Monitoring pracownika a ochrona prywatności. Kiedy można nadzorować pracowników?

Na czym polega monitorowanie pracowników?

Monitoringiem określa się kontrolę, ciągłą obserwację lub nadzorowanie pracowników za pomocą nowoczesnych metod technicznych i elektronicznych. Regulacje dotyczące monitoringu w miejscu pracy znajdują się w kodeksie pracy i rozporządzeniu RODO.

Przez wiele lat przepisy dotyczące tych kwestii nie uwzględniały większości ważnych informacji. Nie udzielały odpowiedzi na podstawowe pytania związane z tematem monitoringu. Dopiero wraz z wprowadzeniem nowelizacji w kodeksie pracy (art. 22 i art. 23), pojawiły się zupełnie nowe ramy monitorowania pracowników.

Kiedy monitoring jest legalny?

Dziś o legalności takich działań decyduje m.in. rodzaj monitoringu stosowany przez pracodawcę. Odmienne wymagania dotyczą osób kontrolujących korespondencję pracowników, a jeszcze inne pracodawców, którzy montują kamery CCTV w biurze czy zakładzie pracy.

Niezależnie od tego, jaką formę monitorowania wybierzemy, obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracowników o stosowanej formie nadzoru. Wymaga tego RODO. Należy więc przekazać pracownikowi informację o monitoringu, a następnie pozyskać od niego stosowne oświadczenie. Pozwoli to uniknąć problemów w razie kontroli organów nadzorczych. Oprócz tego trzeba przestrzegać dwóch innych zasad zawartych w RODO, czyli:

• Ograniczenia zakresu zbieranych danych,
• Ograniczenia czasu przetwarzania danych.

Co to oznacza? Pracodawca jako administrator danych przechowuje je tak długo, jak jest to koniecznie do osiągnięcia wyznaczonego celu. Gdy cel zostanie osiągnięty, dane należy usunąć.

Z tego względu najlepiej pozbywać się ich regularnie i na bieżąco, w ramach wcześniej opracowanej procedury.

Monitoring korespondencji w miejscu pracy

Jednym ze sposobów monitorowania pracowników jest sprawdzanie ich służbowej poczty elektronicznej. Warto zwrócić uwagę, że monitoring to z definicji czynność ciągła (stała). Dlatego jednorazowe czy sporadyczne przeglądanie korespondencji pracownika i możliwość dostępu do jego skrzynki e-mail mieszczą się w ramach zwykłego nadzoru pracodawcy. Oznacza to, że pracodawca ma prawo przejrzeć skrzynkę e-mail pracownika np. gdy ten jest chory (czynności zwykłego nadzoru regulują inne przepisy).

Co do stałego nadzoru, czyli monitorowania korespondencji pracownika, podlega on innym, odgórnie określonym zasadom. Jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy okazuje się niezbędny do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie narzędzi udostępnionych pracownikowi. To krok ostateczny, którego nie można wprowadzić w celach innych niż te wymienione w art. 22 kodeksu pracy.

Monitoring poczty e-mail nie może naruszać tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych pracownika. Jeżeli pracodawca będzie mieć wątpliwości co do służbowego charakteru korespondencji, powinien zaprzestać jej czytania. Oczywiście nadal może uznać to za korzystanie z narzędzi służbowych w celach prywatnych i wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika.

Kiedy zachowanie pracownika będzie mieć znamiona czynu karalnego, nadzorujący może nadal przetwarzać pozyskane dane. Jednak według art. 13 RODO i tak musi go o tym poinformować.

Jak wprowadzić monitoring korespondencji?

Najpierw należy poinformować pracowników o metodzie nadzoru, jej celach i zakresie, np. w formie obwieszczenia lub punktu w regulaminie pracy.

Informację o monitoringu trzeba przekazać na 2 tygodnie przez jego rozpoczęciem, a także każdorazowo przed dopuszczaniem pracownika do realizacji obowiązków.

Oprócz tego konieczne jest oznaczenie pomieszczeń, w których prowadzi się monitoring korespondencji (art.  22. §9) np. wyświetlając odpowiedni komunikat w komputerze.

Monitoring za pomocą kamer CCTV

Drugi rodzaj monitoringu to montaż kamer w miejscu pracy. Podobnie jak w poprzednim przypadku, tak i tutaj można zrobić to wyłącznie w konkretnych sytuacjach. Monitoring wizyjny będzie więc dopuszczalny w celu: zapewnienia bezpieczeństwa pracowników; zapewnienia ochrony kontroli produkcji; zachowania w tajemnicy informacji, które mogłyby narazić firmę na szkodę; zapewnienia ochrony mienia.

Pracodawca ma prawo wprowadzić monitoring wizyjny tylko wtedy, gdy jest to konieczne do osiągnięcia założonych celów. Nawet jeżeli pracownicy lub zakładowa organizacja związkowa wyrażą na to zgodę, instalacja kamer będzie legalna tylko w sytuacjach wymienionych powyżej. To nie wszystko – jeśli cel pracodawcy można zrealizować za pomocą mniej inwazyjnych narzędzi, trzeba z nich skorzystać. Montaż kamer CCTV jest więc środkiem ostatecznym, stosowanym wtedy, gdy inne sposoby zawodzą.

Kamer nie należy umieszczać w pomieszczeniach sanitarnych, stołówkach, palarniach, szatniach, pomieszczeniach zakładowej organizacji związkowej (monitoring nie może obejmować ich swoim zasięgiem – chyba że jest to niezbędne do osiągnięcia celu pracodawcy.

Zabronione jest również nagrywanie dźwięków (można pozyskiwać wyłącznie obraz). Jeżeli pracodawca chce umieścić kamery w pomieszczeniach sanitarnych, musi uzyskać zgodę przedstawicieli pracowników.

• Dane z monitoringu wizyjnego nie mogą być przetwarzane dłużej niż przez 3 miesiące. Dłuższe przetwarzanie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu sądowym.
• W obowiązku pracodawcy leży ustalenie celu, sposobu i zakresu monitorowania pracowników w regulaminie pracy albo układzie zbiorowym, ewentualnie za pomocą obwieszczenia. Każdy pracownik musi otrzymać informację o stosowaniu monitoringu jeszcze przed dopuszczeniem do pracy.
• Informację o monitoringu należy przekazać pracownikom najpóźniej 2 tyg. przed uruchomieniem kamer.
• Tak jak przy monitorowaniu korespondencji, tak i tutaj pracodawca jest administratorem danych w rozumieniu art. 13 RODO. W związku z tym powinien oznaczyć pomieszczenia i tereny objęte monitoringiem za pomocą znaków, grafik, czy ogłoszeń dźwiękowych. Musi zrobić to nie później niż na dzień przed uruchomieniem kamer.

Monitoring samochodów służbowych (GPS)

Ostatnia popularna metoda monitorowania to monitoring samochodów służbowych i innych urządzeń za pomocą GPS (geolokalizatorów). Ponownie jest to legalne tylko wtedy, gdy dokonuje się na warunkach zawartych w art. 22 kodeksu pracy.

Jeżeli pracodawca umożliwia pracownikowi korzystanie z auta służbowego także w celach prywatnych, nie może przetwarzać danych, które są pozyskiwane poza godzinami pracy danej osoby. Gdy nie ma możliwości wyłączenia geolokalizacji, musi poinformować o tym pracownika (o zakresie zbieranych danych) oraz uzyskać na to jego zgodę. Takie postępowanie jest wskazane również w kwestii korzystania z samochodu do celów służbowych, np. przy gromadzeniu danych dotyczących odwiedzanych po drodze miejsc, przerw w trakcie jazdy itd. Wszystkie te dane należy na bieżąco usuwać. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy pracodawca ma inne podstawy do ich przetworzenia, np. gdy pracownik działa na jego szkodę lub dopuszcza się czynów karalnych.

Zgodnie z przepisami RODO, konieczne jest regularne pozbywanie się zebranych w ten sposób danych i określenie ich zakresu. Jeśli pojazd będzie wykorzystywany przez pracownika również w celach prywatnych, zakres ten powinien być jak najmniejszy.

Pozostałe metody monitorowania pracowników w miejscu pracy

W artykule 22. kodeksu pracy można znaleźć dopuszczenie także tych form monitoringu, które nie zostały bezpośrednio wskazane w ustawie. Wśród nich wymienia się m.in.:

• Urządzenia i oprogramowanie weryfikujące czas pracy, wymagające do działania danych biometrycznych lub danych osobowych szczególnych kategorii,
• Karty dostępu zapisujące czas wejścia i wyjścia z miejsca pracy,
• Programy wykrywające ruch na komputerze pracowniczym i monitorujące odwiedzane na nich strony www.

Jeżeli przetwarzane dane mieszczą się w kategorii zwyczajnych danych osobowych, stosuje się takie same regulacje, jak przy monitoringu korespondencji pracownika. Niezależnie od zastosowanej metody monitorowania, pracodawca zawsze jest zobowiązany do zagwarantowania pracownikom poufności i nienaruszalności przetwarzanych informacji.

Dane biometryczne, a monitoring pracownika

Kiedy jednak dotyczy to danych biometrycznych, np. skanowania twarzy, sytuacja może być bardziej skomplikowana. Tego typu dane mogą być przetwarzane wyłącznie przez ludzi mających pisemne upoważnienie do tej czynności (wydaje je pracodawca) i pod warunkiem zachowania ich w tajemnicy.

Korzystanie z danych biometrycznych będzie legalne wyłącznie wówczas, gdy ma to miejsce z inicjatywy pracownika albo osoby ubiegającej się o pracę. Czasem jest to dopuszczalne również wtedy, kiedy dotyczy kontroli dostępu do szczególnie wrażliwych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, albo w przypadku pomieszczeń wymagających wyjątkowej ochrony. Co istotne, zakazane jest przetwarzanie danych biometrycznych w celu ewidencji czasu pracy pracownika.

–

Autor: Marcin Staniszewski, radca prawny w Kancelarii RPMS Staniszewski & Wspólnicy