Jak w pełni wykorzystać potencjał ludzki w naszym zespole. Część 3 – Organizowanie

Wiemy już na czym polega i jak istotna jest rola zarządzania ludźmi w przedsiębiorstwie oraz jak kluczowe dla późniejszego rozwoju potencjału ludzkiego mogą okazać się decyzje podejmowane na etapie planowania.

Dziś chciałabym omówić drugą z funkcji zarządzania jaką jest ORGANIZOWANIE.

fot. Fotolia

Definicja organizowania

Skorzystam na wstępie z definicji zaczerpniętej z ekonomii. Zarządzanie jest wysoko kwalifikowaną działalnością kierowniczą, posługującą się bieżącym i strategicznym planowaniem, odpowiednią strukturą organizacyjną, rozwiniętym, a nawet wyrafinowanym motywowaniem, a także niezbędnym minimum kontroli. Podsumowując stanowi najtrudniejszą z funkcji kierownika. Wymaga ona od niego szybkiego reagowania na zaistniałe sytuacje, wykorzystania doświadczenia i wiedzy w różnych obszarach działania firmy.

Kierownik i jego obowiązki

Czy kierownicy w rzeczywistości zastanawiają się nad tym jak wielką rolę w efektywnej realizacji projektów/zadań odgrywa sprawna organizacja? Jak powinien wyglądać zakres obowiązków takiego „ kierownika organizatora”, aby umiejętnie wykorzystać dostępny potencjał zasobów ludzkich w firmie?

Z pewnością, powinien on:

• Określać, planować, przydzielać dostępne zasoby materialne, niezbędne do wykonania pracy przez ludzi.
• Kontrolować braki, luki, problemy w funkcjonowaniu lub podziale tychże środków.
• Współpracować z kierownikami innych działów w celu planowania i organizowania w/w środków.
• Doskonalić, rozwijać umiejętności i kwalifikacje pracowników dotyczące w/w zasobów.
• Przygotowywać dokumentację, koordynować sporządzenie ofert, materiałów niezbędnych do realizacji wyznaczonych przez ludzi celów, a dotyczących innych dostępnych zasobów firmy np. prezentacje sprzedażowe, oferty cenowe itp.

Jednakże co ważniejsze, poza w/w administracyjnymi aspektami organizowania ma on obowiązek:

• Umiejętnego przydzielania ludzi do konkretnego zadania czy projektu.
• Rzetelnego kalkulowania możliwości, ryzyka i efektywności wykonania przez pracownika/grupę zadania.
• Efektywnego komunikowania się z personelem na każdym etapie wykonywanego projektu.
• Obserwowania motywacji i zaangażowania poszczególnych osób podczas pracy.
• Wykorzystywania różnych technik wpływania na ludzi w celu oceny motywacji, możliwości kooperacji, potencjału itp. pracowników.
• Kierowania się obiektywnym podejściem do każdego z pracowników, ale przydzielanie i ocenianie efektów pracy w sposób indywidualny, uzależniony od możliwości, potencjału, wiedzy wykonawcy.
• Szukania efektu synergii między pracownikami i planowanie wspólnie realizowanych projektów wedle ich potencjału.
• Rzetelnego informowania przełożonych o postępach w rozwoju/pracy podległych pracowników w celu budowania możliwości awansu czy ścieżki kariery.

Cechy dobrego zarządzającego

Kierownik „Organizator” powinien więc być osobą bardzo zaangażowaną, potrafiącą słuchać i komunikować się, mającą autorytet wśród swoich pracowników, umiejętnie dysponującą dostępnymi zasobami materialnymi, znającą potrzeby, umiejętności, możliwości swoich pracowników, merytorycznie przygotowaną do zarządzania dostępnymi środkami, myślącą globalnie – analizującą potrzeby, weryfikującą dostępne możliwości, planującą przyszłe działania w aspekcie dostępnych zasobów.

Wiemy już na czym polega i jak istotna jest rola zarządzania ludźmi w przedsiębiorstwie oraz jak kluczowe dla późniejszego rozwoju potencjału ludzkiego mogą okazać się decyzje podejmowane na etapie planowania.

W każdym jednak przypadku taki etap zarządzania, który musi być uporządkowany, opisany, zrozumiany przez pracowników i systematycznie modyfikowany w kontekście zachodzących zmian ekonomicznych, decyzji w zarządzaniu firmą, a nawet personalnych. Można określić pewne założenia, ale nigdy nie należy podchodzić szablonowo do tej niedocenianej obecnie funkcji, którą kierownicy często zaczynają obarczać swoje asystentki.

Konflikty na linii przełożony – podwładny

Pytanie jednak w jaki sposób będą w stanie umiejętnie ocenić rozwój i potencjał wcześniej zaplanowanego potencjału ludzkiego skoro nie będą mieć wpływu na umiejętne określenie jego najlepszego (dla firmy i jego samego) miejsca w firmie, możliwości współpracy z innymi czy też wiedzy posługiwania się dostępnymi zasobami materialnymi? W tym miejscu rodzą się sytuacje konfliktowe związane z wzajemną komunikacją na linii przełożony – podwładny, w których to Ci drudzy zadają pytania:

• Dlaczego mam pracować ciężej niż inna osoba?
• Dlaczego Firma nie przeszkoli mnie z zakresu obsługi CRM?
• Dlaczego nie mogę współpracować z handlowcem by przygotować efektywną kampanię reklamową, skoro to on ma bezpośredni Kontakt z klientem?
• Dlaczego nie dostałem podwyżki skoro tak ciężko pracuje?

W celu uniknięcia tego rodzaju pytaniom, zachęcam Was kierownicy do systematyzacji i koordynacji podstawowych działań organizowania w firmie (m.in. komunikacji, obserwacji i mierzenia postępów, przydzielania zadań adekwatnych do umiejętności, wykorzystywania potencjału pracy grupy, korzystania z kreatywności i pomysłów personelu itd.). Was pracownicy zachęcam do komunikacji z przełożonymi i nalegania na początku na określenie zakresów obowiązków, planów co do wykonywanej pracy, ścieżki kariery czy też rozwoju wysokości wynagrodzenia.

Należy także poruszać problemy efektywnego organizowania pracy podczas wspólnych spotkań pracowników z przełożonym, by móc reagować szybciej, uczyć się na błędach i zwiększać motywację każdej ze stron. Oczywiście wymaga to „otwartych umysłów”, chęci do pracy, umiejętności współpracy każdej ze stron.

Jak stać się dobrym kierownikiem?

Wiedząc już jak kluczowa jest funkcja ORGANIZOWANIA, a także, że nie każdy KIEROWNIK może być dobry organizatorem i jakie mogą być tego negatywne efekty, zachęcam Was do zrobienia sobie listy „to do”. Na jednej stronie należy umieścić zadania, które według nas powinny uczynić nas dobrym organizatorem. Po drugiej należy zamieścić co macie do zrobienia w ramach funkcji organizatora w swojej firmie/w firmie, w której zarządzacie. Dzięki takiej liście to do będziecie mogli ocenić swoje możliwości w aspekcie pracy jaka jest do wykonania i strategicznie zaplanować czas, środki i ludzi. Gwarantuję, że pomoże to Wam usystematyzować pewne plany, strategię i zadania oraz wskazać potrzebę własnego rozwoju i nauki, co zaowocuję zwiększoną motywacją i energią do dalszych działań.

Moja lista „to do”, którą przygotowałam sobie na początku roku (kiedy to zaczęłam realizować strategię rozwoju swojej marki ) zawierała kilkanaście punktów, przedstawiam Wam przykładowe i zachęcam do sporządzenia własnych.

Agnieszka Śliwka

Pracuje w Studio marki „Brand Soul”. Jest absolwentką Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, urodzoną pracoholiczką i pasjonatką pracy w sprzedaży i Marketingu. Pozytywnie nastawiona do życia „pracoholiczka”. Od wielu lat współpracuje z Klientami zewnętrznymi (Kontrahenci, Klienci, Partnerzy) jak i wewnętrznymi (Pracownicy) w małych i średnich firmach z różnych branż, dzięki czemu udało jej się pozyskać praktyczną wiedzę z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem, ludźmi, marketingiem i sprzedażą, kreowania wizerunku, prowadzenia szkoleń, rekrutacji, wdrażania nowych marek na rynek czyli kompleksowej opieki nad rozwojem i funkcjonowaniem firmy. Stawia na profesjonalizm, wysoką jakość komunikacji i kompleksowość proponowanych rozwiązań. Pomysłodawczyni projektu rozwoju dla małych i średnich firm – Marka Sukcesu oraz szkolenia integracyjnego dla działów sprzedaży i Marketingu: Synergia MS. Autorka bloga o Marketingu i sprzedaży: www.marketingowo.info.