Chcesz być produktywny? Wybieraj najpierw trudne zadania

Jedno z badań lekarzy na Wschodnim Wybrzeżu Stanów Zjednoczonych wykazało, że lekarze bardziej obciążeni pracą częściej wybierają najpierw te „łatwiejsze” przypadki. Natomiast lekarze, którzy przyjęli więcej trudnych przypadków, byli bardziej produktywni w dłuższej perspektywie czasu.

Drugie badanie wykazało, że uczestnicy, którzy byli bardziej zmęczeni — lub czuli, że zrobili mniej postępów — byli bardziej skłonni do podjęcia łatwiejszego zadania.

Aby się rozwijać potrzeba trudności

Ostatnie badania przeprowadzone przez Maryam Kouchaki, profesor nadzwyczajną ds. Zarządzania i organizacji w Kellogg sugerują, że ludzie chcą wykonywać prostsze zadania, gdy zmagają się z dużym obciążeniem pracą. Ta strategia jednak nie opłaca się na dłuższą metę.

Kouchaki uważa, że w krótkim okresie osoba ta może czuć się zadowolona i bardziej zrelaksowana. Ale unikanie trudnych zadań w nieskończoność ogranicza możliwości uczenia się i doskonalenia swoich umiejętności. To nie leży w interesie organizacji ani samej jednostki. Podejmowanie trudnych zadań jest bardzo ważne dla naszego rozwoju.

Aby zmienić tę tendencję, menedżerowie powinni zachęcać pracowników do rozwiązywania trudnych zadań i dzielenia projektów na małe kawałki. Wtedy pracownicy mogą mieć nadal satysfakcję z wykonania każdego kroku.

Najpierw łatwe czy trudne?

Pomysł na badanie zrodził się, gdy Kouchaki rozmawiał z Bradleyem Staats z University of North Carolina w Chapel Hill i Francescą Gino z Harvard Business School na temat ich własnej skłonności do przedkładania łatwych zadań nad te trudniejsze.

Jak to wygląda w praktyce? Na przykład mogą przygotowywać się do prowadzenia rutynowej lekcji, zamiast napisać nowy artykuł. Niestety, kiedy jesteśmy przytłoczeni pracą i zmęczeni, po prostu wykonujemy łatwiejsze zadania, a te trudne zwykle się piętrzą.

Lekarze wolą trudniejsze zadania?

Aby się przekonać, jak jest naprawdę, wykonano doświadczenie, które polegało, na rozpoznaniu jakiego rodzaju zadania wybiorą lekarze w szpitalu.

Badacze obserwowali 84 lekarzy, którzy leczyli ponad 233 000 pacjentów na oddziale ratunkowym Wschodniego Wybrzeża w latach 2005–2010. Gdy pacjenci weszli na oddział ratunkowy, pielęgniarka przypisała im stopień wielkości urazu. Wyższy stopień obrażeń lub dolegliwości odpowiadał trudniejszym przypadkom.

Następnie lekarze monitorowali kolejkę i wybierali, który pacjent ma zostać przyjęty w pierwszej kolejności. Oprócz rodzaju dolegliwości, lekarze wzięli pod uwagę to, czy inni lekarze mogliby lepiej zdiagnozować pacjenta, a także jak długo pacjent czekał na zbadanie.

Naukowcy oszacowali obciążenie pracą lekarzy na podstawie liczby pacjentów będących już pod ich opieką. Zespół oceniał zmęczenie każdego lekarza na dwa sposoby. Najpierw odnotował liczbę przypadków, które lekarz zakończył diagnozować już podczas tej zmiany. Potem zbadali współczynniki zwane jednostkami wartości względnej (RVU). Szpitale i punkty opieki zdrowotnej używają RVU do rejestrowania czynników, takich jak czas, umiejętności i wysiłek poświęcony każdemu przypadkowi. Naukowcy przyznali, że lekarze, którzy mieli więcej punktów RVU podczas zmiany, prawdopodobnie poczuli się bardziej wyczerpani.

Zespół śledził następnie, w jaki sposób decyzje lekarzy wpływały na ich wyniki zarówno w krótkim, jak i długim okresie czasu.

Łatwiejsze zadania dają fałszywe poczucie progresu

Tak jak przewidywali naukowcy, większe obciążenie pracą zwiększa prawdopodobieństwo, że lekarz wybierze pacjenta z łatwiejszym przypadkiem. Ponadto im więcej jednostek RVU doktor miał na swoim koncie podczas zmiany, tym większe prawdopodobieństwo, że wybierał łatwiejszych pacjentów.

Naukowcy analizowali przez 6 lat historię pracy każdego z lekarzy. Okazało się, że czas pracy lekarzy skracał się, ponieważ z czasem obsługiwali więcej przypadków, co sugerowało, że stawali się coraz bardziej wydajni.

Kiedy zaś lekarze zaczęli brać więcej trudnych przypadków na swoim dyżurze, efekt przyspieszenia pracy był silniejszy.

Z badania wynika, że lekarze, którzy przyjmują więcej pacjentów z poważniejszymi objawami, generują większą wartość dla szpitala.

Czytanie książki w niekonwencjonlany sposób

Badanie w szpitalu miało kilka wad i było dość niedokładne. Dlatego zespół przeprowadził drugie badanie. 365 uczestników poproszono o przeczytanie jednej strony książki leżącej do nich bokiem i wypisanie jak największej ilości tekstu w ciągu trzech minut. Połowa grupy została poproszona o jednoczesne słuchanie piosenki i policzenie, ile razy pewne słowa zostały w niej użyte. To znacznie zwiększyło wysiłek umysłowy.

Następnie wszyscy uczestnicy wypełnili ankietę, aby ocenić swoje zadanie, zmęczenie oraz poziomu stresu. Potem każda osoba musiała wybrać drugie ćwiczenie: jedno było stosunkowo łatwe, a drugie nieco trudniejsze.

W grupie, która była rozproszona dodatkowo słuchaniem piosenki, 76% uczestników wybrało łatwe zadanie. Z kolei łatwiejsze zadanie wybrało 64% osób w grupie która nie rozpraszała się niczym dodatkowo.

Menedżerowie powinni zachęcać do rozwoju

Naukowcy przekonują, że dopingowanie i zachęcanie do trudniejszych zadań pomaga zrozumieć pracownikom, że jest to ważne dla ich doświadczenia i wydajności. Podział skomplikowanych projektów na małe kawałki może pomóc pracownikom osiągnąć wysoki poziom efektywności dzięki prostszym krokom. Jednocześnie taka taktyka zapewnia wyzwanie i możliwości rozwoju.

Badacze nadal muszą badać skuteczność takich strategii. Dla przykładu, jeśli lekarze nie lubią być nakłaniani do przyjmowania trudniejszych przypadków, wyniki badań mogłyby się odwrócić.

Pracownik, który każdego dnia wykonuje wiele łatwych zadań, tylko pozornie wydaje się produktywny.