Jak w związku z koronawirusem wdrożyliśmy pracę zdalną w 40-osobowym zespole w 2 dni. Case study TimeCamp

Do tej pory w 40-osobowym zespole TimeCamp tylko 10% osób pracowało z domu. Proces wdrożenia pracy zdalnej w całej firmie zajął nam 2 dni.

Przed podjęciem decyzji mieliśmy wrażenie, że nie należy ulegać panice – w końcu trzy osoby zarażone wirusem na Dolnym Śląsku nie stanowią zagrożenia.

Z perspektywy biznesowej, pomimo tworzenia narzędzia do rejestracji czasu pracy, większość zespołu preferowała pracę w biurze.Do tego procesy firmowe nie były dostosowane do pracy z domu.

Biorąc pod uwagę zdrowie pracowników, które przekłada się również na stabilność biznesu, w trakcie 20-minutowej dyskusji nie mieliśmy wątpliwości co do decyzji o wdrożeniu pracy zdalnej.

Wnioski, które wynieśliśmy z wdrażania zespołu w tryb pracy zdalnej były następujące:

Ryzyka:

Częściowy spadek efektywności pracowników spowodowany koniecznością zmiany rytuałów

Programiści w większości pracowali w biurze. Przez wdrożenie pracy zdalnej należało zmodyfikować workflow prac, zasady dziennej organizacji i komunikacji.

Nie możesz oczekiwać odpowiedzi od współpracownika natychmiast, tak jak było to w przypadku wspólnej pracy w jednym pomieszczeniu.Musisz zorganizować właściwe miejsce do komunikacji w wewnętrznych narzędziach.

Rozproszenie uwagi

Brak właściwej organizacji miejsca pracy może prowadzić do rozproszenia skupienia na pracy, zajmowania się sprawami niezwiązanymi z pracą. Z drugiej strony w biurze również istnieje wiele rozpraszaczy w postaci dyskusji ze współpracownikami, hałasu, dlatego nie obawialiśmy się obniżenia efektywności przez pracę z domu.

Zalety

Zdrowi pracownicy

Pomijając kwestie biznesowe, zmniejszając częstotliwość interakcji w dużych skupiskach ludzi, zmniejszasz ryzyko rozprzestrzeniania koronawirusa, a także zarażenia się.

Stabilny biznes

Zmniejszasz ryzyko dla Twojej firmy, że niespodziewanie pracownik lub część zespołu zachoruje i projekty, które realizujesz będą opóźnione.

Nowe perspektywy

Niespodziewana konieczność dostosowania się do nowych warunków, otwiera nowe szanse dla Twojego biznesu: wdrażając z sukcesem reguły pracy zdalnej zwiększasz możliwości pozyskania utalentowanych pracowników z innych niż tylko Twój lokalny rynek pracy.

Kultura zapisywania wiedzy

Komunikacja zdalna wymaga częstszego przekazywania wiedzy i decyzji w formie pisemnej. Dzięki temu decyzje w projektach i procesach opieramy na klarownych informacjach, a nie na domysłach.

Kroki jakie podjęliśmy w celu wdrożenia pracy zdalnej:

Weryfikacja, czy wszyscy pracownicy są w stanie efektywnie realizować swoje zadania pracując z domu

W przypadku większości działów firmy IT praca nie wymaga fizycznego kontaktu z klientem. Co zrobić np. z obsługą spraw administracyjnych, która wymaga odbioru poczty?

W tym przypadku ustaliliśmy, że osoba odpowiedzialna za odbiór poczty pojawi się w firmie raz w tygodniu w celu obsługi korespondencji.

Sprzedawcy w 99% pracują zdalnie, obsługując klientów telefonicznie lub na Skype. W najbliższym tygodniu mieliśmy odbyć spotkanie z klientem w Warszawie, dotyczące największego wdrożenia w historii firmy. Ustaliliśmy z klientem, że spotkanie odbędzie się online. Ze względu na okoliczności klient nie miał z tym problemu.

Zmiana wykorzystywanych aplikacji

Nie mieliśmy standardu aplikacji do telekonferencji: część osób korzystała z darmowego Whereby, część z Zoom.

W celu prowadzenia spotkań w większych zespołach zdecydowaliśmy się wykorzystać Google Meet. Aplikacja ma wysokie limity jeśli chodzi o liczbę osób jednocześnie uczestniczących w spotkaniu.

Jeśli chodzi o inne aplikacje wspomagające pracę zdalną, skorzystaliśmy z rozwiązań rozwijanych przez nas. Korzystamy z TimeCamp do monitorowania czasu pracy i efektywności oraz HeySpace do komunikacji i zarządzania zadaniami.

Wszelkie prace w dokumentach i arkuszach kalkulacyjnych od początku istnienia firmy w 2010 roku odbywają się w środowisku Google, więc każdy ma dostęp do wymaganych plików.

Zmiana rytuałów

Gdy wszystkich współpracowników masz na wyciągnięcie ręki, wystarczy obrócić się na fotelu, aby zapytać o status prac. W pracy zdalne wygląda to zgoła inaczej.

W celu zwiększenia transparencji w zdalnym zespole utworzyliśmy w HeySpace kanał Stand-ups i poprzez integrację z Zapier stworzyliśmy bota, który codziennie pyta co robiliśmy i każdy członek zespołu może pochwalić się ukończonymi zadaniami i progresem.

Stworzenie handbooka pracy zdalnej

Do tej pory tylko 10% teamu regularnie pracowało z domu. Pozostali pracownicy średnio 80-90% czasu spędzali pracując w biurze, gdzie reguły pracy były dokładnie opisane.

Jak oddzielić miejsce pracy od miejsca wypoczynku? Jak rozliczać swoje godziny pracy? W jakich godzinach wszyscy powinni być dostępni? Chcąc uniknąć błędów, które często popełniają firmy zatrudniające zdalnie postanowiliśmy stworzyć handbook opisujący reguły optymalnej pracy z domu i rozwiewający powyższe wątpliwości

Zbadanie zapotrzebowania na sprzęt

Chcąc zwiększyć komfort pracy zbadaliśmy w zespole zapotrzebowanie na sprzęt usprawniający pracę. Większość teamu nie miała specjalnych potrzeb.

Dla części ludzi kupiliśmy słuchawki z mikrofonami, aby poprawić komfort komunikacji.

Jeden z pracowników narzekający na wolny Internet otrzymał od nas kartę prepaid, aby móc bez przeszkód pracować w sieci.

Czas pracy

Do rozliczania godzin pracy korzystamy z TimeCamp. Dla osób pracujących na pełen etat wymagana jest aktywna praca przez 6,5 godziny dziennie. Rozwijane przez nasz narzędzie automatycznie dostarcza informacji o realnym czasie pracy.

W związku z dostępnymi technologiami zalecanie pracownikom pracy z biura w obecnej sytuacji byłoby nieodpowiedzialne.

Pomimo krótkiego czasu od podjęcia decyzji do wdrożenia jej w życie jesteśmy przekonani, że z perspektywy biznesowej odbije się ona również pozytywnie na sposobie w jaki pracujemy. Dzięki wdrożeniu procedur pracy zdalnej, jak przeminie ciężki okres związany z koronawirusem, zyskamy jako firma poprzez budowanie atrakcyjnej dla pracowników kultury pracy i możliwość zatrudniania utalentowanych osób spoza lokalnego rynku.

–

Autor: Krzysztof Kowalczyk, TimeCamp