7 narzędzi do monitorowania pracowników zdalnych, które podniosą ich efektywność i zadowolenie z pracy

Wielu pracodawców wciąż uważa, że pracownik siedzący w biurze jest (naj)lepszym pracownikiem. Można przecież łatwo go skontrolować, zerkając na monitor albo pytając „co słychać?”. Pracowników zdalnych również można kontrolować, a służy do tego tych 7 narzędzi.

fot. unsplash.com

Szacuje się, że prawie 4 miliony osób aktywnych zawodowo to pracownicy zdalni. Nic dziwnego skoro to wygodny sposób pracy, którego oczekuje coraz więcej podwładnych. Okazuje się bowiem, że co drugi pracownik woli możliwość pracy zdalnej od prywatnej opieki medycznej. Pytanie tylko, jak pogodzić potrzebę kontroli pracodawców z potrzebami pracowników?

Drogi pracodawco, odpowiedź jest prosta – postaw na monitoring! Wcale nie chodzi o to, żebyś montował ukryte kamery w mieszkaniach swoich pracowników. Nie, rozwiązanie jest prostsze i tańsze. Chodzi o wykorzystanie odpowiednich narzędzi do zarządzania pracą zdalną oraz o zbudowanie kultury pracy zdalnej.

Czy to spodoba się moim pracownikom?

Choć może Ci się wydawać, że wprowadzenie narzędzi monitorujących pracę nie spodoba się Twoim podwładnym, uwierz mi, że może być zupełnie na odwrót. A to dlatego, że wprowadzenie narzędzi monitoringu pracy może przynieść wymierne korzyści zarówno indywidualnym pracownikom, jak i całej firmie. Jeżeli Twoi pracownicy będą rozliczani za swoje wyniki każdego dnia, prawdopodobnie będą bardziej zmotywowani do systematycznego uzyskiwania wyników.

To z kolei wpływa na większą motywację w pracy i zadowolenie. Poza tym, różni niezależni podwykonawcy i freelancerzy, którzy pracują dla Ciebie zdalnie, mogą być pewni, że godziny spędzone na danym projekcie zostaną udokumentowane i nie będą potem narażeni na problemy przy rozliczeniu swojej pracy.

Choć może zabrzmi to ironicznie, narzędzia do monitorowania pracy pomagają budować zaufanie wewnątrz danej organizacji. Twoi pracownicy wiedzą, co mają zrobić i że są z tego rozliczani, mogą zobaczyć zadania, które mają ich koledzy – dzięki temu widzą jak na dłoni, kto nad czym pracuje i ile czasu mu to zajmuje. Natomiast to może umożliwić menadżerom i liderom zespołu skupienie się na rozwijaniu usług, produktów i wprowadzeniu innowacji, a nie na mikrozarządzaniu.

3 pytania, które musisz sobie zadać

Jeżeli wiesz już, że chciałbyś wdrożyć monitoring pracy w Twojej firmie, powinieneś odpowiedzieć na 3 kluczowe pytania, które pomogą w doborze odpowiedniego narzędzia:

Dlaczego w ogóle chcesz wdrożyć narzędzie/narzędzia do monitorowania pracy? – zależy Ci na lepszym zarządzaniu projektami zdalnymi, chcesz kontrolować produktywność pracowników pracujących zdalnie, a może chcesz zobaczyć ile czasu spędzają na poszczególnych zadaniach?
Jaki masz budżet na wdrożenie narzędzia do monitorowania pracy? – czy masz na to jakiś budżet, czy może będziesz musiał zagospodarować czas jednego z pracowników, który przeszkoli resztę i wdroży bezpłatne narzędzie do Twojej firmy?
Z jakich narzędzi do monitorowania pracy oraz komunikacji obecnie korzystasz? – czy Twoi pracownicy je znają i z nich korzystają?

Odpowiedzi na te 3 proste pytania powinny Ci pomóc wskazać Twoje obecne zasoby i potrzeby w zakresie monitoringu pracy. Jeżeli wiesz już czego szukasz, usiądź wygodnie bo zaraz pokażę Ci najlepsze (według mojej subiektywnej oceny) narzędzia do monitoringu pracy zdalnej. Może akurat któreś z nich będzie odpowiednie dla Ciebie!

Narzędzia do monitorowania pracy zdalnej

Slack – najprościej tłumacząc to narzędzie do komunikacji grupowej. Jest bardzo proste i intuicyjne i zapewne dlatego tak szybo zyskało sympatię wielu firm. Za pomocą Slacka użytkownicy mogą prowadzić dyskusje, wysyłać sobie prywatne wiadomości, dzielić się linkami i plikami – wszystko po to, aby ograniczyć liczbę wysyłanych maili i uporządkować komunikację.
Asana – proste narzędzie do wspólnego zarządzania projektami. Darmowa wersja pozwala na prowadzenie dowolnej liczby projektów w zespole do 15 osób. Asana umożliwia tworzenie podgrup, którym przypisujemy zadania z terminem wykonania. Każdy użytkownik posiada również możliwość komentowania przypisanych mu zadań oraz załączania różnych plików. Dodatkowo, Asanę można zsynchronizować z aplikacją Harvest, która pozwala na pomiar czasu, który spędzamy na konkretnym zadaniu i automatyczne wystawienie faktury na podstawie ilości przepracowanych godzin (dobra opcja dla freelancerów rozliczających się godzinowo).
iDoneThis – generuje raport z podsumowaniem dnia, poprzez zebranie mailowych odpowiedzi od wszystkich pracowników na temat zadań, nad którymi pracują oraz które ukończyły. Taki raport jest wysyłany następnego dnia rano, dzięki czemu Twoi pracownicy widzą jak bardzo zajęci są ich koledzy. Po zalogowaniu do iDoneThis każdy użytkownik może podejrzeć historię poszczególnych zadań oraz zobaczyć jakie cele obecnie realizowane przez zespół. Aplikacja może zostać zintegrowana ze wspomnianym wcześniej Slackiem.
GoToMeeting – aplikacja pozwalająca na prowadzenie telekonferencji… bo nawet jeżeli Twoi pracownicy działają zdalnie, od czasu do czasu warto zorganizować z nimi spotkanie. GoToMeeting ma wszystkie funkcjonalności, których można oczekiwać od programu do prowadzenia telekonferencji. Umożliwia prowadzenie rozmów głosowych, wideo, udostępnianie ekranu i wcześniejsze zaplanowanie spotkania i jego nagranie. Licencja GoToMeeting pozwala na prowadzenie komercyjnych spotkań, w przeciwieństwie do wielu innych popularnych narzędzi do rozmów video jak np. Skype.
TimeDoctor – narzędzie umożliwiające śledzenie czasu pracy i okresów bezczynności. Może również monitorować korzystanie z „niepożądanych portali” takich jak Facebook czy Kwejk (to od Ciebie zależy jakie portale zdefiniujesz jako niepożądane). Fajną funkcjonalnością TimeDoctor’a jest opcja generowania raportów o czasie spędzonym w poszczególnych aplikacjach/zadaniach (np. na poczcie elektronicznej, na pracy w arkuszu kalkulacyjnym itd.). Narzędzie może również wykonywać zrzuty ekranu z komputera Twojego pracownika. TimeDoctor dostępny jest w wersji desktopowej i internetowej.
Freckle – bardzo przyjazna (również z powodu designu!) dla użytkownika aplikacja webowa do rejestrowania czasu pracy. Przydatna jeżeli masz wielu klientów i chciałbyś lepiej wycenić czas pracy, który przeznaczasz na ich obsługę. Twórcy Freckle twierdzą, że to aplikacja idealna do obsługi projektów IT.
When in work – narzędzie pozwalające do zarządzania zmianami pracowniczymi (może być przydatne jeżeli masz zdalnie pracujący zespół, który pracuje w zmianach np. przy monitoringu social mediów). W prosty sposób pozwala na ustawianie grafików pracy i podejrzenie w jakich godzinach pracują poszczególni pracownicy. Po ustawieniu grafika, wszyscy pracownicy dostają powiadomienie o wprowadzonych zmianach. Narzędzie monitoruje również skąd i kiedy pracownicy logują się na swoją zmianę.

Masz apetyt na więcej?

Przy obecnej technologii i szerokiej palecie dostępnych rozwiązań, jeżeli tylko chcesz – znajdziesz sposób na zarządzanie pracą zdalną, głęboko w to wierzę! Pamiętaj jednak, że samo narzędzie to za mało. Musisz również zaplanować jak wprowadzić je do swojej organizacji i jak sprawić, aby wszyscy zaczęli go używać.

–

Magda Sowierszenko

Communications and Marketing Officer w Remote Future Summit

Specjalistka komunikacji korporacyjnej i wewnętrznej, entuzjastka społecznej odpowiedzialności biznesu i nowych technologii. Pracowała i zarządzała wieloma zespołami rozproszonymi, w tym +60 osobowym zespołem z +20 krajów z którym zorganizowała AIESEC International Congress 2016. Współorganizatorka the Remote Future Summit – największej konferencji online o pracy zdalnej.