Nietrafiona rekrutacja. Co dalej?

Realne straty finansowe, opóźnienia w projektach, spadek wydajności i niskie morale w zespole – to tylko część konsekwencji, z jakimi musi zmierzyć się firma po nieudanej rekrutacji. Na jakie rozwiązania ze strony agencji może liczyć pracodawca? Jak właściwie określić zasady współpracy?

fot. unsplash.com

Organizacja zlecając rekrutację firmie zewnętrznej decyduje się na profesjonalną usługę przyprowadzoną przez wyspecjalizowanych konsultantów. Taka współpraca oszczędza czas i gwarantuje lepsze i szybsze rezultaty, a pomyślnie zakończony proces pozwala pisać kolejne rozdziały w rozwoju firmy wraz ze zrekrutowanymi pracownikami. Zdarza się jednak, z różnych przyczyn i w różnych okolicznościach, że pracownik lub pracodawca nie są zadowoleni z rezultatów projektu.

Ile kosztuje utrata pracownika?

Dzień zero to moment, w którym rozstajemy się z pracownikiem, a przed oczami każdego HR menedżera przewija się rząd cyferek i algorytm utraconych kosztów. Jak duże straty poniesie organizacja? Firmie rekrutacyjnej zapłaciliśmy kwotę X, wdrożenie kosztuje Y, a brak osoby na danym stanowisku każdego dnia generuje straty na poziomie Z. Okres wypowiedzenia oraz czas, jaki poświęcimy na znalezienie kolejnego kandydata, pomnożony przez 20 dni roboczych w najlepszym razie, to wiele kolejnych roboczogodzin.

Finanse, to tylko jedna strona medalu. Wyróżniamy również straty, których na pieniądze przeliczyć się nie da. Osłabione morale w zespole, nadwyrężony wizerunek firmy oraz gorsze statystki rotacji niepożądanej, które ściągają równie niepożądane spojrzenia z centrali. W każdej firmie wygląda to inaczej, ale przedstawmy uśredniony przykład osoby na stanowisku specjalistycznym, która zarabia 5000 zł brutto miesięcznej i odchodzi tuż przed upływem 3–miesięcznego okresu próbnego. Koszt finansowy takiej nieudanej rekrutacji to minimum 40 000 zł. Oczywiście – lepiej zapobiegać niż leczyć, ale nie każdą sytuację jesteśmy w stanie przewidzieć.

Szacowane koszty nieudanej rekrutacji:

Pensja: 5000 PLN = koszt 40 000 PLN

Pensja: 25 000 PLN = koszt 250 000 PLN

Kandydat zniknął i co teraz?

Z technicznego punktu widzenia są dwie możliwości: to pracodawca rozstaje się z pracownikiem lub pracownik rozstaje się z pracodawcą. Niezależnie, która ze stron podejmie decyzję o zakończeniu współpracy, to firma ponosi największe koszty nietrafionej rekrutacji. W obu przypadkach pracodawcy, który korzystał ze wsparcia agencji rekrutacyjnej, przysługuje usługa gwarancyjna, ale jest to uzależnione od zapisów umowy. Wspomniana gwarancja przybiera różne formy kompensujące niepowodzenie, a agencja może być zobowiązana do przeprowadzenia kolejnego procesu rekrutacyjnego w ramach tej samej opłaty.

Innym rozwiązaniem jest przedstawienie określonej liczby profilowych kandydatów. W tym przypadku bez względu na to czy klient zatrudni pracownika, czy też nie – gwarancja jest zrealizowana. Kolejnymi możliwościami są: zwrot pieniędzy, rozliczenie w innym procesie rekrutacyjnym lub zniżka na nowy proces rekrutacyjny. Usługi gwarancyjne przysługują w terminie określonym umową. Dla branży SSC/BPO jest to od 1 do 12 miesięcy w zależności od poziomu stanowiska i pozostałych wynegocjowanych warunków. Niezwykle istotnym aspektem, który wpływa na ważność gwarancji jest płatność, ponieważ w wielu przypadkach gwarancja nie przysługuje, jeśli zobowiązanie nie zostało zrealizowane na czas.

Nowy proces rekrutacyjny, a może rekomendacja?

O tym, jaka forma gwarancji jest korzystna, decydują okoliczności – jeśli pilnie potrzebujemy pracownika na danym stanowisku, to oczywiście wybierzemy nowy proces rekrutacyjny. W takiej sytuacji najczęściej ponownie rozpatruje się najmocniejszych kontrkandydatów z poprzednio prowadzonego procesu. W przypadku niepowodzenia, zaczynamy cały proces rekrutacyjny od nowa.

Może jednak zdarzyć się tak, że zapisy umowy gwarantują jedynie rekomendacje, które powinny spełniać wymagania profilowe i merytoryczne. Inną możliwością jest sytuacja, w której wakat dezaktualizuje się z różnych powodów – czy to awansu wewnętrznego, skutecznej rekomendacji z innych źródeł lub zmiany koncepcji stanowiska.

Jeżeli dana potrzeba rekrutacyjna została zaspokojona przez inne źródło niż agencja i realnej potrzeby gwarancji już nie ma, można zrealizować ją poprzez zlecenie o podobnym stopniu zaszeregowania i trudności. Należy jednak omówić to z agencją. Sporadycznie stosowaną praktyką w branży rekrutacyjnej jest zwrot płatności. W głównej mierze dlatego, że taka umowa jest zwykle bardziej restrykcyjna zarówno dla klienta, jak i agencji.

Każda firma ma swoją specyfikę i określone wytyczne dla danego projektu, czy też potrzeby wynikające z otoczenia biznesowego. W związku z tym trudno jest polecić szablonowe rozwiązanie. Najlepsze są te szyte na miarę klienta.

Kiedy gwarancja nie zadziała?

Standardowo z gwarancji wykluczone są okoliczności takie jak: upadłość lub likwidacja firmy klienta, likwidacja stanowiska pracy, zwolnienia grupowe lub restrukturyzacja. W pozostałych przypadkach usługa gwarancyjna przysługuje, o ile jest umieszczona w umowie. Warto mieć na uwadze, że SSC/BPO to specyficzna branża, której zasady są bardzo niejednolite. Produkty szyte na miarę nie mogą być zunifikowane, a wiele umów nie posiada zapisów gwarancyjnych.

Dzieje się tak przede wszystkim w projektach rekrutacji wolumenowych, a rotacja jest z założenia wliczona w ryzyko operacji lub w przypadku stanowisk o krótkim cyklu życia – np. w call center, gdzie w procesie negocjacji minimalizowane są koszty całości rekrutacji. Ponadto, gwarancja jest jednym z elementów negocjowanych i często nie objętych wytycznymi korporacyjnymi po stronie klienta. Często słyszymy, że ustalenia globalne dla firmy zakładają 30-dniowy termin płatności albo, że umowa nie może być zawarta bezterminowo i są to rzeczy nie podlegające negocjacji. Centrala rzadko narzuca takie restrykcje w kontekście gwarancji, gdyż wiadomo, że nie jest w stanie przewidzieć wszystkich ewentualności.

Lepiej zapobiegać niż leczyć

W sytuacji, gdy firma jest stroną wypowiadającą umowę zrekrutowanemu pracownikowi, można zminimalizować straty poprzez wcześniejsze zgłoszenie reklamacji, tak, by rekruter miał już gotową listę zapasowych kandydatów w momencie rozstania z pracownikiem. Sytuacja, w której pracownik rezygnuje nie pozwala przygotować się zawczasu, więc tempo prowadzenia kolejnego projektu będzie standardowe.

Złe dobrego początki

Człowiek za człowieka, człowiek za pieniądze, CV za gwarancję czy inne formy kompensacji usługi nie powinny mieć miejsca dopóki nie zrozumiemy, jakie były powody rozwiązania umowy z zrekrutowanym pracownikiem. Tylko analiza sytuacji pozwoli rekruterowi dostarczyć pełnowartościową usługę, a i organizacja przy tej okazji może się sporo nauczyć i wyciągnąć wnioski na przyszłość. Takie rekomendacje najczęściej dotyczą onboardingu, samego procesu wyboru kandydata spośród zaprezentowanych czy też zestawu kompetencji twardych i miękkich, na danym stanowisku.

Nierzadko zdarza się, że konsultant firmy rekrutacyjnej uzyskuje informację zwrotną od samego zainteresowanego. Posiadając tak wielowarstwowy obraz sytuacji można znacznie usprawnić każdy aspekt procesu rekrutacji i wdrożenia pracownika do firmy. Celem tej pracy post factum jest zapobieganie takim zdarzeniom w przyszłości, a także eliminowanie zjawiska kumulacji odejść i zwolnień. Wspólna analiza sytuacji pozwoli na określenie najsłabszych punktów.

Rolą konsultanta jest aktywne uczestnictwo w tej analizie – tak, by ulepszać proces dla każdego klienta indywidualnie. Z własnego doświadczenia wiem, że prawidłowo przeprowadzony proces gwarancyjny, to często początek współpracy opartej na zaufaniu, gdyż każda organizacja i każdy człowiek najwięcej uczy się na błędach.

–