fot. unsplash.com
Przedsiębiorca ma na głowie wiele. Poza zobowiązaniami wobec klientów, musi zająć się kwestiami administracyjnymi, podatkowymi, ubezpieczeniowymi, zarządzaniem zleceniami, rekrutacją i komunikacją z zespołem. Wymieniać kolejne zadania można godzinami, a tych prowadzącemu własny biznes nie przybywa. Na całe szczęście internet podsuwa wygodne i często bezpłatne rozwiązania, które ułatwiają organizację pracy.
6 narzędzi online do organizacji pracy
Bez wątpienia potężnym narzędziem jest książka adresowa w programie pocztowym, którą można zsynchronizować z telefonem. Stanowi ona najbardziej poręczną i uniwersalną bazę kontaktów. Większość dostępnych książek pozwala na zapisywanie nie tylko adresów mailowych, ale również numerów telefonów czy dopisywanie dodatkowych komentarzy do poszczególnych kontaktów.
Drugim nieocenionym narzędziem jest kalendarz online. Poza spełnieniem podstawowej funkcji, czyli organizacją pracy właściciela firmy, wspomoże on koordynację i planowanie wspólnych działań z pracownikami. Dostępne kalendarze mają obecnie funkcję współdzielenia ich z innymi osobami, a także dodawania kilku planerów jednocześnie. Można więc w taki sposób spinać kalendarze zespołu, współpracowników, a także dodawać prywatne rozpiski, aby zachować work-life balance.
Świetnym uzupełnieniem kalendarza są aplikacje do zarządzania zadaniami. Pozwalają zapanować nad wieloma projektami. Każde zadanie można rozbić na mniejsze fragmenty, co sprawi, że nawet gigantyczne zagadnienie będzie wydawało się prostsze do wykonania w kilku mniejszych krokach. Aplikacje do zarządzania zadaniami są też pomocne w komunikacji zespołu. Ograniczają liczbę wysyłanych wiadomości i angażują wyłącznie zainteresowane osoby.
Warto zaopatrzyć swój komputer czy smartfon w aplikację do wykonywania telekonferencji lub webinarów. Umożliwi ona szybkie połączenie z kilkoma osobami znajdującymi się w różnych miejscach, niezależnie czy będzie to biuro w centrum Krakowa, czy plaża na Bali. Tego typu narzędzia są nieocenione w przypadku rozproszonego zespołu i pracy zdalnej.
Prowadząc firmę, warto zainwestować też w rozwiązania chmurowe, które pozwalają na dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia, a także współdzielenie plików. W przypadku utraty czy uszkodzenia sprzętu, plikom w chmurze nic się nie stanie. Przechowywanie danych w wersji cyfrowej ma jeszcze kilka innych zalet: chroni dane, oszczędza miejsce na dysku, w biurze, a także jest wyrazem troski o środowisko, ponieważ ogranicza zużycie papieru.
Ostatnim, ale podstawowym narzędziem każdego przedsiębiorcy jest program, w którym może wystawiać i przechowywać faktury, a nawet za jego pośrednictwem wysyłać i odbierać je do i od kontrahentów. Taki program może również przyjąć bardzo wygodną i bezpieczną postać chmury, tak jak Chmura Faktur udostępniona przez Tax Care, w której każdy dokument oraz baza kontrahentów dostępne są online w kilku kliknięciach. System ma także automatyczną funkcję kontroli płatności, która przypominając kontrahentowi o jej braku, pozwala na dodatkowe oszczędności.
Najlepsze narzędzie? Kompatybilne, aktualne, proste
Poszukując powyższych narzędzi do zarządzania czasem, warto wziąć pod uwagę kilka czynników. Przede wszystkim warto sprawdzić, czy są one kompatybilne ze sobą lub tymi usługami i sprzętem, które już są używane w firmie. Być może dostawca jednego z programów ma również inne, uzupełniające aplikacje do zintegrowania z tymi już zaimplementowanymi. Jeden system bywa stabilniejszy niż różne połączone ze sobą dodatkowymi wtyczkami, często tworzonymi przez zewnętrznych dostawców.
Należy też upewnić się, że wybrane narzędzia są stale aktualizowane oraz mają odpowiednie zabezpieczenia. Ochrona danych to jednak nie wszystko. Bardzo istotne jest również to, jak wykorzystywane są informacje wprowadzane do danej aplikacji, kto je przetwarza, w jakim zakresie mogą być one użyte przez dostawcę usługi. Wszystkie informacje zazwyczaj znajdują się w regulaminie na stronie narzędzia lub jego producenta.
Trzecim czynnikiem jest łatwość obsługi. Warto wybierać proste rozwiązania, których obsługa nie wymaga specjalistycznych szkoleń. Warunek ten spełnia większość aplikacji w chmurze. Są one z reguły łatwe do wdrożenia oraz późniejszej obsługi przez użytkowników.
Wreszcie, warto zaczerpnąć opinii u innych przedsiębiorców z branży. Być może mają oni sprawdzone narzędzia, które chętnie zarekomendują. Ich doświadczenie w tym zakresie może być bardzo cenne i ochronić przed nietrafionym wyborem.
Wyznacz priorytety
Same narzędzia wspomagające organizację pracy przedsiębiorcy to nie wszystko. W prowadzeniu własnej firmy bardzo ważne jest ustalanie jej priorytetów. Dobrze jest określić cele krótko- i długoterminowe wraz z terminami ich realizacji. W dalszej perspektywie natomiast należy umieć rozliczyć samego siebie oraz zespół z założeń i postępów ich realizacji. Bez tego działania przedsiębiorstwa z pewnością nie przyniosą oczekiwanych rezultatów, tylko raczej błądzenie po różnych obszarach.
Warto obalić również mit, jakim jest multitasking. Na samym początku prowadzenia firmy warto skupić się na jednej rzeczy, zamiast rozbijać uwagę na kilkanaście różnych kwestii jednocześnie. Dotyczy to zarówno obszarów biznesowych, jak i wykonywanych zadań.
Prowadząc firmę, nie należy też nakładać na siebie zbyt wielu obowiązków. Nadmiar zadań może iść w parze z brakiem widocznych efektów, a w dłuższej perspektywie z przemęczeniem, a nawet szybkim wypaleniem zawodowym. Aby tego uniknąć, warto delegować zadania. Zrobienie tego we właściwym momencie pozwoli skoncentrować się na prowadzeniu firmy. Skuteczny może okazać się tu outsourcing. Wiele zadań można powierzyć specjalistycznym firmom lub freelancerom, którzy przejmą odtwórcze obowiązki. Podczas przekazywania różnych zagadnień należy określić ich zakres oraz oczekiwane rezultaty. Nie powinno się natomiast outsource’ować know how firmy.
W innych kwestiach pomogą zaufani partnerzy, którym można powierzyć poszczególne aspekty prowadzenia firmy. Może to być rzetelna księgowa, która rozliczy faktury, zadba o sprawy podatkowe firmy oraz jej poprawną kondycję finansową, a także Trener Biznesu, który pomoże poukładać kwestie formalne i doradzi w początkowej fazie prowadzania biznesu.
