Praca w startupie wymaga samodyscypliny, systematyczności oraz płynnej komunikacji. Mimo, że to sprawy oczywiste, to właśnie te aspekty prowadzenia biznesu sprawiają nam najwięcej trudności. Czasem warto wesprzeć się narzędziami, które będą nam w tym pomagać. Poniżej zestaw, który może pomóc w lepszej i bardziej higienicznej organizacji pracy.
Autorką tekstu jest Agnieszka Lewandowska.
fot. Fotolia
Komunikacja
Im częściej zespół kontaktuje się ze sobą tym zazwyczaj większa motywacja, szybsze tempo pracy i większa wiedza zespołu o tym, co dzieje się w projekcie poza rzeczami, za które każdy odpowiedzialny jest z osobna.
Jeśli zespół pracuje zdalnie (co w startupach nie jest niczym rzadkim i niestandardowym) warto przynajmniej raz w tygodniu (np. zawsze o tego samego dnia i o tej samej godzinie) spotkać się na Skypie lub Hangoucie, żeby podsumować dotychczasowe zadania, wspólnie rozwiązywać pojawiające się problemy lub zaplanować kolejne prace w projekcie. To także świetna okazja do omówienia luźnych pomysłów lub wspólnej analizy statystyk. W codziennej komunikacji, poza standardową wymianą maili, sprawdza się też Google Talk (w tej chwili Google integruje z Hangouts), którego historia jest dostępna z poziomu maila – co jest bardzo wygodnie, bo pozwala z poziomu wyszukiwarki maila na jednoczesne przeszukiwanie archiwum maili, chatów i dokumentów (jeśli korzystamy przy okazji z Google Docs).
Przydatnymi (a dla niektórych wręcz niezbędnymi) narzędziami do pracy zespołu są także Dropbox lub Google Drive ze współdzielonymi folderami, w których znajdują się wszystkie związane z projektem pliki – dzięki temu każdy ma do nich dostęp o każdej porze dnia (i nocy). Warto korzystać również z Google Docs, które pozwalają na wspólną edcyję jednej wersji dokumentu, co pozwala uniknąć pracy na nieaktualnych plikach z każdego urządzenia podłączonego do sieci i śledzić historię zmian.
Dyscyplina
System do zarządzania projektem lub najzwyklejszy task manager sprawdzają się idealnie. Ważne, żeby precyzyjnie definiować zadania oraz z niego faktycznie korzystać 🙂 Część zespołów Startup School korzysta ze wspomnianych już wcześniej Google Docs lub Trello. Z bardziej zaawansowanych narzędzi popularnością cieszą się także Basecamp, Highrise czy Pivotal Tracker.
Ja, oprócz wewnętrznego firmowego task managera, jestem uzależniona od zwykłej kartki papieru, na której notuję podczas spotkań (a potem ich skan wysyłam do wszystkich mailem) czy spisuję każdego dnia swoje bieżące zadania, które po zrealizowaniu z wielką radością przekreślam 🙂
Polecam również nauczyć się archiwizować maile – dzięki temu w inboxie pozostaną nam tylko te, które czekają na nasze działanie.
Systematyczność
To ostatni, najważniejszy i chyba najtrudniejszy zarazem aspekt pracy zespołowej, który wymaga samozaparcia oraz dyscypliny i dobrej komunikacji. Większość e-biznesów, przynajmniej na początku, realizowanych jest metodą garażową. Po całym dniu w szkole czy pracy trudno jest zmotywować się do kolejnych godzin pracy.
Dlatego warto wyznaczyć sobie stałe pory pracy każdego dnia, w tym czasie starać się skupić na zaplanowanych działaniach i stawiać sobie małe cele na każdy dzień, bez realizacji których dzień pracy nie jest zakończony. Żeby ułatwić sobie pracę warto korzystać z kalendarza, który synchronizuje się z każdym naszym komputerem/smartfonem/tabletem.
Aha, i jeszcze jedna kwestia. Kiedy już zdecydujecie się na sposób i narzędzia pracy ważne jest to, żeby korzystał z nich cały zespół 🙂
Agnieszka Lewandowska
Prezes Zarządu Fundacji Startup School. Z wykształcenia pedagog, zawodowo project manager, na co dzień człowiek-orkiestra. Od 2009 roku swoje umiejętności łączy kierując Startup School, gdzie zajmuje się koordynacją projektów oraz współpracą z zespołami. Wytrwała w walce z wiatrakami. Kocha pracę z ludźmi. Prywatnie miłośniczka podróży, kotów i reportażu.
