Jak prawidłowo opisać fakturę

Faktura to podstawowy dokument funkcjonujący w kontekście prowadzenia działalności gospodarczej. Umiejętność prawidłowego wystawienia i opisania faktury jest istotna dla każdego, kto chce sprzedawać swoje towary lub usługi. Pewne ważne informacje powinni przyswoić sobie już początkujący przedsiębiorcy.

fot. Financial Times, CC BY 2.0

Dlaczego prawidłowe wystawianie faktur jest tak istotne?

Nie ma przesady w stwierdzeni, że faktura jest jednym z najistotniejszych dokumentów z jakimi mają do czynienia przedsiębiorcy. To w końcu ona poświadcza, że doszło do transakcji pomiędzy przedsiębiorcami. Bez niej dużo trudniej jest wyegzekwować zapłatę za towar lub usługę od kontrahenta. Co prawda w większości przypadków data wystawienia faktury nie jest już kluczowa dla momentu rozliczenie podatku, nadal jednak dokument ten jest podstawowym dowodem księgowym i podstawą zapisów w KPIR. Dodatkowo faktura decyduje o możliwości odliczenia naliczonego podatku VAT.

Dla niektórych przedsiębiorców faktura jest dokumentem, który sprawia, że nie mają oni obowiązku zakupu, rejestracji i użytkowania kasy rejestrującej.

Jakie elementy powinna zawierać faktura?

Przepisy ściśle określają dane jakie przedsiębiorca zobligowany jest zamieścić na fakturze. Wzór faktury powinien zawierać m.in.:

numer,
datę wystawienia,
datę sprzedaży lub wykonania usługi/dostarczenia towaru,
dane dotyczące sprzedawcy i nabywcy (imiona i nazwiska lub nazwy firm, adresy, NIP),
nazwę towaru lub usługi,
miarę i liczbę sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
cenę jednostkową bez podatku (cenę netto),
wartość dostarczonych towarów/wykonanych usług bez podatku (wartość sprzedaży netto),
stawkę VAT,
sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
kwotę podatku,
kwotę do zapłaty (rubryka „Razem”).

Wśród obowiązkowych elementów, jakie należy zamieścić na fakturze nie ma podpisu, ani pieczątki.

Dodatkowe dane, które można zamieścić na fakturze

Niekiedy na fakturze warto zamieścić informacje, które co prawda nie są obowiązkowe, ale mają charakter pomocniczy. Należą do nich m.in.:

nazwa dokumentu – najczęściej „Faktura”,
numer rachunku bankowego,
forma i termin płatności,
informacja, że w przypadku nieterminowego regulowania należności naliczane będą odsetki,
zapis, iż dana faktura jest jednocześnie wezwaniem do zapłaty.

Możliwych jest ponadto szereg szczególnych sytuacji, w których pojawia się konieczność zamieszczenia dodatkowych informacji na fakturze.

Przedsiębiorcy wykonujący tzw. „eksport usług”, czyli świadczący usługi na rzecz kontrahentów mających siedzibę firmy lub miejsce zamieszkania poza granicami kraju muszą umieścić na wystawianej fakturze adnotację, że podatek rozlicza nabywca (tzw. mechanizm „odwrotnego obciążenia”).
Jeżeli przedsiębiorca nabywający usługę wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy (może to mieć miejsce np. w przypadku importu usług) musi na fakturze zawrzeć opis „samofakturowanie”.
W przypadku sprzedaży towarów używanych, na fakturze trzeba umieścić informację „procedura marży – towary używane”.
Przedsiębiorcy rozliczający się metodą kasową powinni umieszczać na fakturach informację „metoda kasowa”.
Jeżeli fakturę wystawia przedsiębiorca korzystający z przedmiotowego zwolnienia z VAT, powinien on dopisać na dokumencie podstawę tego zwolnienia.

Jak powinna wyglądać faktura?

Przepisy nie określają jak od strony wizualnej powinna wyglądać faktura. Nie jest powiedziane, w którym miejscu mają widnieć dane dotyczące sprzedawcy czy nabywcy, nie ma uregulowań czy najpierw powinna być podana kwota netto czy kwota VAT. Nie ma też żadnych ograniczeń co do tego, czy faktura musi mieścić się na jednej stronie, czy może mieć ich więcej. Niekiedy z praktycznego punktu widzenia dokument musi zawierać kilka stron, a czasem również załączniki. Aby wystawiony dokument wyglądał przejrzyście i zawierał wszystkie niezbędne element, warto korzystać z gotowych wzorów oraz internetowych aplikacji do fakturowania online.

Jak przedsiębiorca ma obowiązek opisania faktury?

Opisywanie faktur na ich odwrocie jest niezbędne przy tzw. pełnej księgowości. Konieczne jest bowiem zakwalifikowanie każdego dokumentu księgowego do konkretnych centrów kosztowych (np. zakupy dla zarządu, dla oddziału w innym mieście, na potrzeby konkretnego projektu, itp.). W przypadku małych firm rozliczających się na podstawie KPiR opisywanie faktur nie jest obowiązkowe – czasem warto jednak zapisać na nich kilka informacji. Sprzyja to porządkowi w dokumentach księgowych oraz może ułatwić życie zarówno przedsiębiorcy, jak i urzędnikom podczas ewentualnej kontroli podatkowej.

Elementy, które można zawrzeć w opisie faktury to m.in.:

dokładny opis zdarzenia gospodarczego, np. zakup materiału do wykonania towaru dla firmy XY (jeżeli rodzaj transakcji jasno nie wynika z samej treści dokumentu),
numer pod jakim dokument jest zaksięgowany w KPiR oraz ten, pod którym widnieje w rejestrze sprzedaży VAT.

Fakturę warto opisać również, gdy na jednym dokumencie znajduje się towar, którego zakup może zostać zakwalifikowany do kosztów podatkowych oraz taki, który nie spełnia ku temu kryteriów.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor finansowy

Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.