Czy konsultant pomoże startupowi w pozyskaniu dotacji? Ekspercki trójgłos: Adamczuk, Broniarek, Pijanowski

Doświadczony konsultant potrafi wskazać, które z elementów projektu należy przygotować bardzo dokładnie – Magdalena Adamczuk, GRANTS.CAPITAL oraz Tax&Tech Kraft

Jakie argumenty przemawiają za tym, że startupy powinny korzystać ze wsparcia konsultantów przy pisaniu wniosków dotacyjnych?

Przede wszystkim startup powinien widzieć wartość we współpracy z konsultantem. Z mojego doświadczenia wynika, że podstawą wartością dla startupów jest zaoszczędzony czas, czyli nie każdy startup może pozwolić sobie na to, aby wyłączyć się z innych działań na kilka dni/tygodni (w zależności od poziomu skomplikowania formularzy) i poświęcić wypełnianiu dokumentacji. Zazwyczaj startup sam rozwija produkt, prowadzi sprzedaż, co w połączeniu z innymi obowiązkami zawodowymi (np. równoległej pracy na etacie) po prostu nie daje przestrzeni na napisanie dobrego wniosku. Często podczas pracy ze startupami słyszę komentarz, że nareszcie startup może wrócić do swoich podstawowych obowiązków, podczas gdy konsultant przejmie formalną i organizacyjną pracę nad wnioskiem o dofinansowanie.

Mam wrażenie, że po stronie organizatorów konkursu/inkubatorów jest oczekiwanie, że startup po prostu powinien znaleźć czas na przygotowanie wniosków/materiałów. W idealnym świecie tak powinno być, ale w realnym świecie startupy często pracują nad wnioskami w nocy, po zakończeniu pracy nad produktem/pracy z klientem/zakończeniu pracy w ramach innego etatu lub zlecenia, które jest ich podstawowych źródłem dochodu itp. I mimo najlepszych starań, nie zawsze mogą pozwolić sobie na przeznaczenie tyle czasu, ile wymaga napisanie dobrego wniosku. Oczywiście decyzja o aplikowaniu do konkursu jest dobrowolna i startup powinien poświęcić czas na przygotowanie dokumentacji, ale mam wrażenie, że wyobrażenie organizatorów konkursu/inkubatorów w zakresie czasu, który startup może poświęcić po prostu mija się z rzeczywistością.

Czytaj także: Jak dobry pomysł przekuć na dużą dotację? Magdalena Adamczuk (Grants.Capital)

Druga wartość, to skorzystanie z doświadczenia osoby, która już wielokrotnie pomagała w danym typie konkursu i zna zasady wypełniania formularzy, pomaga unikać błędów technicznych/formalnych. Zdarza się, że błędne wypełnienie wskaźników może nałożyć na startup obowiązki, których nie udźwignie, co może oznaczać zwrot dotacji, podczas gdy te wskaźniki nie były wymagane lub formalnie można było wpisać znacznie niższe wartości.

Trzecia wartość, którą oceniam jaką najwyższą, to korzystanie z doświadczenia konsultanta, który zna cały proces oceny, widział wiele kart oceny w danym konkursie i dzieli się tym praktycznym doświadczeniem. Startup najczęściej składa wniosek o dofinansowanie w konkursie po raz pierwszy i pomimo zapoznania się z regulaminem/kryteriami oceny/instrukcją nie zawsze wie, jak przełożyć te wymagania na treść wniosku. Nie pomaga także bardzo formalny i teoretyczny język, którym posługują się instytucje oceniające. Zdarza się, że instytucje organizują webinary/szkolenia, które są pomocne, ale tu wracam do punktu pierwszego – nie znam wiele startupów, które miały czas, aby zapoznać się ze wszystkimi oficjalnymi materiałami dotyczącymi konkursu. Doświadczony konsultant potrafi wskazać, które z elementów projektu należy przygotować bardzo dokładnie, a które w sytuacji braku czasu ze strony startupu, mogą zostać uzupełnione już na etapie oceny. W idealnym świecie należy szczegółowo odnieść się do każdego elementu wniosku o dofinansowanie, ale realia są takie, że startup po prostu nie ma czasu i nie jest w stanie pogodzić swojej pracy zawodowej/obsługi klientów z dokładnym przygotowaniem wszystkich elementów formularza.

Czy z Twojej zawodowej perspektywy wnioski, formularze, procedury o dotacje, o które ubiegają się startupy, są na tyle złożone, że founderzy nie poradziliby sobie z nimi samodzielnie?

Myślę, że wypełnienie formularzy w konkursach dla startupów zajmuje ok. 1-3 tygodni pracy zespołu, przy czym praca nad wnioskiem do etapu inkubacji to ok. 3-5 dni. Jeśli startup może pozwolić sobie na taką organizację pracy oraz ma przemyślane założenia dotyczące projektu/potrzebnego budżetu/planów na rozwój, wówczas nie ma przeszkód, aby founderzy samodzielnie wypełnili wnioski. Pytania, które znajdują się w formularzach (np. do II etapu Platform startowych) podzielone są na opisy: 1. innowacji/wdrożenia innowacji, 2. harmonogramu rzeczowo-finansowego (HRF), 3. wskaźników, 4. polityk horyzontalnych UE. O ile opis innowacji/wdrożenia jest najczęściej dosyć dobrze przygotowany przez startupy, to pozostałe części są bardziej czasochłonne i wymagają dokładnego przeczytania wymogów konkursu. Na przykład HRF wymaga, aby jedno z zadań zakończyło się maksymalnie do połowy czasu trwania projektu, wycena prac powinna mieć konkretną strukturę i powinna być oparta o kilka ofert. To wymaga wysłania z odpowiednim wyprzedzeniem prośby o wyceny do potencjalnych oferentów, a otrzymane oferty powinny spełniać wymogi opisane w instrukcji.

Gdybyś mogła – albo chciała – zaapelować do instytucji odpowiedzialnych za przygotowywanie konkursów dotacyjnych dla startupów, to jakie byłyby Twoje postulaty bądź oczekiwania?

Odpowiem na przykładzie konkursu Platformy startowe, w którym pomagamy startupom od 5 lat. Bardzo doceniam pracę wykonaną przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) nad tym, aby każda kolejna edycja konkursu była bardziej dostosowana do realiów projektów startupowych. Mam doświadczenie w pracy w instytucji oceniającej projekty UE, stąd wiem, że wymogi konkursu wynikają często z odgórnych zasad narzuconych przez Komisję Europejską. Myślę jednak, że formularze aplikacyjne w tym konkursie w etapie II (komponent IIa) powinny być zdecydowanie uproszczone i powiązane z materiałami projektowymi przygotowanymi na I etapie konkursu, czyli podczas inkubacji. Obecnie pomimo otrzymania raportu z pozytywną rekomendacją na zakończenie inkubacji wraz z argumentacją potwierdzającą innowacyjność projektu, PARP na II etapie oceny odrzuca projekty wskazując m.in. na…. brak innowacyjności. Podobnie wygląda kwestia budżetu projektu: poziom szczególności budżetu wymagany na II etapie jest dużo wyższy niż materiały przygotowane na etapie inkubacji, tak więc startupy, które chciałyby same przygotować wniosek o dofinansowanie w II etapie zderzają się z formalnymi wymogami, które mogą mieć decydujący wpływ na ocenę projektu i najczęściej wymagają najwięcej czasu na etapie przygotowania wniosku.

Rynek doradczy bardzo mocno się popsuł – Anna Broniarek, ekspertka ds. innowacji i rozwoju, przez 3 lata ekspertka operacyjna w NCBR, przez 17 lat pracowała PARP

Co jest złego w tym, że startup zatrudnia konsultanta do napisania wniosku o dotację?

W tym aspekcie należy zadać sobie kilka pytań:

• do czego ma być zatrudniony konsultant?
• z jakim konkursem mamy do czynienia?

Czym innym jest napisanie wniosku do platform startowych – czyli np. do programu Innovation Coach, a czym innym np. wniosek do SMARTA. Konsultanci, którzy w moim odczuciu często żerują na naiwności i niewiedzy klientów ludzi, dobrze wiedzą, że wniosek jest prosty i nie wymagałby ich zatrudnienia. Jednak często klienci liczą na złote góry i myślą, że skorzystanie z usług firm doradczych lub samodzielnych konsultantów to jedyna droga do tego, by sięgnąć po pieniądze unijne. Tak nie jest.

Jako była pracowniczka PARP oraz NCBiR, osoba współpracująca z inkubatorami i akceleratorami, wielokrotnie miałam do czynienia ze świetnie napisanym projektem, o którym sam klient na panelu nie potrafił za dużo powiedzieć lub pierwsze pytanie kierowanie do niego odkrywało smutną prawdę. Dlatego warto poświęcić swój czas by przełożyć pomysł na wniosek.

Klient często jest zniechęcany skomplikowaniem dokumentacji, zawiłym słownictwem, odniesieniami do rozporządzeń, wytycznych i innych dokumentów. Dlatego należałoby zacząć od modyfikacji samej dokumentacji konkursowej. Może wystarczyłoby wprowadzenie poziomu trudności wniosku, przyjęcie odgórnej matrycy jego trudności, która wyznaczałaby klientom brak lub konieczność skorzystania z pomocy doradcy?

Osobiście uważam, że rynek doradczy bardzo mocno się zepsuł – jednak wiadomo: tam, gdzie jest popyt, jest też podaż. Rzetelny doradca nie będzie współpracował z klientem
który przyjdzie z komunikatem: mój sąsiad dostał dotację – ja też chcę coś otrzymać – proszę mi coś wymyśleć. Takim klientom powinniśmy podziękować – wcześniej czy
później ten klient będzie skazany na porażkę. Tak jak w każdym zawodzie tak też w fachu konsultanta ważne jest zachowanie swojej tożsamości zawodowej.

Czy przygotowanie wniosku o dotację jest rzeczywiście tak czasochłonnym, złożonym procesem, że founder może sobie z nim nie poradzić i z góry jest skazany na niepowodzenie?

Absolutnie nie. Wiem, że teraz odbieram sobie pieniądze, ale wielokrotnie powtarzam klientom: proszę spróbować, proszę przeczytać regulamin, instrukcję. Jeśli coś
będzie niejasne, służę konsultacją, za którą klient zapłaci wielokrotnie mniej niż za napisanie wniosku. To naprawdę się udaje. To naprawdę nie jest trudne.

Czemu doradcy nie proponują półgodzinnych, godzinnych konsultacji? Bo nie chcą dzielić się wiedzą, bo boją się, że stracą prace… tak stracą, bo to naprawdę nie jest trudne. Ostatnio rozmawiałam z jednym klientem, który poradził sobie sam i powiedział mi, że to nie jest jego pierwszy wniosek. Że wszystko pisze sam, że sam jest na panelach. I przynajmniej wie,
co ma we wniosku i o czy mówi.

Kto, jak nie pomysłodawca, jest najlepszą osobą na zaprezentowanie swojego pomysłu?

To naprawdę widać, kiedy wniosek napisany jest przez klienta samodzielnie, a kiedy pisał go konsultant. Przy takiej liczbie wniosków, z jakimi mam osobiście do czynienia, widać też, czy wniosek był pisany przez AI. Nie muszę wrzucać go do specjalnych programów – to po prostu widać.

Zachęcam swoich klientów do lektury regulaminów i instrukcji. Zmierzcie się Państwo z tym wyzwaniem. Poczekajcie na uwagi i dokonajcie poprawek, celem złożenia wniosku powtórnie jeśli za pierwszym razem się nie uda. Nabory trwają, konkursów jest dużo warto spróbować samodzielnie, warto wziąć sprawy w swoje ręce.

Czy startupy, które przygotowują wniosek o dotację samodzielnie stawiają się na gorszej pozycji niż startupy decydujące się na współpracę z konsultantem?

Absolutnie nie. Tak jak wskazałam wyżej, to naprawdę widać, kto jest autorem wniosku. Nie ma w tym nic wyjątkowego, by wniosek napisał konsultant, biegły w dokumentacji unijnej, sztuką jest napisanie wniosku samodzielnie i uzyskanie pozytywnego wyniku w ocenie eksperckiej. To naprawdę się udaje. To jest wykonalne. Z takim klientem o wiele lepiej pracuje się na późniejszym etapie.

Warto jednak – i to polecam z doświadczenia – zatrudnić konsultanta, osobę w zakresie rozliczenia projektu, składania wniosków o płatność, dbania o wskaźniki i merytorykę projektu. Tego też można się nauczyć, ale wymaga to więcej czasu, jest bardziej pracochłonne i rozkłada się w czasie.

Zatem, jeśli wniosek nie dotyczy aplikowania o wysokie środki, nie ma podzielonych wydatków na różne rodzaje pomocy lub formy wydatków tj. szkolenia, doradztwo, zakupy, usługi wynagrodzenia – warto spróbować napisać wniosek samodzielnie. Kolejne etapy aplikowania podnosić będą klientów na wyższe poziomy i wtedy warto zwrócić się po pomoc.

Kluczowe jest, żeby mieć wszystko przemyślane, nim się zacznie pisać – Patryk Pijanowski, Codejet

Zewnętrzny konsultant, który pomoże Ci w napisaniu wniosku o dotację dla Codejet – jesteś na „tak” czy na „nie”?

Zdecydowanie na nie.

Mam za sobą jedno podejście z zewnętrznym konsultantem i więcej nie zamierzam powtarzać tego błędu. Niestety, wiele firm tego typu działa na zasadzie „kopiuj-wklej” – często przeklejają fragmenty z innych wniosków, bez zrozumienia kontekstu. Miałem sytuację, gdzie we wniosku dotyczącym oprogramowania pojawiły się… opisy dotyczące budowy nieruchomości i zakupu działki. Brzmi absurdalnie? Bo takie było.

Na etapie pisania obiecują, że „wszystko ogarną”, a jak pojawiają się problemy – rozkładają ręce. Ale fixed fee już skasowane, więc ich to nie boli. Jasne, nie wrzucam wszystkich do jednego worka – są wyjątki – ale niestety zbyt często trafia się na ludzi, którzy po prostu dają ciała.

Uważam, że dużo lepiej samemu poświęcić trochę czasu, zrozumieć cały proces, i napisać to własnym językiem. Dzięki temu nie tylko lepiej czujesz, co masz w tym wniosku, ale też dużo prościej jest to potem obronić na panelu – bo nie brzmisz jak ktoś, kto pierwszy raz widzi swój własny projekt.

Uważasz, że staranie się o dotację w ramach ogłaszanych konkursów powinno należeć do obowiązków foundera? Czy też może z punktu widzenia optymalizacji działań, powinien on przekazać to komuś innemu ze swojego zespołu?

Moim zdaniem founder powinien być mocno zaangażowany w pisanie wniosku, przynajmniej na etapie przelania wizji na papier.

To nie jest tylko formalność, ani „napisanie steku bzdur pod punktację”. Dobrze napisany wniosek to realne przelanie wizji na papier – pokazanie, o co chodzi w projekcie, co chcemy zbudować, dla kogo i dlaczego to ma sens. Jeśli zrobi to ktoś z zewnątrz, kto nie siedzi w głowie foundera, to na panelu będzie po prostu klapa. Bo founder sam nie będzie wiedział, co i dlaczego tam się znalazło.

Osobiście część rzeczy deleguję – model finansowy robi mi analityk zewnętrzny, harmonogram i opis zespołu ogarnia mój Chief of Staff, a kwestiami polityk unijnych zajmuje się specjalistka, która ogarnia te polityki lepiej niż ja. Ale całą resztę – opis produktu, rynku, problemu, przewagi, strategii – piszę sam, bo to mój pomysł i nikt inny nie opowie go lepiej ode mnie.

Znam większe spółki, które z powodzeniem delegują cały proces na zewnątrz – ale one mają za sobą kilka wniosków, gotową bazę i wiedzą, co działa, a co nie. Startując pierwszy czy drugi raz – founder musi to czuć i rozumieć, bo inaczej negatywna ocena jest niemal gwarantowana.

Jaki jest Twój sposób na samodzielne przygotowanie profesjonalnego wniosku o dotację?

Zaczynam od przygotowania wizji, którą omawiam z zespołem technicznym na szybkim 30-minutowym spotkaniu. Z tego tworzę mapę myśli – to dla mnie fundament całego wniosku. Potem po prostu siadam i piszę.

Najczęściej robię to w trybie intensywnym – daję sobie 24–48h na zamknięcie całości (tak, zwykle tuż przed deadlinem). Ale wcześniej mam już gotowe wszystkie formalności – model finansowy, wyceny, załączniki, harmonogramy – więc mogę się skupić tylko na opowiedzeniu historii i dopięciu spójnej narracji.

Dla mnie kluczowe jest, żeby mieć wszystko przemyślane, zanim zacznę pisać. A jak już mam roadmapę, to pisanie idzie samo.