Co zrobić, aby organizacja wycieczki nie przerodziła się z przygody w biurokratyczny koszmar?

Jak wspomina Pan swoje szkolne wycieczki?

Z ogromnym sentymentem, bo to były chwile, które na trwałe zapisały się w mojej pamięci. Kiedy byłem uczniem, wycieczka była czymś absolutnie wyjątkowym – namiastką przygody, wolności i okazją do integracji z rówieśnikami! Dopiero niedawno zrozumiałem, że ta „beztroska” ucznia to efekt ogromnej pracy nauczycieli. Wtedy odkryłem, że wycieczka to nie tylko radość, ale także godziny telefonów, dokumentów i odpowiedzialności. Dlatego dziś jeszcze mocniej doceniam każdy szkolny wyjazd – bo wiem, jak wiele wysiłku kryje się za tym, żeby dzieci mogły po prostu się cieszyć.

Czy rzeczywiście organizacja wycieczki szkolnej jest tak trudnym zadaniem, że nauczyciele potrzebują pomocniczej aplikacji?

Tak, to bardzo trudne zadanie. Nauczyciel, który jest inicjatorem, staje na początku przed wyborem jednej z dwóch dróg. Pierwsza to samodzielna organizacja – wtedy musi uzgodnić kierunek, znaleźć noclegi, przewoźnika, zadbać o wyżywienie i program edukacyjny, a przy tym pilnować kosztów, rozliczeń, czasu umówionych godzin. Do tego dochodzi drukowanie biletów, dogranie wszystkiego z przewodnikami, przewoźnikiem. Druga to współpraca z biurem podróży, które przejmie część obowiązków turystycznych.

Ale w obu przypadkach sedno problemu pozostaje to samo: to nauczyciel pozostaje hubem całego procesu, spina wszystkie wątki, zbiera zgody i płatności, prowadzi komunikację z rodzicami i odpowiada przed dyrekcją. Każdy błąd – brak podpisu czy źle zapisane dane – może sparaliżować cały proces. Wielu nauczycieli po godzinach spędza tygodnie na dopinaniu szczegółów, za co nie otrzymuje dodatkowego wynagrodzenia. Dlatego właśnie powstał Wycieczkomat – żeby odciążyć ich z najbardziej żmudnych zadań, a przede wszystkim z roli bycia jedynym centralnym punktem, i sprawić, że organizacja wyjazdu stanie się prostsza, a nauczyciel będzie mógł skupić się na tym, co naprawdę ważne: na uczniach i ich doświadczeniu.

Na rynku coraz więcej słyszymy o „AI w edukacji” – od prostych asystentów po rozbudowane LLM-y, które mogą planować wycieczki w kilka minut. W świecie tak dostępnych modeli, czy naprawdę potrzebujemy dedykowanej aplikacji do organizowania wyjazdów szkolnych?

AI potrafi zaproponować trasę wyjazdu, wyszukać atrakcje i policzyć koszty – i to świetnie działa w turystyce indywidualnej, rodzinnej czy w małych grupach znajomych. Tam faktycznie wystarczy „kliknąć i po sprawie”. Ale szkoła to zupełnie inny świat: tu liczą się przepisy prawa, zgody rodziców, odpowiedzialność za bezpieczeństwo dzieci i ścisła dokumentacja. Żaden uniwersalny model AI obecnie nie rozwiąże realnych problemów nauczyciela – nie przypomni rodzicom o terminach płatności, nie zapewni zgodności z wymogami szkoły, nie zsynchronizuje opiekunów i nie uwzględni indywidualnych potrzeb uczniów. Dlatego dedykowane rozwiązanie, jakim jest Wycieczkomat, odpowiada na potrzeby tego konkretnego środowiska. To system nie tylko technologiczny, ale też pedagogiczny i administracyjny, który bierze pod uwagę realia pracy nauczyciela, a nie tylko algorytmiczny plan podróży.

A skoro mówimy o AI – czy Wycieczkomat w jakikolwiek sposób korzysta z elementów sztucznej inteligencji?

Na obecnym etapie stawiamy przede wszystkim na automatyzację procesów, które od lat obciążały nauczycieli. System porządkuje dane, usprawnia komunikację, wysyła przypomnienia, a to już jest ogromne ułatwienie. Sztuczną inteligencję traktujemy jako naturalny element przyszłości Wycieczkomatu, bo AI już zmieniło rynek i byłoby niedorzeczne udawać, że tego nie widzimy. Ale nie chcemy zastępować kontaktu osobistego – on jest fundamentem szkoły i wychowania. Rolę AI widzimy w tym obszarze jako coś niewidocznego w tle, co przyspiesza procesy, skraca czas odpowiedzi, pomaga szybciej uzyskać informacje czy sprawniej przejść konkretne etapy organizacji.

Naszą misją jest wspierać nauczycieli i rodziców w taki sposób, by korzystanie z AI nie było odczuwalne jako dodatkowy ciężar, lecz jako praktyczne, pożyteczne narzędzie. Fundamentem Wycieczkomatu zawsze będzie stabilność i zaufanie – a to dziś daje sprawdzona automatyzacja, a w przyszłości rozsądnie zastosowana sztuczna inteligencja. Wiele zadań wewnętrznych, które wykonuje dzisiaj biuro da się zastąpić AI i nie ukrywam, że wdrażam różne rozwiązania w wielu miejscach oparte na tej technologii

Na jakie realne potrzeby nauczycieli odpowiada Wycieczkomat? Co było punktem zapalnym do stworzenia tego rozwiązania?

Punktem zapalnym było doświadczenie tysięcy nauczycieli – w tym jednego z founderów – mówiąc że organizacja wycieczki zamiast być przygodą staje się biurokratycznym koszmarem. Nauczyciele mówią wprost: największym problemem jest nie sama logistyka, tylko rola bycia „centrum dowodzenia” dla wszystkich stron. To na nich spada zbieranie pieniędzy od rodziców w gotówce, pilnowanie terminów, przepisywanie list uczestników, przekazywanie zgód i koordynowanie kontrahentów. Każde opóźnienie czy brak podpisu grozi tym, że wyjazd się nie odbędzie. Wycieczkomat odpowiada na “ten ból”, bo automatyzuje to, co można, i przekierowuje komunikację tak, by nauczyciel nie musiał być jedynym łącznikiem. To rodzice dostają zgody do podpisania, to system przypomina o płatnościach i porządkuje dane. Dzięki temu nauczyciel odzyskuje czas i energię – może być z powrotem wychowawcą i opiekunem, a nie księgowym i sekretarzem.

Gdy rozmawia Pan z nauczycielami, opowiadając im o idei Wycieczkomatu – to szybko łapią jego sens i dostrzegają korzyści z niego płynące?

Reakcje są bardzo pozytywne, ale też często pełne niedowierzania. Nauczyciele są przyzwyczajeni, że wszystko muszą robić sami – od wydrukowania zgód, rozdania każdemy w klasie i zbierania ich tygodniami, po zbieranie wpłat, często rozbitych na 4 raty, a te środki na koniec dnia trzeba dostarczyć do biura przelewem. Kiedy pokazujemy im, że system przejmuje te obowiązki i że rodzice dostają komplet informacji prosto na maila, często pytają: „naprawdę to nie przejdzie już przez moje ręce?”. Największą trudnością jest więc uwierzyć, że mogą oddać część kontroli i nie stracić przy tym bezpieczeństwa. A przecież jest dokładnie odwrotnie – dzięki uporządkowanemu procesowi mają większą pewność, że nic nie zostanie pominięte. Po pierwszych doświadczeniach szybko łapią sens i zaczynają polecać Wycieczkomat dalej, bo widzą, że to nie kolejny obowiązek, tylko realne odciążenie.

Dlaczego nauczyciele mieliby zaufać właśnie Wam, a nie korzystać z własnych, sprawdzonych sposobów – choćby z arkuszy Excela, popularnych plannerów czy podobnych, już dostępnych aplikacji?

Excel to świetne narzędzie – sami z niego korzystamy. Ale Excel nie przypomina rodzicom o terminie wpłaty, nie zbiera automatycznie danych zdrowotnych, nie przekazuje rodzicom zgód do podpisania i nie prowadzi komunikacji z rodzicami. Plannery papierowe są przydatne, ale w momencie, kiedy na wycieczkę jedzie 40 uczniów i trzeba zapanować nad setką różnych informacji, kartka szybko przestaje wystarczać. Kluczowa różnica polega na tym, że Wycieczkomat nie jest kolejną tabelką, tylko systemem stworzonym specjalnie dla szkół. To on staje się hubem organizacyjnym, przejmując na siebie część zadań, które do tej pory musiał wykonywać nauczyciel.

Dzięki temu nie zastępujemy Excela – my sprawiamy, że wreszcie można go odłożyć, a cały proces dzieje się sprawniej i bezpieczniej. Jedna wycieczka to nawet kilkanaście firm, które wykonują usługę na rzecz tej wycieczki, godzina po godzinie, dzień po dniu, przewodnicy, atrakcje, hotele, restauracje, kierowcy – każda z tych firmy, każda z tych osób musi wiedzieć co jak i kiedy, dla ilu osób, ile jest i jakich specjalistycznych diet, np. ile osób ma uczulenie na orzechy (restauracje).

Kolejny wątek: nauczyciele-seniorzy. W naszych szkołach wciąż jest wielu nauczycieli z długim stażem, którzy nie zawsze czują się komfortowo z technologią. Czy Wycieczkomat jest na tyle intuicyjny, że odnajdzie się w nim 55-letnia polonistka, która raczej unika nowych aplikacji?

Pandemia i przymus przejścia na narzędzia cyfrowe sprawiły, że wielu nauczycieli – nawet tych mniej „technologicznych” – zaczęło czuć się pewniej w korzystaniu z prostych rozwiązań online. I często sami mówią nam: „to naprawdę działa, nawet ja sobie poradziłam”. Prostota i intuicyjność były fundamentem, bo jeśli coś ma ułatwiać życie, to nie może wymagać doktoratu z informatyki.

Ale fakt – było to jedno z pierwszych pytań, które sami sobie zadaliśmy. Wiedzieliśmy, że w szkołach pracuje wielu doświadczonych nauczycieli, którzy często nie czują się pewnie w świecie technologii. Dlatego projektując Wycieczkomat, myśleliśmy właśnie o 55-letniej polonistce, która nie lubi „nowinek technologicznych”. I tutaj ważne zastrzeżenie: my nie mówimy o kolejnej aplikacji, którą trzeba się uczyć obsługiwać. Wycieczkomat to system – prosty, intuicyjny, działający w tle, który nie komplikuje życia, tylko je upraszcza. W praktyce wystarczy kliknąć w link, a reszta dzieje się praktycznie sama. Rodzic wprowadza dane, system zbiera płatności i wysyła przypomnienia, a nauczyciel dostaje uporządkowany komplet informacji w odpowiednim czasie.

Organizowanie wycieczek szkolnych to nie tylko logistyka, ale też ogromna odpowiedzialność prawna i bezpieczeństwo dzieci. Jak Wycieczkomat odpowiada na ten aspekt – czy wspiera nauczycieli np. w przygotowaniu wymaganych dokumentów, zgód czy ubezpieczeń?

To absolutnie kluczowa kwestia. Każda wycieczka to odpowiedzialność nie tylko logistyczna, ale też prawna. Nauczyciel musi mieć pewność, że wszystkie zgody są przekazane rodzicom i dostarczone do szkoły, że dane uczniów (np. o alergiach czy lekach) są bezpiecznie przechowywane, a komunikacja przebiega sprawnie. Wycieczkomat ułatwia ten proces, wysyłając rodzicom dokumenty i automatyczne przypomnienia – tak, by nauczyciel nie musiał się tym zajmować. Dzięki temu ryzyko „brakującego podpisu” praktycznie znika.

Co więcej, wszystkie informacje są uporządkowane i gotowe na wypadek nagłej sytuacji. To ogromne wsparcie dla nauczyciela, który do tej pory musiał sam dźwigać całą odpowiedzialność – często trzymając dane w segregatorze. Teraz to system czuwa, a nauczyciel może skupić się na bezpieczeństwie dzieci, a nie na papierach.

A co z rodzicami? Czy Wycieczkomat przewiduje także narzędzia dla nich – np. łatwiejsze zgłaszanie zgód, płatności online, dostęp do harmonogramów?

Rodzice są równie ważnymi uczestnikami procesu, dlatego od początku myśleliśmy też o nich. Zamiast karteczek w plecaku i kopert z pieniędzmi, dostają prosty link. Wchodzą, zapisują dziecko, podają wszystkie informacje o zdrowiu i diecie, a potem jednym kliknięciem opłacają wycieczkę – również w ratach. Mają też stały dostęp do planu dnia, otrzymują automatyczne przypomnienia o terminach płatności czy o konieczności dostarczenia podpisanej zgody. To dla nich ogromna wygoda i poczucie bezpieczeństwa. A przy okazji oszczędność czasu – nie muszą biegać na zebrania tylko po to, żeby coś podpisać. Dzięki Wycieczkomatowi rodzice zyskują przejrzystość i spokój, nauczyciel – odciążenie, a uczniowie – lepszą organizację i bezpieczeństwo.

To system, który łączy wszystkie strony i sprawia, że wreszcie każdy może skupić się na tym, co naprawdę ważne: na samej wycieczce i jej wartościach edukacyjnych. Wycieczkomat też w cenie każdej wycieczki ma ubezpieczenie od kosztów rezygnacji na wypadek zdarzeń losowych od PZU – rodzic nie musi się martwić co będzie w maju za rok, rezerwując wycieczkę we wrześniu. Wychowawcy otrzymują specjalne OC na wypadek zdarzeń losowych i każdy śpi spokojnie. Rodzice zamawiając z wyprzedzeniem płacą nawet w 5-6 ratach, a to jest wygodne zwłaszcza dla rodziców, którzy wysyłają na wycieczki nie tylko jedno dziecko, a czasami 2 czy 3.

Startupy w edukacji w Polsce często mają problem ze skalowaniem – rynek jest specyficzny, a budżety szkół ograniczone. Jaki macie model biznesowy i kto tak naprawdę za Wycieczkomat ma płacić? Szkoły, nauczyciele, a może rodzice?

To nie jest klasyczny model „SaaS dla szkoły”. Wycieczkomat działa jako licencjonowany organizator turystyki: sprzedajemy kompletną usługę wycieczki, w której technologia jest kręgosłupem procesu. Dzięki temu szkoła nie musi kupować „oprogramowania”, a nauczyciel nie musi negocjować budżetu na narzędzia – koszty ponoszone są w ramach ceny wyjazdu, którą zazwyczaj pokrywają rodzice, tak jak przy tradycyjnej wycieczce.

Nasz przychód pochodzi z marży w pakiecie turystycznym oraz z efektów skali po stronie partnerów (transport, noclegi, atrakcje), którym dostarczamy wcześniej komplet danych i przewidywalność. To z kolei pozwala nam utrzymywać konkurencyjne ceny. Takie podejście rozwiązuje barierę zakupową w edukacji i ułatwia skalowanie – standaryzujemy proces „od pomysłu do powrotu”, rozkładamy płatności w czasie, a sezonowe piki obsługujemy procedurami i automatyzacją. Innymi słowy: wartość płaci się tam, gdzie zawsze – w cenie wycieczki, przy czym mamy bardzo konkurencyjne ceny rynkowe – a szkoła i nauczyciel zyskują bez dodatkowych opłat i formalności.

Dopytuję tak szczegółowo o te wszystkie aspekty, gdyż idea Wycieczkomatu jest nieco kontrintuicyjna. To projekt skierowany na trudny rynek, borykający się od lat z szeregiem wyzwań, gdzie wciąż największym kłopotem są pensje nauczycieli oraz brak rąk do pracy, a nie kwestia organizowania szkolnych wycieczek. Dlatego tak bardzo ciekawi mnie to, jak Wycieczkomat odbierany jest przez inwestorów.

Wycieczkomat zdejmuje z nauczyciela ciężar obowiązków administracyjnych i logistycznych, pozwalając mu być z powrotem tym, kim powinien – mentorem i edukatorem. Do tej pory nauczyciel nie miał narzędzi, które by go w tym wspierały. Teraz je ma. Dzięki Wycieczkomatowi może uczyć dzieci odpowiedzialności, samodzielności i pokazywać im świat, mając za sobą system, który porządkuje proces. Inwestorzy widzą w tym zarówno potencjał biznesowy, jak i impakt społeczny. To nie jest kolejna aplikacja edtech, ale system odpowiadający na realny, systemowy problem. Liczby mówią same za siebie: rosnące przychody, setki zorganizowanych wyjazdów, finansowanie od WP2 Investments. Podsumowując – to niełatwy rynek, ale mamy pewność, że nasze rozwiązanie jest odpowiedzią na jedno z największych wyzwań, z jakimi się boryka. I właśnie w takim otoczeniu rozwiązanie, jakie proponuje Wycieczkomat, ma największy sens.

Czytaj także:

• Elon Musk zapowiada koniec ery Wikipedii? Czym zaskoczy nas Grokopedia?
• Europa jedną wielką bańką, która marnotrawi potencjał founderów? Wnioski z badania Relocated Tech Survey