Chyba wszyscy już jesteśmy zmęczeni realiami dwumiesięcznego home office. Część z nas, ta, która nie ma przestrzeni i warunków do organizacji domowego biura, już niedługo wróci na stare tory. Powrót nie oznacza jednak samego otwarcia drzwi biurowców. Reżim sanitarny nakłada nowe obowiązki, przede wszystkim na pracodawcę. Konieczność wypracowania nowych procedur wymusi wiele zmian. Przestrzegania zasad wymagać będzie Ministerstwo Zdrowia i sanepid, ale warto, aby na ręce Office Managerów patrzyli też pracownicy.
Postkoronawirusowe realia
Jeszcze do niedawna wszystko odbywało się swobodnie. Biurowe życie pulsowało wokół określonych rytmów, większość z nas przychodziła do pracy i swój dzień zaczynała od porannej kawy z innymi. Następnie spotkania, konferencje, praca na dużych coworkach, wspólne obiady… Teraz dociera do nas, że do takiej rzeczywistości w praktyce nie ma już powrotu. Ani do uścisków dłoni, ani do przyjacielskich powitań, ani do rozmów w kuluarach nie wrócimy szybko. W imię bezpieczeństwa i społecznej solidarności przyjmiemy wiele niekomfortowych rozwiązań. Obostrzenia wyznaczą nowy rytm.
Bezpieczne biuro, czyli jakie?
Dostosować się w pierwszej kolejności będą musieli pracodawcy i osoby zarządzające przestrzenią biurową. Oprócz oczywistej konieczności dezynfekowania i czyszczenia powierzchni, właściciele biur muszą wprowadzić reorganizację przestrzeni, czy choćby wypracować procedurę wejścia i wyjścia. To ich nowy obowiązek, na który oko powinien mieć każdy pracownik. Co ważne, aby wymagać, sami musimy stosować się do wprowadzonych reguł. Każdy powinien przyjeżdżać do pracy w masce, jednorazowych rękawiczkach i wyrzucić je jeszcze przed wejściem do biura. Na odpady tego typu pracodawca powinien zorganizować specjalny kosz, ustawiony pod wejściem.
Boarding w temperaturze 36,6
Wejście do biura powinno zawierać kilka etapów. Po pierwsze jest to mierzenie temperatury. O tym procederze mówi się szeroko, takie rozwiązania planowane są w galeriach handlowych czy przychodniach, powinny zatem znaleźć zastosowanie także w biurze. Oczywiście, na pomiar temperatury pracownik musi wyrazić zgodę. Niego nie można do tego zmusić, ale warto być świadomym konsekwencji. Chcąc uczestniczyć w życiu biurowym, musimy przyjąć pewne zasady dla dobra ogółu. Po wejściu do budynku dezynfekcja rąk jest obowiązkowa. Pracodawca musi wyposażyć się w środki dezynfekujące i powszechnie dostępne rękawiczki jednorazowe. Sama myśl o 8-godzinnej pracy w rękawiczkach rodzi frustracje. Choć niekomfortowe, rękawiczki powinny być używane, szczególnie podczas korzystania z przestrzeni wspólnych: kuchni, sali konferencyjnej czy toalety.
Kolega z biurka 1,5 metra obok
O zachowywaniu dystansu słyszymy non stop, z każdego niemal źródła. Nic dziwnego, że przestrzeń biurowa musi być zorganizowana wedle nowych standardów. Zalecane jest, aby odstęp pomiędzy biurkami wynosił w linii prostej 1,5 metra. Na każdym biurku powinien znajdować się płyn do dezynfekcji rąk, a także płyn do dezynfekcji powierzchni. Warto, aby pracownik mógł we własnym zakresie dezynfekować sprzęty oraz biurka. Według analizy opublikowanej w The New England Journal of Medicine (marzec 2020) wirus może pozostać żywotny w powietrzu do 3 godzin. Zdecydowanie dłużej wirus utrzymuje się na powierzchniach, np. na miedzi do 4 godzin, na tekturze do 24 godzin, natomiast na plastiku i stali nierdzewnej aż do 72 godzin. W tym kontekście regularna dezynfekcja powierzchni wydaje się równie ważna, co dezynfekcja rąk.
Sala konferencyjna tylko dla wybranych
Ograniczenie spotkań do minimum, przeniesienie rozmów spotkanie wideo – nawet jeśli dwie osoby fizycznie znajdują się w biurze. W spotkaniach fizycznych powinny uczestniczyć tylko niezbędne osoby np. managerowie, którzy następnie przekazują ustalenia do swoich teamów. Należy oczekiwać, że pracodawca stworzy procedurę organizacji spotkań i wdroży odpowiednie rozwiązania i przekaże wytyczne pracownikom. Prostym rozwiązaniem jest ograniczenie krzeseł, należy usunąć ½ krzeseł, co pomoże zachować odstęp 1,5 metra w trakcie spotkania. Procedury i instrukcje nowych regulacji wcale nie muszą być zawiłe. Wystarczy prosta instrukcja:
Bierzesz udział w zebraniu? Przed spotkaniem:
- umyj i zdezynfekuj ręce
- załóż rękawiczki jednorazowe
- zmierz temperaturę
- nałóż maseczkę
- JESTEŚ GOTOWY NA SPOTKANIE! 🙂
Wracając do biura, pracownik ma prawo wymagać zdefiniowania pewnych procesów, stworzenia dokumentacji i wyznaczenia osoby, który będzie koordynowała i monitorowała respektowanie wprowadzonych założeń. Nie chodzi o „sztukę dla sztuki” czy odhaczanie punktów z rozporządzeń, ale o tworzenie bezpiecznej strefy.
Praca u podstaw
Na pracodawcy ciąży odpowiedzialność edukacyjna, poukładanie nowej rzeczywistości, zapewniania jasnych i klarownych reguł, to on nadaje ramy funkcjonowania biura, dlatego warto dopytywać o szczegóły i sprawdzać zasadność wprowadzanych zmian. O roli pracodawcy podczas pandemii świetnie pisze Zyta Machnicka, która formuje jasny apel: Pracodawcą lepszym niż wczoraj możesz być zawsze – wystarczy, że jeszcze dziś wprowadzisz pierwsze, nawet najmniejsze usprawnienia w swoich działaniach, dzięki którym Twoim ludziom będzie odrobinę lepiej i bezpieczniej (źródło: wyzwaniahr.pracuj.pl). Właśnie tego powinniśmy wymagać od osób zarządzających przestrzenią biurową, w której pracujemy. Nawet najmniejsza zmiana, poprawiająca bezpieczeństwo jest wspólnym sukcesem całej organizacji.
Sanitarne bezpieczeństwo – w czyich rękach?
Nawet największe starania Office Managerów czy pracowników nie zastąpią profesjonalnego wsparcia w zakresie usług porządkowych, dezynfekcji czy ozonowania.
Do tej pory, efektywnym i profesjonalnym serwisem sprzątającym nazwany był zespół, którego nie widać. Taki, który nie przeszkadza i nie rzuca się w oczy. Dziś wolimy mieć pewność, że biuro zostało zdezynfekowane atestowanymi środkami, a ozonowanie realizuje firma z doświadczeniem. Dla własnego komfortu wolimy znać harmonogram dezynfekcji czy ozonowania pomieszczeń, w którym przebywamy średnio 8 godzin w ciągu dnia.
Jak podkreśla Monika Oramus Office Manager w agencji marketingowej Interim Sales Managers: „Ustalenie nowych reguł funkcjonowania z dostawcą usług porządkowych to pierwszy krok powrotu pracowników do biur. Sprzątanie podczas nieobecności pracowników, codzienna dezynfekcja newralgicznych miejsc: klamki, włączniki światła, baterie, cykliczna usługa ozonowanie biura i regularne dostarczanie środków jednorazowych. To kluczowe aspekty. Bez tych elementów, nie bylibyśmy w stanie otworzyć biura na nowo”.
Nowe porządki
Profesjonalne sprzątanie biur wyrasta na usługę pierwszej potrzeby. Rosnące zainteresowanie widać z perspektywy firmie sprzątającej. Konsekwencją pandemii dla nas, jak i dla naszych klientów jest znaczna reorganizacja pracy. Wiemy, że kwestie czystości i dezynfekcji będą teraz kluczowym punktem w zarządzaniu funkcjonowaniem firm. Dziś jakość usługi sprzątania przekłada się nie tylko na komfort, ale przede wszystkim na bezpieczeństwo i zdrowie pracowników biur. To nowa odpowiedzialność, na którą jesteśmy gotowi.
Jeśli odpowiedzialność za nowe funkcjonowanie biura wezmą Office Managerowie, pracodawcy, firmy sprzątające, ale też wszyscy pracownicy – bezpieczny powrót do biur jest możliwy, i to całkiem niedługo. Na nowe biurowe czasy z pewnością musimy uzbroić się w płyn do dezynfekcji i duże pokłady cierpliwości.
–
Autor: Michał Zawada, CEO Fresh Office Poland
