedy jest dobrze i kiedy zarabiasz. Właśnie wtedy kumuluj zyski zamiast je przejadać. Dzięki temu będziesz miał pieniądze na działania marketingowe i lepszych pracowników, kiedy w Twojej branży lub na rynku nastanie gorszy okres. Biorąc pod uwagę cykle koniunktury i konkurencję, to akurat jest pewne.

Mając dobrze przygotowany i prowadzony budżet, który rozumiesz, możesz lepiej podejmować decyzje biznesowe, inwestycyjne. Możesz planować sprzedaż, rozwój. I co najważniejsze stajesz się dużo bardziej wiarygodnym partnerem dla instytucji finansowych.

Pamiętaj, że możemy przegadać wiele godzin o Twojej i mojej firmie, ale kiedy spojrzymy w budżet, w twarde dane, to tam zobaczysz obiektywną rzeczywistość. Patrzenie w budżet jest jak spoglądanie w lustro. Możesz myśleć, że wszystko jest pięknie, ale kiedy patrzysz w lustro to widzisz prawdę. Może dlatego tak wiele osób boi się budżetu.

–

* – na podstawie Raportu o stanie sektora MSP w Polsce – Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Warszawa 2016, Wydanie I 

–

Łódzki cykl warsztatów objęty jest patronatem honorowym Startup Spark – to projekt stworzony w Łódzkiej Specjalnej Strefie Ekonomicznej, mający na celu wspieranie startupów w dążeniu do komercjalizacji. Więcej na temat cyklu szkoleń dowiecie się z tej strony.

Adam Grzesik

Przeszedł drogę od handlowca w Cadbury Wedel do Dyrektora Generalnego w Tradis (obecnie Eurocash) i Iglotex. Przez całe swoje życie zawodowe wynagradzany był za wyniki operacyjne firm, którymi zarządzał. Od 7 lat prowadzi własne firmy, którymi zarządza w oparciu o budżet firmowy. Jest nauczycielem praktykiem, uczącym przez doświadczenie. Dlatego masz pewność, że zrozumiesz i zastosujesz zdobyte umiejętności w swojej firmie.

–

Artykuł powstał we współpracy z marką Idea Hub.