„Wrzucanie w koszty” – większość przedsiębiorców zna to pojęcie, ale dla niektórych osób może ono stanowić pewną zagadkę. Czym są koszty i dlaczego są tak ważne w kontekście prowadzenia firmy? Które wydatki można rozliczać w ramach działalności gospodarczej?
Koszty firmowe – kogo dotyczą?
Jedną z podstawowych decyzji początkującego przedsiębiorcy jest wybór formy opodatkowania. Chodzi o sposób, w jaki będzie obliczał podatek dochodowy dla przychodów z działalności gospodarczej. Do wyboru są 4 formy opodatkowania:
- karta podatkowa – stały (zwykle niski) podatek, niezależny od zysków,
- ryczałt – podatek płacony jako procent od przychodów (bez rozliczania kosztów),
- zasady ogólne (skala podatkowa) – podatek płacony jako procent od dochodów, stanowiących przychody pomniejszone o koszty (są dwie stawki 18 i 32%),
- podatek liniowy – podatek płacony jako procent od dochodów stanowiących przychody pomniejszone o koszty (jest jedna stawka 19%).
Jak widać z powyższego, tylko zasady ogólne i podatek liniowy dają możliwość rozliczania kosztów uzyskania przychodów. W skrócie, koszty powodują, że im wyższe wydatki „na firmę”, tym niższy jest podatek dochodowy do zapłaty. To ważny argument przemawiający niekiedy za wyborem zasad ogólnych lub podatku liniowego, nawet wówczas, gdy np. istnieje możliwość skorzystania z pozornie niskiej stawki karty lub ryczałtu.
fot. Fotolia | Autorem tekstu jest Sebastian Bobrowski z inFakt.pl
Zatem skoro koszty zmniejszają podatek dochodowy, przedsiębiorcy korzystający z zasad ogólnych lub podatku liniowego mogą mieć pokusę, by rozliczać możliwie dużo wydatków. Jednak nie każdy z wydatków na to pozwala. Co o tym decyduje?
Koszt jest zdefiniowany w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Mówi ona, że kosztem może być taki wydatek, który jest powiązany z uzyskaniem przychodu lub utrzymaniem (zabezpieczeniem) jego źródła. Zarazem nie może on być odgórnie wykluczony przez ustawę, czyli nie może znajdować się na liście w art. 23 tej ustawy. Kłopoty może sprawiać zwłaszcza pierwsza część tej definicji – właściciel firmy musi być gotowy, by w razie pytań urzędników udowodnić powiązanie danego wydatku z prowadzoną działalnością.
Koszty wykluczone przez przepisy
Zacznijmy zatem od tych kosztów, które jednak są wykluczone przez ustawę, a zatem na pewno nie można ich rozliczyć. W katalogu kosztów, których nie można rozliczać znajdują się np. koszty pracy własnej przedsiębiorcy (tzn. kosztem nie może być „pensja” przedsiębiorcy), a także jego małżonka lub małoletnich dzieci. Ponadto, kosztami nie mogą być odszkodowanie z tytułu wad dostarczonego przez siebie towaru, mandaty karne, odsetki od nieterminowo zapłaconych podatków, czy utracony zadatek. Z kolei VAT może być kosztem tylko w nielicznych, określonych sytuacjach (np. dla firm korzystających ze zwolnienia z VAT).
Oprócz tego, nie można rozliczyć spłaty kapitału kredytu (można natomiast odsetki od kredytu), darowizn z pewnymi wyjątkami, udzielonych pożyczek, wydatków na kupno gruntów, a także wydatków na reprezentację, w tym zwłaszcza na alkohol. Oczywiście, lista jest znacznie dłuższa – warto przejrzeć ją samodzielnie.
5 kategorii popularnych kosztów
Z pewnością jednak bardziej interesujące dla przedsiębiorców są te wydatki, które mogą zostać rozliczone jako koszty, a tym samym obniżają podatek dochodowy. Tego typu zakupy są często wprost powiązane z działalnością danej firmy (np. są to towary do odsprzedaży), ale można także stworzyć listę kategorii takich kosztów, w których każdy przedsiębiorca znajdzie „coś dla siebie”. Oto 5 najciekawszych i najpopularniejszych typów kosztów:
1. Wyposażenie i utrzymanie biura
Każdy przedsiębiorca ma prawo posiadać biuro i je wyposażyć, a zatem może rozliczać związane z tym koszty. Zaliczają się do tego wszelkie wydatki na utrzymanie biura, w tym wynajem, czynsz, prąd, gaz, telefon stacjonarny, czy internet. Jeśli dany lokal jest wprowadzony do majątku firmowego (stanowi środek trwały) to dodatkowo można także rozliczać jego amortyzację, czyli stopniowo ujmować w kosztach jego wartość przez określony przepisami okres. W firmie można też rozliczyć różnego rodzaju wyposażenie, w tym meble biurowe, drukarki, skanery, faksy, akcesoria biurowe, a nawet elementy dekoracyjne (np. plakaty, akwaria, kwiaty, itp.), o ile nie są to dzieła sztuki.
„Wrzucanie w koszty” – większość przedsiębiorców zna to pojęcie, ale dla niektórych osób może ono stanowić pewną zagadkę. Czym są koszty i dlaczego są tak ważne w kontekście prowadzenia firmy? Które wydatki można rozliczać w ramach działalności gospodarczej?
2. Elektronika
Na osobną kategorię zasługuje elektronika w firmie, która zwykle nie jest kwestionowana przez urzędników. Do kosztów można wrzucić wydatki na zakup komputerów (laptopów) i akcesoriów, telefonów komórkowych i smartfonów, czy tabletów. Takie zakupy, jak radio i telewizor, mogą stanowić koszty, ale pod pewnymi warunkami – raczej nie zostaną zakwestionowane, jeśli:
- telewizor i radio są niezbędne w pracy, np. w agencji PR lub reklamowej, w studiu produkującym programy TV lub radiowe,
- telewizor i radio są umieszczone w miejscu dostępnym dla klientów,
- telewizor i radio mają służyć pracownikom, np. w celu umilenia im czasu podczas posiłku, co może wpłynąć na atmosferę, a w konsekwencji na efektywność.
Natomiast radio i telewizor, których celem jest tylko umilanie czasu pracy samemu przedsiębiorcy nie mogą zostać rozliczone w kosztach.
3. Marketing, reklama, PR
Bez większych obaw można rozliczać szeroką gamę zakupów związanych z marketingiem i reklamą. Do najbardziej popularnych należą wydatki na wizytówki, identyfikację wizualną (np. logotyp), stronę www, reklamę zewnętrzną (np. plakaty, banery), foldery reklamowe i ulotki, reklamę Google AdWords, czy na Facebooku lub w innych serwisach Social Media.
Analogicznie, kosztami mogą być wydatki na działania PR. Do nich mogą zaliczać się artykuły sponsorowane, prezenty przekazywane klientom, udział w konferencjach i spotkaniach branżowych, czy zakup obsługi PR-owej przez zewnętrzną firmę.
4. Samochód
Niezwykle popularną kategorią kosztów w Polskich firmach są wydatki na samochód. Stosunkowo łatwo jest udowodnić, że w ramach firmy trzeba się przemieszczać i można do tego wykorzystywać samochód. Mogą to być podróże do biura lub gabinetu, do klienta, w miejsce wykonania usługi, po towar, czy po wyposażenie. Co za tym idzie, w kosztach można rozliczać wydatki na samochód, w tym zakup paliwa, części zamiennych, usług serwisowych, ubezpieczenia, itp.
Tutaj warto pamiętać o pewnym ograniczeniu. Otóż, samochód prywatny wykorzystywany do celów firmowych pozwala na rozliczanie kosztów, ale wymaga prowadzenia ewidencji, w której zapisuje się wszystkie trasy przejechane do celów firmowych. Przejechane kilometry mnoży się przez stawkę określoną w przepisach, co daje maksymalną kwotę kosztów do rozliczenia w danym okresie, czyli tzw. kilometrówkę.
Tego ograniczenia nie ma samochód wprowadzony do majątku firmowego (czyli będący środkiem trwałym). Dodatkowo, samochód „firmowy” pozwala rozliczać w kosztach amortyzację, czyli stopniowo („na raty”) ujmować w kosztach jego wartość zakupu. Samochód prywatny nie daje takiej możliwości.
5. Pracownicy i współpracownicy
Gama kosztów, które można rozliczać wyraźnie zwiększa się, gdy firma ma zatrudnionych pracowników lub współpracowników. W takiej sytuacji można np. rozliczyć te wydatki, które wpływają na komfort ich pracy. Do nich zaliczają się zakupy drobnych przekąsek, kawy, herbaty i innych napojów, a także np. klimatyzatora. Ponadto, do kosztów można wówczas zapisać elektronikę, czy wyposażenie używane przez współpracowników, w tym np. dodatkowy abonament na telefon komórkowy, kolejnego laptopa, kolejne biurko i fotel, itd.
Interpretacje podatkowe – dla kogo są wiążące?
Z niniejszego artykułu wynika, że rozliczanie kosztów nie jest ściśle określonym i zdefiniowanym mechanizmem. To, co przedsiębiorcy wydaje się być wydatkiem związanym z uzyskaniem przychodu, nie musi takie być w oczach urzędników.
Dlatego, jeśli przedsiębiorca planuje rozliczenie „wątpliwego” kosztu, zawsze może zwrócić się z prośbą o wydanie interpretacji podatkowej opisując swoją sytuację. Taki wniosek kosztuje 40 złotych. Podatnik, który uzyskał interpretację ma dzięki niej ochronę, tzn. nie może zostać ukarany za czyny wynikające ze stosowania się do zaleceń interpretacji. Warto jednak pamiętać, że interpretacja indywidualna nie jest wiążąca dla wszystkich podatników – dotyczy tylko jednego, konkretnego przypadku. Dla pozostałych podatników może być pewną wskazówką jak postępować, ale w razie wątpliwości nie może stanowić uzasadnienia.
Oprócz interpretacji indywidualnych, warto także śledzić interpretacje ogólne. Są one wydawane przez Ministerstwo Finansów w celach jednolitego stosowania prawa. Wydając je, ministerstwo bierze pod uwagę wyroki sądów, w tym Trybunału Konstytucyjnego. Tutaj warto zauważyć, że poszczególne urzędy skarbowe nie są prawnie zobligowane do respektowania interpretacji ogólnych, ale w praktyce uwzględniają ich zalecenia, ponieważ stosowanie się do interpretacji ogólnych stanowi ochronę dla podatnika.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
