Rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej. O czym powinien pamiętać każdy przedsiębiorca?

W niniejszym artykule każdy przedsiębiorca znajdzie szereg informacji o podstawowych obowiązkach oraz innych koniecznych czynnościach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com

Każdy, kto planuje otworzyć swój biznes powinien w pierwszej kolejności zastanowić się jaka forma działalności najbardziej odpowiadałaby jego zamierzeniom gospodarczym. W Polsce najpopularniejsze formy działalności wybierane przez przyszłych przedsiębiorców to jednoosobowa działalność gospodarcza i spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce jest niezwykle proste i całkowicie bezpłatne. Działalność można założyć online w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – CEIDG. Wówczas sam wniosek podpisuje się albo przy użyciu tzw. Profilu zaufanego tzw. EPUAP. Profil zaufany EPUAP można założyć poprzez rejestrację na portalu internetowym pz.gov.pl. Następnie podane tam dane trzeba potwierdzić we właściwym urzędzie. Założenie w ten sposób działalności gospodarczej jest bezpłatne i trwa maksymalnie 1 godzinę.

Opodatkowanie jednoosobowej działalności gospodarczej

Należy jedynie pamiętać, że przy złożeniu wniosku o rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca powinien wybrać formę opodatkowania. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce może wybrać następujące formy opodatkowania:

• zasady ogólne (skala podatkowa 18 i 32% – tak samo rozlicza się dochody ze stosunku pracy),
• podatek 19% (tzw. podatek liniowy; bez względu na wysokość dochodu osiąganego z działalności gospodarczej opłaca się podatek stale według stawki 19%),
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (podstawę opodatkowania stanowi przychód bez pomniejszania o koszty jego uzyskania),
• karta podatkowa (polega na opłacaniu stałej kwoty podatku niezależnie od wartości faktycznie uzyskiwanych przychodów).

Jeżeli przedsiębiorca podczas rejestracji swojej działalności nie wybierze opodatkowania w którejkolwiek z powyższych form, zmiana jest możliwa od nowego roku podatkowego (kalendarzowego). Zgłoszenie musi być złożone naczelnikowi Urzędu Skarbowego do 20 stycznia danego roku podatkowego lub przed dniem uzyskania pierwszego przychodu.

Przedsiębiorcy, którzy dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i usług, powinni zarejestrować się również jako podatnicy VAT czynni. Zgłoszenie powinno zostać złożone na formularzu VAT – R, a to przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, opodatkowanej podatkiem VAT. Zgłoszenie VAT – R składa się w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania jednoosobowego przedsiębiorcy. Zgłoszenia VAT – R nie można wysłać za pomocą platformy EPUAP czy podpisać podpisem kwalifikowanym. Zgłoszenie elektroniczne można dokonać tylko przez portal e-Deklaracje, do czego wymagany jest podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem.

Składki ZUS i składki zdrowotne w jednoosobowej działalności gospodarczej

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą względem ZUS występuje w podwójnej roli – jako płatnik i jako ubezpieczony. Ponieważ przy rejestracji działalności w CEDIG korzysta z zasady tzw. jednego okienka, nie musi zgłaszać osobno siebie jako płatnika składek do ZUS. Musi takiego zgłoszenia dokonać jednak wobec siebie – jako osoby ubezpieczonej i powinien tego dokonać w terminie 7 dni od dnia wpisu jednoosobowej działalności gospodarczej do CEDIG.

Taka sama zasada obowiązuje również w przypadku, gdy przedsiębiorca do ZUS jako ubezpieczonych zgłasza swoich pracowników. Zgłoszenia w obu przypadkach dokonuje się przy użyciu formularzy ZUS – ZUA, a jeżeli z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej przedsiębiorca lub jego pracownik podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu (składki na ubezpieczenie społeczne odprowadzane są tylko z umowy o pracę), obowiązany będzie dokonać przedmiotowego zgłoszenia na formularzu ZUS – ZZA. Jeżeli przedsiębiorca korzysta z preferencyjnych składek na ubezpieczenie społeczne, w przedmiotowych formularzach jako kod tytułu ubezpieczenia społecznego wpisuje 05 70. W przypadku przedsiębiorców opłacających składki w regularnej wysokości, jako kod tytułu do ubezpieczenia społecznego trzeba wpisać 05 10.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Procedura i koszty założenia spółki z o.o.

W pierwszej kolejności wskazać należy że istnieją dwa sposoby założenia spółki z o.o.:

1. w formie tradycyjnej, polegającej na podpisaniu przez wspólników umowy spółki z o.o. sporządzonej w formie aktu notarialnego przez notariusza, a następnie na zgłoszeniu w formie pisemnej wniosku o wpis spółki do KRS,

2. rejestracji przez internet, co polega na podpisaniu umowy spółki sporządzonej w formie elektronicznej, przy wykorzystaniu podpisów elektronicznych wspólników, a następnie na złożeniu wniosku o wpis spółki do KRS w formie elektronicznej.

Oba sposoby rejestracji spółki z o.o. mają swoje dobre i złe strony. Wpis do KRS spółki z o. o. rejestrowanej przez internet następuje po upływie 1 dnia roboczego od dnia zgłoszenia wniosku i mniej więcej w tym samym czasie spółce nadawane są numery NIP i Regon. Spółka taka może zatem rozpocząć działalność już po maksymalnie 3 dniach od złożenia wniosku o jej wpis do KRS. Rejestracja spółki w formie elektronicznej jest ponadto znacznie tańsza niż rejestracja spółki w formie tradycyjnej. Opłaty sądowe w przypadku rejestracji spółki przez internet wynoszą około 370 zł, a koszty tradycyjnej rejestracji to ok. 815 zł przy założeniu, że kapitał spółki wynosi 5000 zł. Dodatkowo wspólnicy mają mały wpływ na treść umowy spółki, która podpisują w formie elektronicznej. Dla przykładu wspólnicy nie mogą ustanawiać np. specjalnych obostrzeń dotyczących zbywania udziałów w spółce. Często okazuje się zatem, że choć rejestracja internetowa jest tańsza, to po pewnym czasie i tak nie unikniemy opłaty u notariusza za modyfikację umowy spółki.

Ponadto jeżeli któryś ze wspólników chce wnieść na poczet swojego udziału kapitałowego w kapitale zakładowym spółce z o.o. wkład niepieniężny np. w postaci nieruchomości czy też rzeczy ruchomych, trzeba skorzystać z tradycyjnej formy rejestracji spółki. Rejestrując spółkę przez internet, wspólnicy mogą pokryć swoje udziały na pokrycie kapitału zakładowego tylko wkładami pieniężnymi, tj. gotówką.

Wbrew pozorom rejestracja spółki, bez względu na rodzaj tego procesu, może być skomplikowana i pracochłonna. Często zdarza się, że formularze zostały błędnie wypełnione, brakuje niezbędnej informacji, zapomniano o istotnym dokumencie lub dopełnieniu wymaganych czynności w obrębie samej spółki. Sprawą skomplikowaną może okazać się także uzyskiwanie podpisów elektronicznych przez przyszłych wspólników i członków zarządu spółki. Warto więc zastanowić się nad skorzystaniem z pomocy profesjonalisty by uniknąć błędów, przedłużania sprawy czy zbędnych kosztów.

Księgowość i obowiązki sprawozdawcze spółki z o.o.

Decydując się na spółkę z o.o. niezbędne będzie prowadzenie tzw. pełnej księgowości, bowiem spółka ta jest zobligowana do sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. W konsekwencji zakres sporządzanej dokumentacji jest często rozległy i wymaga korzystania z usług biura rachunkowego lub wykwalifikowanej księgowej, a zatem poniesienia dodatkowych kosztów. Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest natomiast szczegółowa i przejrzyście prowadzona ewidencja. Pełna księgowość daje zdecydowanie lepszy wgląd w sytuację spółki, stany rozliczeń i inne dane przydatne w skutecznym zarządzaniu przedsiębiorstwem.

Należy pamiętać również o tym, iż spółka z o.o. jest zobowiązana do prowadzenia szczegółowej ewidencji gotówki, co oznacza brak możliwości swobodnych wpłat i wypłat z rachunku bankowego spółki. Co ważne, wówczas pieniądze jakie otrzymuje się za sprzedaż udokumentowaną fakturą są pieniędzmi spółki, a nie jej właściciela. Nie może on zatem swobodnie się nimi posługiwać jak ma to miejsce w przypadku jednoosobowej działalności, gdzie otrzymana należność za fakturę pozostaje od razu w dyspozycji właściciela. W spółce dopiero w chwili wypłaty wynagrodzenia etatowego lub dywidendy właściciel może swobodnie dysponować pieniędzmi.

Opodatkowanie spółki z o.o.

Spółka z o.o. jak każda osoba prawna zobowiązania jest do uiszczania podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), który aktualnie wynosi 19% od podstawy opodatkowania (dochodu). Z początkiem roku 2017 przedsiębiorcy rozpoczynający działalność lub będący małymi podatnikami (przychody niższe niż 1,2 mln euro) decydując się na prowadzenie działalności w formie spółki z o.o. mogą wybrać niższą stawkę podatku CIT w wysokości 15%. Podatnicy i płatnicy CIT nie składają w trakcie roku podatkowego deklaracji podatkowych. Mają jednak obowiązek do miesięcznego lub kwartalnego (w szczególnie określonych przypadkach) wpłacania zaliczek na podatek dochodowy do 20. dnia kolejnego miesiąca/kwartału następującego po okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale).

Należy pamiętać jednak o tym, iż w przypadku spółki z o.o. mamy do czynienia z tzw. podwójnym opodatkowaniem. Wspólnicy odprowadzają najpierw podatek dochodowy od osób prawnych od całego dochodu wypracowanego przez spółkę (CIT), a następnie podatek dochodowy od dywidendy wypłaconej wspólnikom (PIT).

Dodatkowo, jeżeli spółka z o.o. chce być podatnikiem VAT czynnym, musi dokonać zgłoszenia do tego podatku, a to według takich samych zasad, które obowiązują względem przedsiębiorcy jednoosobowego. Właściwym Urzędem Skarbowym do złożenie deklaracji VAT – R jest wówczas Urząd Skarbowy według miejsca siedziby osoby prawnej (spółki z o.o.).

Składki ZUS i składki zdrowotne w spółce z o.o.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzący działalność w formie spółki z o.o. jest jedynym wspólnikiem tej spółki i nie jest równocześnie zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub nie posiada innego tytułu ubezpieczenia, jest obowiązany do opłacania składek ZUS i składki zdrowotnej. Co więcej, nie może przy tym korzystać ze składki preferencyjnej, tak jak to jest w przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Jeśli natomiast wspólników jest więcej, nie podlegają oni obowiązkowi opłacania składek ZUS.

Jaką zatem formę prawną prowadzenia działalności gospodarczej wybrać?

Jak wynika z powyższej analizy porównawczej nie da się autorytatywnie rozstrzygnąć tej kwestii, bowiem każda z tych form ma swoje plusy i minusy. Wybór najbardziej optymalnej formy będzie zależał od okoliczności konkretnego przypadku, pomysłów i planów danego przedsiębiorcy oraz jego oczekiwań. Dlatego też przed podjęciem ostatecznej decyzji, warto gruntownie przemyśleć swój wybór.

Nazwa i logo przedsiębiorstwa

Jednakże, poza wyborem odpowiedniej dla siebie firmy działalności gospodarczej, trzeba wybrać nazwę przedsiębiorstwa. Jest to kwestia najistotniejsza, bowiem niewłaściwie dobrana nazwa może w przyszłości skończyć się tym, że przedsiębiorca pomimo poczynienia dużych nakładów finansowych na promocję swojej marki, będzie finalnie zmuszony do jej zmiany, ponieważ okaże się, że narusza ona prawa majątkowe, w szczególności prawa ochronne na znaki towarowe innych podmiotów.

Żeby tego uniknąć należy w pierwszej kolejności zweryfikować czy wybrana nazwa i logo mają zdolność rejestracyjną we właściwym Urzędzie Patentowym i czy nie koliduje z wcześniejszym prawami ochronnymi na znaki towarowe innych podmiotów. W tym celu należy zweryfikować międzynarodowe bazy urzędowe pod kątem istnienia podobnych, wcześniejszych oznaczeń, które są zarejestrowanymi znakami towarowymi. Absolutnie nie ma żadnego znaczenia fakt, że podobnego oznaczenie nie ma w bazie CEIDG ani też w wyszukiwarce KRS. Nie musi to oznaczać, że skoro takiego oznaczenia we wspomnianych bazach nie ma, komuś innemu nie przysługuje prawo ochronne na podobny znak towarowy.

Dodatkowo warto też obrać taką nazwę przedsiębiorstwa, która nie będzie opisowa w stosunku do towarów i usług, które ma oznaczać. Tylko nazwa fantazyjna daje bowiem możliwość rejestracji jej jako znak towarowy słowny, co daje stuprocentową ochronę domeny internetowej. Sam wykup takiej domeny nie daje nam bowiem wyłącznego prawa do korzystania z niej. Jeżeli okaże się, że inny podmiot zarejestrował podobny znak słowny dla podobnego przedmiotu działalności, będzie on miał uzasadnione roszczenie do przedsiębiorcy o zaprzestanie korzystania z wykupionej przez niego wcześniej domeny internetowej.

Zalecane jest zatem, jeszcze przed wyborem nazwy dla swojego przedsiębiorstwa, bez względu na formę prawną działalności, zgłoszenie się do specjalisty w celu zweryfikowania i następnie rejestracji we właściwym Urzędzie Patentowym zarówno nazwy jak i logo swojego przedsiębiorstwa. Pomoże to uniknąć w przyszłości bardzo negatywnej w skutkach sytuacji polegającej na konieczności zmiany marki przedsiębiorstwa.

–

Autorka tekstu: 

Agnieszka Nowosielska

Radca Prawny z firmy Lawyer Line sp. z o.o.