Jak wybrać najlepszego wykonawcę systemu informatycznego

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z pexels.com

Przedsiębiorstw specjalizujących się w tworzeniu aplikacji mobilnych, webowych lub systemów szytych na miarę jest mnóstwo. Korporacje, średnie lub małe przedsiębiorstwa. Specjalizujące się w jednej technologii lub te ze znajomością niemal wszystkich istniejących. Działających na rynku polskim lub sprzedające swoje usługi na całym świecie. Który typ będzie najlepszym wykonawcą naszego systemu? Zacznijmy od początku….

Czego tak naprawdę chcemy?

Zanim rozpoczniemy poszukiwania warto sprecyzować naszą potrzebę. Odpowiedz więc na pytania:

• Jaki problem biznesowy zostanie rozwiązany dzięki nowemu systemowi?
• Jak wyobrażamy sobie gotowy system?
• Czy chcemy korzystać z rozwiązania gotowego (co jest tańsze, ale mniej elastyczne) czy dedykowanego (droższe, w pełni dostosowane do potrzeb)?

Dobrze… wiemy czego dokładnie potrzebujemy i jak ma wyglądać docelowy system. Wszystkie wnioski będzie trzeba zaprezentować potencjalnym wykonawcom. Najlepiej by przyjęły formę opisu z punktu widzenia użytkownika. Pamiętaj, że przy opisie każda informacja ma znaczenie.

Ostatnim krokiem tego etapu jest określenie wstępnego budżetu na realizację projektu oraz wyznaczenie potencjalnego terminu realizacji. Określenie tych elementów pomoże nam uniknąć nieporozumień przy późniejszym etapie wyceny.

Zacznijmy poszukiwania

Pierwsze poszukiwania najlepiej zacząć od przeprowadzenia wywiadu z najbliższymi osobami z otoczenia. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że wśród naszych znajomych znajdzie się osoba, która może nam kogoś polecić, lub przeciwnie, ostrzeże nas przed pewnymi rozwiązaniami lub wykonawcą. Kolejnym krokiem naszych poszukiwań z pewnością może być skorzystanie z wyszukiwarki internetowej. Najczęściej występujące frazy w takich przypadkach to: „software house”, „wykonawca systemów informatycznych” czy „dostawca rozwiązań IT”.

Wyszukiwarka pomoże nam znaleźć przedsiębiorstwa, które są w stanie wykonać dla nas system jednak to my powinniśmy ocenić czy są to odpowiedni kandydaci. W jaki sposób? Na początek prześledźmy dokładnie stronę internetową kandydatów. Najważniejsze informacje warte uwagi to:

1. Portfolio – jakie projekty do tej pory były realizowane, czy są podobne do naszego rozwiązania,

2. Wyróżnienia – nagroda to oznaka szerokich perspektyw i dużej wiarygodności,

3. Zespół – warto wiedzieć, kto będzie pracował nad naszych systemem,

4. Media społecznościowe – prezentują „życie firmy” wraz z jej aktywnością w mediach.

„Chemia”

Rozmawiamy z kilkoma kandydatami. Jeden z nich wydaje się być zainteresowany rozwiązaniem. Inny nie wykazuje dużej ciekawości. To bardzo ważne by już na tym etapie wyczuć jakość komunikacji. Czy cechuje się prostym, czytelnym przekazem? Oczywiście, nie poddajemy tutaj ocenie umiejętności programistycznych, jednak bez szybkiego i prostego przekazu… współpraca potrafi przebiegać w mało przyjemnej atmosferze.

Czas na wycenę

Aby określić koszt naszego systemu wykonawca musi znać wszystkie funkcjonalności wraz z powiązaniami. Dlatego też nie bierzmy pod uwagę wycen szacowanych na podstawie kilku mało sprecyzowanych informacji. Niestety w takich przypadkach, późniejsza realizacja to jedna wielka niewiadoma co niesie za sobą dodatkowe koszty i stratę czasu.

Duże i skomplikowane systemy wymagają dogłębnej analizy jeszcze przez rozpoczęciem prac projektowych. Obejmuje ona zbadanie potrzeb, procesów biznesowych oraz stworzenia szczegółowej analizy biznesowo-technicznej. To działanie wiąże się z dodatkowym kosztem jednak w dużych i skomplikowanych projektach w większości przypadków jest kluczem odpowiedniego poprowadzenia całego przedsięwzięcia.

Na co możemy liczyć?

Czy realizacja systemu to tylko praca programistów? Nie do końca. Sprawdźmy dokładnie co mieści się w wycenie projektu. Serwer, prace administracyjne, utrzymanie projektu po jego zakończeniu? Nie wszystkie firmy oferują tego typu wsparcie. Mogą jednak posiadać zaufanych partnerów godnych polecenia. Te elementy powinny być ustalone jeszcze przed rozpoczęciem projektu.

Zawartość wyceny, negocjacje, umowa oraz komunikacja – to elementy, które wymagają analizy i oceny po obu stronach. Pamiętajmy, że system, który planujemy wdrożyć to rozwiązanie, które ma zapewnić nam przewagę konkurencyjną na kilka lat. Jest zatem warte poświęcenia czasu przy wyborze odpowiedniego dostawcy.

–

Joanna Pokorzyńska

Account manager w Volanto

Głównym zadaniem Asi jest rozpoznanie potrzeb klienta oraz późniejszy udział w projektowanie trafnego rozwiązania. Zajmuje się również szeroko rozumianą analityką sprzedaży.