– Podstawą działania są cele i zadaniem każdego jest ich realizacja, a nie wykonywanie poleceń i raportowanie – mówi Jakub Skoczylas, współtwórca i VP Markets ZnanyLekarz.pl. Dobra organizacja sprawia, że łatwiej jest osiągnąć cele, mimo że zespół po części pracuje zdalnie. Jak wygląda praca w DocPlannerze?
Trudno zarządzać zespołem, który liczy sto dwadzieścia cztery osoby i nie wszyscy jego członkowie pracują w jednym biurze. Jeszcze trudniej, gdy część z nich rozwija firmę zdalnie, z innego kraju. Tak jest w przypadku zespołu serwisu z Warszawy, który ułatwia umówienie się na wizytę z lekarzami na całym świecie. O tym, jak zarządzać tak dużym, różnorodnym zespołem, rozmawialiśmy z Jakubem Skoczylasem, współtwórcą i VP Markets Docplanner.com.
Brak raportowania wyników
Pracownicy ZnanyLekarz.pl nie składają przełożonym raportów, co nie oznacza że wyniki ich prac nikogo nie obchodzą. – Wyniki śledzimy per kraj i obserwujemy różne zestawy parametrów, które opisują jak układa się tam biznes. Mariusz Gralewski, który jest szefem DocPlannera, ma w nie wgląd i często na nie patrzy – opowiada Jakub Skoczylas. W warszawskiej firmie nie stosuje się raportowania, bo podstawą działania każdej osoby w firmie są wspólnie określone cele. Są one na tyle złożone, że osiąganie ich jest możliwe tylko przy ścisłej współpracy kilku osób.
– Dlatego komunikacja odbywa się tak często, jak wymaga projekt i bez formalności. Dzięki takiej organizacji każdy jest trochę samodzielnym przedsiębiorcą, który ma do wykonania swoje zadanie – mówi Skoczylas, który w DocPlannerze zajmuje się śledzeniem na bieżąco wyników zainteresowania serwisem w poszczególnych krajach, szczególnie w Turcji, gdzie istnieje zagraniczny oddział serwisu. Jego szef również nie składa raportów (w postaci samych cyfr, statystyk, metryk itd), ale regularnie opowiada o tym, co dzieje się w tureckiej wersji ZnanyLekarz.pl.
Wspólne ustalenie budżetu
Zespołowi zajmującemu się poszczególnym krajem wyznaczane są kamienie milowe, w postaci rozpisanych celów, jakie miałby osiągnąć w danym kwartale. Jeśli zainteresowani ustalą, że jakiś cel jest bardzo ważny i ma istotny wpływ na wyniki, wybierane są osoby potrzebne do jego realizacji. Wśród takich kamieni milowych, w zależności od działu, są np. liczba nowych komercyjnych profili, umówionych wizyt, czy ruch na stronie. Z każdym “country headem” zarząd ustala budżet na cały rok, a w jego ramach zarys działań.
Nasz rozmówca zaznacza, że każdy rynek jest inny i wymaga czasem delikatnych, a czasem bardzo dużych zmian w podejściu. Jedynym wyjątkiem jest produkt, który we wszystkich serwisach grupy utrzymany jest możliwie spójny. Dlaczego? Ponieważ wiele lokalnych funkcji komplikuje utrzymanie i powoduje powstanie w kodzie zakątków, do których później nikt nie chce zaglądać. Dlatego wprowadzenie nowej funkcję wyłącznie w danym kraju, wiąże się z przekonaniem zespołu mocną argumentacją.
Komunikacja oparta na zaufaniu
DocPlanner do komunikacji w zespole używa Skype, chatów i mejla. Rozmowy te często odbywają się jak w zwykłej, małej firmie – spontanicznie. Takie podejście, czyli częste, bezproblemowe kontaktowanie się z członkami firmy, również pomaga w jej rozwoju. – Wierzę, że jakość współpracy zależy od jakości komunikacji. Jeśli ludzie w firmie zwlekają z decyzjami, bo “przecież konferencja jest dopiero za tydzień”, to albo nie powinni u nas pracować, albo procesy w firmie nie działają jak trzeba – mówi Skoczylas.
Zapytany o złotą zasadę organizacji pracy zagranicznego oddziału odpowiada: – Z moich doświadczeń bardzo ważne jest, aby ludzie pracujący w zagranicznym oddziale czuli się częścią firmy. Nie może być podziałów typu ‘my tu’ i ‘oni tam w Polsce’. Zdalna praca jest trudniejsza, a dobra komunikacja i relacje znacznie ułatwiają rozwiązywanie problemów – komentuje Jakub Skoczylas z DocPlannera. Uważa też, że ważna jest wymiana doświadczeń, ale też tłumaczenie sobie dlaczego zaistniały, bądź nie, pewne procesy w serwisie.
