Sprawdź, czy Twoja firma jest gotowa na automatyzację

Kluczowym elementem do osiągania wyników przez przedsiębiorstwa jest jakość produkowanych wyrobów i usług oraz wyższa wydajność produkcji. Dlatego, aby osiągać przewagę konkurencyjną, przedsiębiorstwa w coraz większym stopniu automatyzują procesy.

Według raportu McKinsey& Company opracowanego we współpracy z Forbes Polska aż 49% czasu pracy w Polsce zajmują czynności, które mogłyby zostać zautomatyzowane przy użyciu dostępnych dziś technologii, a potencjał automatyzacji pracy w Polsce sięga aż 50%. Istotne jednak jest odpowiednie przygotowanie i sprawne wprowadzenie nowych rozwiązań w firmie.

Obecnie popularne jest łączenie różnych praktyk tak, aby stworzyć rozwiązanie najlepiej dopasowane do potrzeb firmy. Datapax łączy w tym celu informacje z zakresu Lean Management (czy i w jakim stopniu jest dostępna kultura ciągłego doskonalenia), wykorzystania systemów ERP/MES/SCADA i Teorii Ograniczeń (pokazujące, czy optymalnie wybiera się priorytety związane z usprawnieniami). Zarządzanie zmianami wymaga każdorazowego dopasowania strategii do założonych celów przy jednoczesnym minimalizowaniu lub maksymalizowaniu prac nad poszczególnymi komponentami: zarządzaniem, ludźmi, procesami, IT i finansami.

Jednak najważniejszym krokiem jest uświadomienie firmie, że wdrożenie automatyzacji w przedsiębiorstwie nie jest założeniem ponad ich możliwości i równie dobrze mogą skorzystać z niego niewielkie organizacje, jak i międzynarodowe korporacje.

Automatyzacja a czynnik ludzki w firmie

Każdy przedsiębiorca budujący swój zespół od początku doskonale zna niuanse i atmosferę, która panuje w miejscu pracy. Jak natomiast sprawnie zweryfikować, które czynniki i osoby wstrzymują rozwój, blokują wprowadzanie nowych rozwiązań czy nawet nie pozwalają na pełne wykorzystanie potencjału posiadanego know-how?

Zidentyfikowanie motywatorów pracowników, ich oczekiwań i rzeczywistych kompetencji na zajmowanym stanowisku to praca wymagająca dobrania stosownych metod i obserwacji dynamiki w firmie. Przełożenie metod badawczych, doskonale opisanych przez teoretyków zarządzania zasobami ludzkimi, może się zupełnie nie sprawdzać w środowisku zawodowym działającym jak żywy organizm.

Automatyzacja dotyczy każdych powtarzalnych czynności, a więc poza procesami produkcyjnymi, również  zarządzania umowami, fakturami, zatrudniania i wdrażania nowych pracowników. Jeśli jeden z wymienionych czynników jest bardziej uciążliwy niż produktywny, warto stworzyć mechanizmy pozwalające na jego powielanie przy jednoczesnym minimalizowaniu poświęconego czasu i pracy a maksymalizowaniu efektu.

Pamiętajmy, że przełożenie stosunku zatrudnionych osób do pracy wymagającej wykonania w stosunku 1:1 doprowadzi do powstania wąskiego gardła w związku z faktyczną wydajnością pracowników.  Tym większej uwagi wymaga stworzenie im takich warunków pracy, które pozwolą na sprawny przepływ danych.

W związku z wynikami badań weryfikujących środowisko pracy i zależność między czasem poświęconym na wykonanie zadań, coraz więcej firm decyduje się na testowe wprowadzenie skróconego dnia pracy. O krok dalej poszedł Microsoft, który w swoim japońskim oddziale wprowadził program Work Life Choice Challenge 2019 Summer, dzięki któremu pracownicy mogli cieszyć się czterodniowym tygodniem pracy.

– Pamiętajmy, że zmniejszenie liczby godzin spędzanych w biurze nie jest związane ze zmniejszeniem ilości obowiązków. Wszystkie dotychczasowe zadania muszą być wykonywane tak, jak dotychczas. Dlatego to rozwiązanie nie sprawdzi się w każdej instytucji – jest jednak ważnym czynnikiem bezpośrednio związanym z rozwojem firmy, usprawnianiem procesów i skracaniem łańcucha dostaw – dodaje Mikołaj Dramowicz.

Odpowiedzialne zarządzanie finansami przedsiębiorstwa

W związku z zapowiedziami zmiany płacy minimalnej i ogólnym wzrostem kosztów prowadzenia działalności, przedsiębiorstwa produkcyjne i dystrybucyjne będą coraz częściej poszukiwać rozwiązań pozwalających im na utrzymanie pozycji na rynku i zapewnienie ciągłości świadczenia usług przy utrzymanym jednocześnie bezpieczeństwie finansowym.

– Automatyzacja wiąże się z inwestycjami, jednak im szybciej firma postanowi zmierzyć się z tym wyzwaniem, tym większa będzie jej przewaga wśród innych przedstawicieli branży. Zmniejszenie ilości roboczogodzin poświęconych na wytwarzanie produktów i dostarczanie usług, prace administracyjne lub śledzenie informacji, które odpowiedni system w łatwy sposób pogrupuje i skataloguje, pozwoli pracownikom skuteczniej wykonywać swoje zadania i docierać do nowych klientów. Dobrze przemyślane wyeliminowanie niepotrzebnych procedur i priorytetyzacja zadań skutkują zyskiem firmy już od pierwszego miesiąca po wprowadzeniu zmian – podkreśla Mikołaj Dramowicz.

Widzimy więc, jak dużym wyzwaniem dla przedsiębiorstwa jest zmiana dotychczasowego sposobu funkcjonowania i jak różnorodne czynniki należy wziąć pod uwagę na długo przed wdrożeniem automatyzacji procesów. To nie tylko wprowadzenie odpowiednio zaprojektowanych maszyn, które zastąpią wielokrotnie wykonywane i powtarzalne czynności.

Począwszy od ustalenia możliwości finansowych, poprzez przeanalizowanie każdego elementu w łańcuchu produkcji i obsłudze IT, aż do współpracy z ludźmi, którzy będą następnie nadzorować funkcjonowanie firmy – każdy etap rodzi konieczność przeanalizowania jego mocnych i słabych stron i znalezienia najlepszych rozwiązań w nowej strukturze przedsiębiorstwa.