Koronawirus – firmowe procedury kryzysowe do kontroli

Koronawirus szybko stał się globalnym problemem. W wymiarze ekonomicznym, gospodarczym wirus dotarł już także do Polski, co odczuwają zwłaszcza firmy działające na rynkach międzynarodowych, na przykład w wyniku wstrzymanej produkcji w Chinach, opóźnionych dostaw, spadków na giełdzie itp. Trudny czas przeżywają już takie branże jak turystyka czy transport, za chwilę może do nich dołączyć branża spotkań/eventów.

Przedsiębiorstwa, które świadomie zarządzają ryzykiem, monitorują na bieżąco zidentyfikowane wcześniej zagrożenia, oceniają prawdopodobieństwo ich wystąpienia i podejmują odpowiednie działania, by im zapobiec lub zminimalizować negatywne skutki. Jednak nie wszystkie firmy są przygotowane, by „z marszu” zmierzyć się z poważnym kryzysem, który może wywołać pandemia.

– Jeśli w firmie są procedury związane z identyfikacją i zarządzeniem ryzykiem, należy sprawdzić, czy uwzględniają ryzyka związane z pandemią i postępować zgodnie z ustalonymi wcześniej krokami i  scenariuszami. Jeśli takich procedur nie ma lub nie dotyczą tego rodzaju zagrożenia, to ostatni moment, by w trybie pilnym uzupełnić te braki. Zapewnienie ciągłości działania firmy i dbałość o bezpieczeństwo pracowników to w sytuacji kryzysu najważniejsze zadania zarządu – mówi Igor Gielniak, doradca w Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów specjalizujący się w zarządzaniu kryzysowym w firmach (turnaround management).

Problemy, które mogą dotknąć przedsiębiorstwa, mogą być związane z prawidłowym funkcjonowaniem łańcucha dostaw i zapewnieniem ciągłości działania – zarówno ze względu na np. brak komponentów niezbędnych do produkcji, jak i z powodu znaczących absencji pracowników, spowodowanych podejrzeniem zachorowania, chorobą lub koniecznością opieki nad chorymi.

Według Igora Gielniaka z GFKM, w sytuacji, w jakiej znajdujemy się obecnie, kadra menedżerska powinna nie tylko podjąć działania zmierzające do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników w miejscu pracy, ale przyjąć też rolę edukatora, powtarzającego podstawowe zasady postępowania związanego z profilaktyką.

– Bez względu na branżę, rodzaj i wielkość firmy, wskazane jest wprowadzenie rozwiązań, które ograniczą ryzyko „przekazania” wirusa. Należy więc zapewnić dostępność środków dezynfekujących w miejscu pracy, ograniczyć do niezbędnego minimum liczbę spotkań, zrezygnować z wyjazdów służbowych – zastępując je tele- lub wideokonferencjami, umożliwić pracownikom – jeśli tylko pozwala na to specyfika firmy – pracę zdalną. Niezwykle istotna jest też sprawna i przemyślana komunikacja – tak z pracownikami, jak i z klientami czy partnerami biznesowymi – wylicza Igor Gielniak.

Rolę komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej podkreśla również Marcin Uske, dyrektor zarządzający w Around Brand Consulting.

– Wiele organizacji już wdraża stosowne procedury, minimalizuje liczbę spotkań operacyjnych czy zachęca do pracy zdalnej, edukuje pracowników w zakresie higieny. Biznes musi być jednak przygotowany na to, by zmierzyć się z jeszcze większą skalą problemu, związaną z pojawieniem się wirusa już nie tylko w regionie, ale i w bezpośrednim sąsiedztwie czy po prostu w firmie. Wymagać to będzie od pracodawców nie tylko zmian organizacyjnych, ale także odpowiedniej, sprawnej komunikacji z pracownikami, dotyczącej wprowadzanych zmian, uruchamianych procedur, środków bezpieczeństwa itp. Efektywne wykorzystanie wewnętrznych kanałów komunikacji może pomóc minimalizować ryzyka, niezależnie od tego, czy jest to korporacja, która zatrudnia tysiące osób skupionych na co dzień w biurowcu, czy zakład fryzjerski z kilkuosobowym personelem. Trzeba też pamiętać, że brak odpowiedniej reakcji w obliczu tak poważnego zagrożenia epidemiologicznego, może narazić firmę na dodatkowe straty finansowe, spowodowane kryzysem wizerunkowym i utratą reputacji – mówi Marcin Uske.