Jak Scrum może pomóc w rozwijaniu startupu? Paweł Lewiński (Binarapps)

Proszę, opowiedz, czym jest Scrum?

Odpowiedź na pytanie czym jest Scrum, jest w zasadzie prosta. Jego działanie opisuje niedługa, kilkunastostronicowa książeczka, której przeczytanie nie zabiera dużo czasu. Znajdziemy tam taką definicję: Scrum to ramy postępowania przydatne w procesach wytwarzania, dostarczania i utrzymywania złożonych produktów.

Mamy więc do czynienia z metodyką – określonym zbiorem metod, których musimy używać, aby móc powiedzieć, że mamy Scruma.

Jak przyznają sami jego twórcy, łatwo go zrozumieć, ale trudno opanować i wprowadzić w życie. Dlatego najczęściej to, co można zobaczyć to wygodna wersja, która tylko częściowo wypełnia zalecenia Scrum Guide. Taką wersję nazywamy Scrumbut, czyli „mamy Scruma, ale u nas to …” gdzie w miejsce kropek można wstawić dowolne wytłumaczenie, czemu nie stosujemy się do określonych zasad. Tak po prostu jest wygodniej, jednak poprzez takie działanie nie wykorzystujemy wszystkich zalet metodyki. Wynika to z faktu, że Scrum jest bardzo dobry w ukazywaniu wszystkich istniejących problemów, natomiast co z tymi problemami zrobimy, zależy tylko od nas.

Kto korzysta z tej metodyki? Czy jest dedykowana szczególnym branżom?

Metodyka Scrum najszerzej jest używana w świecie IT, z której się wywodzi. Nie jest jednak do niej ograniczona. Możemy widzieć jej implementacje w różnych innych obszarach, na przykład w HR. Słyszy się o jej zastosowaniu w marketingu czy sprzedaży.

Bardzo ciekawym rozwiązaniem jest eduScrum w szkole – inicjatywa zmieniająca podejście do sposobu nauki naszych dzieci promowana przez Martę Orbitowską.

Czy może przydać się startupom? Jakie korzyści mogą odnieść młode firmy z wdrożenia Scruma?

Życie startupu ma swoje różne etapy, a definicje startupu bywają różne. Współpracujemy w firmie z bardzo dużą liczbą mniejszych i większych startupów. Zdecydowanie widać korzyści jak najwcześniejszego wprowadzenia określonego sposobu pracy. Uporządkowanie początkowo chaotycznych (chociaż pełnych entuzjazmu) działań pozwala na bardziej metodyczną i transparentną pracę. Scrum w swoim założeniu koncentruje się na regularnym dostarczaniu przyrostów wartości biznesowej dla klientów. Pozwala to na weryfikację różnych biznesowych tez i założeń. Dzięki temu startup może zmienić elementy swojego produktu bardzo szybko, opierając się na rzeczywistej informacji zwrotnej. Ta otwartość na zmianę kierunku prac jest częścią Scruma, co daje bardzo dużą wartość dla każdego startupu.

Czy Scrum sprawdza się w krótko, czy w długoterminowych zadaniach?

Znowu odniosę się do potrzeby zdefiniowania, co rozumiemy poprzez krótko lub długoterminowe projekty. Dla każdego może to oznaczać coś innego. Zakładając startup wierzymy, że będzie to zdecydowanie długofalowa przygoda. W takim wypadku koszt wdrożenia Scruma (który jak już wspomniałem daje korzyści ale jest wymagający) jest jak najbardziej uzasadniony. Jeżeli już na starcie wiemy, że prace będą bardzo krótkotrwałe to uzyskane korzyści mogą być dużo mniejsze, lub zabraknie czasu na ich zaobserwowanie.

Skąd możemy wiedzieć, że działamy zgodnie z planem?

Scrum jest metodyką bazującą na empiryzmie, czyli bardzo konkretnych danych, które pozwalają określić, gdzie jesteśmy i dokąd idziemy. Każdy startup powinien sam określić różne parametry swojego produktu oraz procesu pracy nad nim. Dzięki temu będziemy mogli rzeczywiście coś zaplanować oraz sprawdzić, jak ten plan jest realizowany. Jest to moim zdaniem bardzo ważna funkcja tej metodyki.

Co możemy zrobić, gdy praca idzie wolniej, niż przewidywaliśmy?

Jeżeli mieliśmy jakiś plan z jasno określonymi parametrami, to możemy sprawdzić, gdzie się aktualnie znajdujemy. Jeżeli możemy to obiektywnie sprawdzić, możemy wyciągnąć odpowiednie wnioski. Na podstawie wniosków możemy podejmować dalsze decyzje. Podjęte decyzje i akcje wpłyną na poprawę, ulepszenie lub przyspieszenie tych elementów, na których nam zależy.

To jest zaleta Scruma, który na przykład poprzez regularne wydarzenia daje nam okazję do weryfikacji początkowych założeń i tez. Dzięki temu możemy szybciej i lepiej reagować na różne czynniki wewnętrzne i zewnętrzne, z jakimi ma do czynienia każda organizacja.

Jak się upewnić, czy projekt ma sens? O tym powinniśmy chyba wiedzieć, na samym początku?

Scrum nie odpowiada na pytanie, czy projekt ma sens. Najłatwiejszą drogą do potwierdzenia sensowności produktu jest reakcja klientów. Możemy mieć ją zdefiniowaną w najróżniejszy sposób – np. ilość aktywnych i/lub płacących użytkowników. Istnieją metody pozwalające weryfikować takie tezy nawet w dość prosty sposób. Praktycznymi przykładami dzieli się na swoich filmikach i webinarach Mirek Burnejko.

Czy są jeszcze inne metodyki oprócz Scruma, które można wykorzystać w startupie? 

Scrum jest najpopularniejszą aktualnie metodyką zwinną. Wydaje się, że Scrum i Agile stały się w powszechnym rozumieniu synonimami, chociaż w rzeczywistości tak nie jest. To, co mógłbym poradzić startupom szukającym usprawnień w sposobie pracy jest Kanban. Tutaj również koncentrujemy się na dostarczaniu wartości biznesowej klientom, jednocześnie zwracając uwagę na jak najpłynniejszy przepływ pracy.

W tej chwili nie ma problemu z dostępem do wiedzy i materiałów związanych ze Scrumem, jest również coraz więcej materiałów dotyczących Kanbana (np. Darmowy rysunkowy notatnik o Kanbanie). Jest też bardzo duża społeczność związana z metodykami zwinnymi organizująca spotkania w każdym większym mieście. Dodatkowo teraz odbywa się bardzo dużo webinarów i warsztatów w formie online. Dzięki temu można zdobyć podstawową wiedzę i używać jej w swojej organizacji. Najlepsze, najbardziej efektywne rezultaty uzyskuje się jednak poprzez współpracę z doświadczonym Scrum Masterm, Agile Coachem lub firmą, która może wesprzeć rozwój naszego startupu procesowo i technicznie, tak jak robimy to w Binarapps.

Mogę też polecić bardzo ciekawą dyskusję na temat różnych metodyk na tym webinarze:

Może będzie ona pomocna w wyborze najlepiej dopasowanego sposobu działania.

Czy rola Scrum Mastera w startupie różni się w jakiś sposób od tej funkcji w dużej organizacji?

Scrum Master ma za zadanie wspierać zespół, Product Ownera i całą organizację. Jego praca będzie wyglądała inaczej w małym startupie i wielkiej, wielopoziomowej korporacji. Różnice będą wynikać bardziej z różnych potrzeb każdej z tych organizacji. Po prostu kontekst biznesowy jest zupełnie inny.

Za każdym razem jednak doświadczenie i profesjonalizm pozwalają na znaczne usprawnienia pracy nad produktem. Ta rola jest nie do przecenienia i może przynieść wymierne korzyści w każdym obszarze działania.

Czy łatwiej jest wdrożyć Scrum w startupie niż w większej organizacji?

Wdrożenie Scruma przeważnie nie jest łatwe w żadnym z wymienionych przypadków. Jak już wspominałem, jego zastosowanie w praktyce jest wymagające. W każdym rodzaju organizacji wyzwania będą inne. W dużej organizacji mogą to być rozbudowane i skostniałe struktury, które niechętnie poddają się wprowadzaniu zmian. W startupie może to być ułańska fantazja lub duża zmienność np. w składzie zespołu. Wyzwania i potrzeby będą inne, dynamika działań będzie inna, oczekiwania będą inne.

Za każdym razem jednak pozytywna różnica powinna być zauważalna i odczuwalna dla organizacji każdej wielkości.

Na co należy zwrócić szczególną uwagę stosując tę metodę?

W mojej ocenie szczególną uwagę należy zwrócić na kompleksowe wdrożenie Scruma, aby uniknąć pozornego jego stosowania. Często można się spotkać z tym wymienionym już Scrumbut … i związaną z tym opinią, że to „nie działa”. Nie używajmy go więc wybiórczo, bo tak jest łatwiej. Na każdym kroku i przy okazji każdej retrospekcji poprawiajmy i usprawniajmy działania z korzyścią dla naszego produktu. Pełne zastosowanie Scruma może nie być łatwe, ale w pełni wynagradza poniesiony wysiłek.