Dotychczas podejmowanie uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość było możliwe w przypadku walnych zgromadzeniach akcjonariuszy oraz w radach nadzorczych, zarówno spółek z o.o., jak i spółek akcyjnych.
Co się zmienia?
Umowa sp. z o.o. może dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co obejmuje w szczególności:
- transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym;
- dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;
- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
W przypadku, gdy umowa spółki dopuszcza udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, udział wspólników w zgromadzeniu wspólników może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
Elementy protokołu
Należy pamiętać, że w dalszym ciągu sp. z o.o. będzie miała obowiązek sporządzania protokołu, czyli dokumentu pozwalającego na stwierdzenie prawidłowości przebiegu zgromadzenia wspólników oraz podjętych na nim uchwał.
W protokole należy stwierdzić:
- prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał,
- wymienić powzięte uchwały,
- zaznaczyć liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy.
Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Podpisy uczestników zgromadzenia wspólników odbytego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie są wymagane. Niemniej jednak dowody zwołania zgromadzenia wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów.
Czy pełnomocnik będzie mógł uczestniczyć w elektronicznym zgromadzeniu wspólników?
W odniesieniu do kwestii uczestnictwa i głosowania na elektronicznym zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika wskazać należy, iż takie rozwiązanie powinno stanowić wyjątek w przypadku elektronicznego zgromadzenia wspólników. To bowiem „zdalność” takiego sposobu odbywania zgromadzenia wspólników ma umożliwiać osobom decyzyjnym – wspólnikom – osobiste uczestnictwo. Uczestnictwo w elektronicznym zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika nie jest jednak wykluczone. W związku z tym wspólnik – mocodawca powinien zadbać o dostarczenie do spółki pełnomocnictwa w formie pisemnej przed odbyciem elektronicznego zgromadzenia wspólników. W przeciwnym wypadku, brak dysponowania przez zarząd spółki pełnomocnictwem w formie pisemnej w chwili odbywania zgromadzenia wspólników stanowi przyczynę odmowy dopuszczenia do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników.
Ważne
Należy pamiętać, że nowe przepisy dotyczą udziału w zgromadzeniu wspólników przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a nie zorganizowania takiego zgromadzenia. W dalszym ciągu zatem zgromadzenia wspólników mają się odbywać w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium RP. Mogą się one odbyć również w innym miejscu niż terytorium RP, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie.
Dominik Jędrak
Prawnik. Ekspert w Departamencie Rozwoju Inwestycji Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii. Współautor portalu NaGrunciePrawa, na którym przedsiębiorcy i osoby fizyczne mogą znaleźć odpowiedzi na pytania dotyczące kwestii prawnych, podatkowych i finansowych.
