– Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili, i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my – tak Henry Ford w 1923 roku mówił o minimalizacji kosztów w przedsiębiorstwach. Zasadę tę warto wykorzystać i dziś. W jaki sposób?
Zdjęcie royalty free z Fotolia
1. Outsourcing i korzystanie z usług freelancerów
Firma XXI wieku niezależnie od swojej wielkości i branży powinna efektywnie poruszać się w świecie komputerów i Internetu. Co więcej, chyba żaden przedsiębiorca nie wyobraża sobie prowadzenia biznesu bez pomocy osób zajmujących się rachunkowością. Niestety zatrudnienie specjalistów z tych branż na pełen etat jest kolejnym obciążeniem dla firmy (można tu wymienić chociażby koszty rekrutacji, urlopów, zwolnień czy też dodatkowych szkoleń). W przypadku firm, które nie mogą sobie pozwolić na takie wydatki, z pomocą przychodzi między innymi outsourcing, czyli korzystanie z zasobów zewnętrznych (przekazywanie firmie zewnętrznej zadań, funkcji, projektów).
Takie rozwiązanie pozwala na większą przewidywalność naszych wydatków i zwiększenie elastyczności budżetu przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. Outsourcing najczęściej jest stosowany w obszarach związanych z obsługą klienta, audytem wewnętrznym, podatkami, finansami, szkoleniami, systemami informatycznymi albo kadrami. Natomiast freelancer, czyli wolny strzelec, to osoba specjalizująca się w danej dziedzinie, która realizuje projekty na zlecenie. Przedsiębiorcy “wynajmują” takie osoby najczęściej do zadań związanych z copywritingiem, tłumaczeniami, doradztwem, grafiką, fotografią czy też dziennikarstwem.
2. Elektroniczne prowadzenie spraw
Wraz z rozwojem technologii i wprowadzaniem kolejnych innowacyjnych rozwiązań na nowoczesność postawiły także instytucje i organy administracyjne. Obecnie większość spraw załatwimy przez Internet. Korzystajmy z tego! Dlaczego? Przede wszystkim pozwoli to na obniżenie kosztów związanych z różnymi procedurami nawet do 80%. Weźmy za przykład e-faktury: potencjalny przedsiębiorca jest w stanie zaoszczędzić w taki sposób na rzeczach oczywistych, takich jak papier, koperta, znaczek, toner, eksploatacja drukarki, ale też unika ponoszenia kosztów związanych z czasem oraz pracą człowieka.
Aktualnie w administracji publicznej poza e-deklaracjami i Platformą Usług Elektronicznych ZUS istnieje e-PUAP, czyli Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej. Pozwala ona na składanie wniosków (np. o dofinansowanie unijne, wydanie koncesji na sprzedaż napojów alkoholowych itd.), skarg i dokumentów do różnych urzędów. Aby rozpocząć korzystanie z e-PUAP, wystarczy się zarejestrować. Jeżeli nie posiadamy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, potrzebna będzie jedna wizyta w urzędzie celem założenia tzw. profilu zaufanego, który potwierdzi naszą tożsamość.
3. Korzystanie z usług typu SaaS
Software as a Service (oprogramowanie jako usługa) to model hostowany, który zwiększa możliwość elastyczności w działaniu przy jednoczesnym udziale niższych kosztów. SaaS pozwala przede wszystkim na ułatwienie kontroli wydatków przeznaczonych na IT. Dla przykładu, gdy nie musimy korzystać z pewnych programów na stałe, z perspektywy biznesowej nie opłaca się nam wykupywać licencji. Wówczas możemy skorzystać z aplikacji oferowanych przez producenta w Internecie. Opłaty zazwyczaj są uiszczane w ramach abonamentu, a niekiedy usługi są bezpłatne (przy zachowaniu odpowiednich warunków, np. określona liczba użytkowników).
Ponadto wszelkie kwestie związane z ciągłością działania (tj. aktualizacje, zarządzanie, pomoc techniczna) ciążą na dostawcy, dlatego osobiście nie musimy zagłębiać się w zagadnienia techniczne i informatyczne. Obecnie dużą popularnością cieszą się usługi w modelu SaaS związane z CRM online (zarządzanie relacjami z klientami; z ang. Customer Relationship Management). Przeciętny koszt miesięczny korzystania z takiej usługi wynosi wynosi ok. 100 zł. Natomiast w przypadku tradycyjnego rozwiązania, gdzie dochodzą wydatki związane chociażby z zewnętrznym dyskiem twardym (w celu zabezpieczenia danych) czy też zatrudnieniem dodatkowych pracowników z odpowiednimi kwalifikacjami, te koszty wzrastają kilkukrotnie.
4. Coworking zamiast biura
Współczesny rynek oferuje bogatą różnorodność ofert w różnych obszarach biznesu. Jednym z nich jest oferowanie nie przestrzeni biurowych, ale indywidualnych miejsc do pracy. Z roku na rok w Polsce (przede wszystkim w dużych miastach) coraz popularniejszy staje się coworking, dzięki któremu nie musimy pracować w samotności. Polega to na tym, że opłacamy “biurka” w abonamencie dostosowanym do naszych indywidualnych potrzeb. Przeciętna cena wynosi od 30 zł za dzień do 500 za pełen miesiąc bez ograniczeń z dedykowanym miejscem.
Jedyne, o co należy się zatroszczyć, to własny telefon oraz komputer. W cenie zazwyczaj otrzymujemy dodatkowo dostęp do urządzeń biurowych (takich jak drukarka, skaner czy faks), bezprzewodowy Internet, obsługę recepcji, dostęp do mini sal konferencyjnych oraz w pełni wyposażonej kuchni biurowej (z nielimitowaną wodą, kawą oraz herbatą). Jeżeli nasza firma nie jest duża i zatrudniamy wiele osób zdalnie, to takie rozwiązanie jest racjonalne z perspektywy biznesowej.
5. Zaopatrywanie biura w sieci
Standardem każdej firmy jest tzw. “zaplecze socjalne”, czyli aneks zaopatrzony w podstawowe produkty FMCG, tj. herbata, cukier, kawa, mleko czy też woda. Poza tym zgodnie z prawem pracy w sezonie letnim, gdy temperatura powietrza przekracza 25 stopni na stanowisku pracy w przestrzeni otwartej oraz 28 stopni w pomieszczeniu zamkniętym, pracodawca ma obowiązek nieodpłatnego zapewnienia napojów chłodzących. W ramach oszczędności czasu i pieniędzy coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na zakupy w sieci. E-commerce obecnie nie ma sobie równych, o czym świadczy rosnąca ilość hipermarketów, które przenoszą się do Internetu.
Aby dokonać najlepszego wyboru, warto porównać ceny poszczególnych produktów w e-marketach i na bieżąco monitorować wszelkie zmiany. Służą do tego innowacyjne porównywarki, a niektóre pozwalają na robienie zakupów bez konieczności przechodzenia do serwisu docelowego sklepu. Często różnica w cenie kawy wynosi nawet 10 zł w zależności od e-marketu. Biorąc pod uwagę, że statystyczny pracownik wypija ok. 2 filiżanek dziennie i jedno opakowanie (400 g) wystarczy na 100 szklanek, średnie przedsiębiorstwo jest w stanie zaoszczędzić ok. 2000 zł rocznie na samej kawie! Ponadto warto również rozważyć udogodnienia związane chociażby z dostawą do biura.
Łukasz Peliksza
Marketing Manager w Kwit.pl
Miłośnik tematyki e-commerce, komunikacji społecznej i marketingu internetowego. Realizował projekty dla agencji reklamowych i firm związanych z kreacją wizerunku, BTL-em i organizacją eventów. Współpracował także z mediami. Prywatnie student Szkoły Głównej Handlowej oraz zapalony podróżnik.
