Analiza SWOT – pierwszy etap w projektowaniu

Głównym celem analizy SWOT jest identyfikacja naszych mocnych i słabych stron oraz szans i zagrożeń wynikających z otoczenia. Ma ona na celu zweryfikowanie pomysłu, znalezienie wąskich gardeł i największych atutów. Pozwala również na chłodniejszą i dogłębniejszą weryfikację projektu, dzięki czemu staje się on bardziej przemyślany.

Przez mocne strony (strengths) rozumiane jest wszystko, co może się korzystnie przyczynić do rozwoju naszego przedsięwzięcia i w dużej mierze jest zależne od nas. Słabe strony (weaknesses) to bariery dla naszego pomysłu, czyli to co nas ogranicza. Są to wewnętrzne czynniki warunkujące sukces projektu. Wśród nich, myśląc o powodzeniu startupów, można wymienić:

• Zapał lub jego brak;
• Umiejętność radzenia sobie w kryzysowych sytuacjach lub brak odporności na problemy;
• Motywację;
• Nastawienie na cel;
• Wiedzę;
• Umiejętności;
• Doświadczenie;
• Zasoby:

1. Zespół;
2. Fundusze;
3. Know How (technologia, wiedza na temat prowadzenia działalności itp.)

• Komunikację;
• Czas;
• Interfejs i użyteczność (proste/skomplikowane);
• Harmonogram działania, realizację według planu lub działanie na „żywioł”.

Szanse (opportunities) to ogół czynników, które mogą z zewnątrz korzystnie wpłynąć na rozwój przedsięwzięcia. Zagrożenia (threats) to wszelkie zmiany, które są w stanie zaważyć na realizacji projektu, a nie zależą od nas. Jako zewnętrze czynniki warunkujące powodzenie startupów można wymienić:

• Pomysł (innowacyjny/ serwis już istnieje);
• Konkurencję;
• Sytuację gospodarczą;
• Otoczenie – rynek produktów dodatkowych (przede wszystkim jest to istotne przy tworzeniu błękitnych oceanów, gdzie niespodziewane tworzy się wokół produktu, rynek usług dodatkowych);
• Ograniczenia prawne;
• Perspektywy współpracy z innymi lub jej brak (możliwość wykorzystania efektu synergii);
• Pozyskanie inwestorów;
• Modę;
• Konkursy dla startupów;
• Fundusze Unijne;
• Ocenę sytuacji początkowej (często niedokładnie zweryfikowana);
• Podwykonawców;
• Monopolistę na rynku docelowym.

Oczywiście wyżej wymienione obszary to tylko propozycja aspektów do przeanalizowania. W zależności od rodzaju, zasięgu czy wielkości projektu lista ta może się poszerzyć o wiele innych sfer do zbadania.

Po co tworzyć analizę SWOT, przecież ja to wszystko wiem?

Analiza SWOT pozwala usystematyzować wiedzę, czasami otwiera oczy na nowe możliwości lub zagrożenia, wyczula na pewne kwestie. Inne powody, dla których warto, nawet dla samego siebie przeprowadzać analizę SWOT, to:

• Racjonalizacja pomysłu – pomysłodawcy często, przede wszystkim na początku, ulegają tzw. „huraoptymizmowi”, który może doprowadzić do przeszacowania możliwości. Optymizm i wiara we własne umiejętności to bardzo istotna cecha i jeden z czynników sukcesów, jednakże musi zawsze zostać skonfrontowany z rzeczywistością;
• Jeszcze lepsza okazja do rozpoznania rynku/środowiska;
• Zbadania zarówno swoich mocnych i słabych stron oraz mocnych i słabych stron przedsięwzięcia;
• Zweryfikowanie założeń projektowych;
• Otwarcie się na nowe pomysły/spojrzenia;
• Zbadanie trendów.

Jak przeprowadzić analizę SWOT?

Do analizy SWOT można podejść na różne sposoby, w zależności od ilości osób decyzyjnych w projekcie i ich osobowości. Pierwsza metoda to uzupełnienie przez członków zespołu projektowego bądź twórców pomysłów klasycznej tabeli, w której poszczególnych częściach należy wypisać mocne i słabe strony oraz szanse i zagrożenia. Jest to dobry sposób dla analityków, pragnących dogłębnie zbadać temat, przeanalizować wszystkie za i przeciw, a w szczególności chcących mieć na to dosyć dużą ilość czasu.

Dla osób bardziej energicznych, lubiących szybkie działanie i interakcje proponuję zespołową burzę mózgów, podczas której wszyscy członkowie będą wypowiadać się na temat uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych. WAŻNE: w pierwszym etapie burzy mózgów nie analizuje się sensowności stwierdzeń, najpierw wymyślamy koncepcje, a później je weryfikujemy. Przy burzy mózgów można wykorzystać różne możliwości zapisywania pomysłów:

• Klasyczna TABELA analizy SWOT – aby urozmaić pracę, można zamiast wpisywania słów/fraz malować pewne problemy, to na pewno rozluźni sytuację i czasami wywoła uśmiech, a na pewno wpłynie na kreatywność;
• Karteczki POST IT

Używamy kolorowych karteczek w zależności od ćwiartki (inny kolor dla poszczególnych ćwiartek) lub odrębne kolory  dla poszczególnych członków zespołu, bądź zwyczajnie tylko jeden kolor.

• Wycinanka z gazety – to wersja dla ludzi kreatywnych i otwartych, myślących nieszablonowo. Z gazet, ulotek i innych materiałów wycinamy słowa, obrazy czy pozostałe rzeczy kojarzące się z daną ćwiartką analizy SWOT i przyklejamy je na arkuszu podzielonym standardowo na cztery ćwiartki.

Czasami warto złamać reguły i dokonać podziału tylko na dwie grupy: czynników mających pozytywny i negatywny wpływ na nasze przedsięwzięcie. Nie będzie to typowa analiza SWOT, ale przecież nie chodzi o to, żeby napisać egzamin na 5, lecz by mieć z tego narzędzia pożytek i lepsze spojrzenie na projekt.

Skąd czerpać informacje potrzebne do analizy SWOT?

Czasami nasza wiedza, choć szeroka i dogłębna, może okazać się niewystarczającym źródłem informacji potrzebnych do analizy SWOT. Rzetelne i wielowymiarowe podejście do tematu jest możliwe poprzez poszukiwanie dodatkowych informacji za pomocą takich źródeł jak:

• Internet – wiem, że to mało odkrywcze, ale niektórzy wciąż nie doceniają potencjału sieci. Zdaję sobie sprawę, że nie dotyczy to raczej osób związanych ze startupami. Jeśli chodzi o internet to mamy do dyspozycji:

1. Wyszukiwarki i katalogi;
2. Serwisy, blogi i fora, będące kopalniami informacji na temat nowych inicjatyw w sieci oraz dające pogląd na to co się dzieje zarówno na świecie, jak i w Polsce. Dają również szansę dotarcia do serwisów opartych na koncepcji podobnej do naszego pomysłu i możliwość ich monitorowania pod względem liczby użytkowników, zachodzących zmian czy popularności.  W przypadku naszego rodzimego rynku do takich serwisów zaliczylibyśmy: Ak74, Antyweb, Mam Startup, Spidersweb, Startups.pl. Wśród zagranicznych na uwagę zasługują: Fast Company, Killer Startups, LaunchFeed, Mashable, Silicon Valley Insider, VentureBeat, Techcrunch;

• Znajomi – często również niedoceniane źródło najlepszych pomysłów. Warto porozmawiać z nimi na temat koncepcji, wysłuchać ich rad i przemyśleń. Jednak, co bardzo ważne, należy pamiętać, że to TY jesteś TWÓRCĄ swojego pomysłu i to do CIEBIE należy ostateczna DECYZJA;
• Instytucje zrzeszające startupy;
• Spotkania/imprezy dla startupów;
• Inwestorzy, którzy interesują się startupami;
• Instytucje wspierające przedsiębiorczość;
• Parki Naukowo-Technologiczne;
• Roczniki statystyczne (identyfikacja potencjału rynku docelowego, sytuacji gospodarczej i społecznej);
• Literatura branżowa;
• Czasopisma branżowe (np. Proseed);
• Analizy rynku przeprowadzane przez różne instytucje i konkurentów.

A na koniec, to czego nie lubimy, ale niestety się zdarza: BŁĘDY

Nikt z nas nie jest nieomylny, choć czasami pragniemy, by tak było. Najlepszy pomysł, nawet całkiem dogłębna analiza SWOT, którą dokonaliśmy z ręką na sercu, może kryć w swoich założeniach błędy. Czego one najczęściej dotyczą? Otóż czasem okazuje się, że pomimo próby racjonalizacji założeń nadal kierowaliśmy się „huraoptymizmem”, co mogło spowodować przeszacowanie naszych możliwości czy potencjału. Dość często zdarza się, że inicjatorzy pomysłu w założeniach projektowych nie zidentyfikowali wystarczająco wyraźnie istotnych cech odróżniających ich produkt od konkurencji. W rezultacie powstaje serwis nieznacznie różniący się od istniejących, nie posiadający nic, co by dało szansę na popularność. Niekiedy analiza rynku dokonana w sposób ogólny i powierzchowny staje się powodem problemów ze startupem. Należy we wszelkich dostępnych źródłach nasłuchiwać „co w trawie piszczy” i reagować na niektóre informacje w sposób elastyczny. Problemem może okazać się również źle zidentyfikowana grupa docelowa, w końcu to z niej pozyskujemy naszych klientów, a to od nich w dużej mierze zależy sukces projektu. Zarówno brak dokładnie sprecyzowanej grupy docelowej, jak również zdefiniowanie jej zbyt wąsko są przyczynami wielu trudności. Za mała liczba odbiorców to brak możliwości rozwoju. Niesprecyzowana grupa docelowa nie pozwoli na ewolucję serwisu w konkretnym kierunku. Bardzo często występującym błędem podczas projektów jest wyznaczanie za długiego harmonogramu. Sprzyja to niższej efektywności w początkowej fazie projektu, gdyż dużo osób podchodzić będzie do niego z przekonaniem „przecież mam czas”. Terminy powinny być realistyczne, by nie frustrowały, jednakże niezbyt rozciągliwe, gdyż mogą demobilizować do pracy.

autor: Dominika Łobodzińska

Ten utwór jest dostępny na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne-Bez utworów zależnych 3.0 Polska

Dominika Łobodzińska

Właścicielka firmy doradczej konsulti.pl i współorganizatorska trójmiejskiej społeczności Geek Girls Carrots.

Zawodowo doradza zarówno osobom prywatnym, jak i firmom. Interesuje ją szeroko pojęte zarządzanie zasobami ludzkimi oraz coaching kariery. Pomaga w wyszukiwaniu mocnych stron i kreowaniu nowej ścieżki kariery. Stawia na rozwój i wciąż podnosi swoje kwalifikacje. Dzielenie się wiedzą i pomoc innym osobom jest dla niej bezcenne, w związku z tym pisze bloga, współpracuje z portalami internetowymi i prowadzi warsztaty. Obecnie poza działalnością zawodową skupia się na przedsięwzięciach promujących rozwój, przedsiębiorczość i wzajemną współpracę.