Otwarte, zamknięte czy wyjazdowe. Które szkolenie w firmie wybrać?

Firma, która zamierza konkurować z innymi przedsiębiorstwami o względy klientów, musi dysponować przewagą w zakresie kapitału ludzkiego. Nie zawsze jest ona wpisana w DNA spółki od początku jej istnienia. Czasem zamiar, aby zbudować silny zespół przychodzi dopiero wtedy, gdy zaniedbanie procesów szkoleniowych w firmie przekłada się na słabnące wyniki np. sprzedażowe, czy finansowe.

W takiej sytuacji dobry menedżer stara się nadrobić zaległości. Dylemat, przed którym stoi to sposób, w jaki mógłby poprawić kompetencje swoich podopiecznych A więc pyta siebie: jaki rodzaj szkoleń wybrać

Szkolenia otwarte

Szkolenia realizowane w formule otwartej są obecnie najbardziej popularne, ponieważ szef może na nie wysłać jedną lub nawet kilka osób. To istotny atut szczególnie dla małych firm, ale także dla większych, gdy niewielka grupa pracowników musi nadrobić braki np. merytoryczne.

Ważną, choć niedocenianą zaletą wcześniej wspomnianych kursów jest możliwość zawarcia nowych znajomości oraz spojrzenia na omawiane sytuacje z szerszej perspektywy. Jeśli uczestnicy będą dzielili się ze sobą doświadczeniami zdobytymi w różnych przedsiębiorstwach, sprzyjać to będzie pojawianiu się nowych pomysłów, które mogą zainspirować do przetestowania ich w swojej firmie po szkoleniu.

Niestety, ze szkoleniami otwartymi wiążą się również pewne niedogodności. Uczestnicy muszą dostosować się do terminu i miejsca zajęć. Poza tym, jeśli odbywają się w innym mieście, trzeba uwzględnić koszty transportu. Może się również zdarzyć, że program szkolenia będzie zbyt ogólny dla niektórych uczestników, którzy często mają różne doświadczenia zawodowe.

Szkolenia zamknięte

Szkoleniami znacznie bardziej dopasowanymi do indywidualnych potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa są te realizowane w formule zamkniętej. Wówczas zarówno temat, jak i materiały mogą zostać przygotowane na podstawie uzgodnień między zleceniodawcą, a firmą szkoleniową. Dzięki temu klient może mieć wpływ zarówno na wybór terminu, jak i np. trenera.

Warto też zauważyć, że w przeliczeniu na jednego uczestnika, zajęcia zorganizowane dla dużej grupy będą znacznie tańsze, niż gdyby każdy z pracowników został wysłany na szkolenie otwarte.

Ale takie szkolenia także mają wady. Minusem jest to, że uczestniczą w nich wyłącznie pracownicy z danej firmy. Trudno w tej sytuacji przyjąć szersze spojrzenie na konkretne zagadnienia. Jeśli szkolenie odbywa się w firmie, uczestnicy mogą również unikać poruszania szczególnie problematycznych tematów, obawiając się reakcji swoich kolegów lub przełożonych. Poza tym, jeśli zajęcia są organizowane w siedzibie, pracodawcy będą mieli poczucie, że cały czas przebywają w pracy, a to może obniżać ich motywację, wywoływać znudzenie i w efekcie – źle wpływać na koncentrację.

Szkolenia wyjazdowe

Jeśli właściciel lub menedżer chciałby uzupełnić wiedzę pracowników z różnych działów w bardzo krótkim czasie, istnieje także rozwiązanie alternatywne – szkolenie wyjazdowe.

Specyfika szkoleń wyjazdowych polega na tym, że w jednym miejscu i czasie, organizowane są zajęcia nawet z kilkudziesięciu obszarów tematycznych. Np. podczas wyjazdu do Zakopanego w grudniu tego roku zaplanujemy przeprowadzić ponad trzydzieści różnych szkoleń (tematy dotyczą zarówno komunikacji interpersonalnej, jak i np. prawa czy logistyki). Zajęcia realizowane są w formule otwartej, a więc uczestniczące w nich firmy same decydują ilu pracowników wysłać – może to być jedna, czy kilka osób z działu lub kilkanaście osób pracujących na rozmaitych stanowiskach.

Dzięki takiemu rozwiązaniu część pracowników można skierować np. na warsztat dotyczący negocjacji handlowych, kogoś innego na wykłady z prawa pracy, a jeszcze kilku innych na zajęcia związane z logistyką. Przy czym należy pamiętać, że każde z tych szkoleń może odbywać się jednocześnie w sąsiadujących ze sobą salach.

Szkolenie wyjazdowe może się okazać także motywującą nagrodą dla pracowników oraz szansą na „podładowanie akumulatorów”. Tym bardziej, że turnusy szkoleniowe realizowane są prawie zawsze w miejscach atrakcyjnych turystycznie. Ponadto, podczas takich spotkań, obok zdobywania wiedzy i umiejętności, podwładni szybciej się ze sobą integrują.

Dla pracodawcy minusem wysłania wielu pracowników na szkolenia wyjazdowe jest kumulacja kosztów związanych z kształceniem personelu. Z drugiej strony, jeśli zdecyduje się on delegować wielu podopiecznych raz do roku na wybrany turnus szkoleniowy, koszt transportu poniesie tylko raz, a ewentualna dezorganizacja pracy firmy (wynikająca z nieobecności części załogi) także wystąpi jednorazowo. W skali roku może to oznaczać poważne oszczędności w porównaniu z opcją korzystania z wielu pojedynczych szkoleń

Można zrobić też tak, by zaległości nadrobić w formie szkoleń wyjazdowych dla wielu pracowników jednocześnie, a w dalszej perspektywie wiedzę i umiejętności uzupełniać już na bieżąco, a na kolejne kursy delegować pojedyncze osoby. Ważne jednak, aby szkolenia planować zarówno w perspektywie długookresowej (strategicznej), jak i w ujęciu operacyjnym, np. rocznym.

Rozwój zgodnie z planem

W ustaleniu odpowiedniej strategii może pomóc przeprowadzanie okresowych ocen pracowników. Na ich podstawie łatwiej określić poziom wiedzy poszczególnych osób, ich umiejętności, jak również postawę wobec wykonywanej pracy, przełożonych czy też klientów. Biorąc pod uwagę stan obecny oraz plany dotyczące np. zmian organizacyjnych, można ustalić, jakie szkolenia będą najbardziej wskazane.

Dodatkowo warto przeprowadzić także ankiety lub rozmowy, dzięki którym zatrudnione osoby same będą mogły zaproponować tematy szkoleń. Dobry menedżer powinien być w stanie ustalić, które z tych pomysłów faktycznie są potrzebne w przedsiębiorstwie.

Warto przy tym pamiętać, że to szkolenia dobieramy do aktualnych potrzeb firmy, a nie odwrotnie. Nie należy naginać planów do ofert szkoleniowych, które z jakichś powodów wydały nam się ciekawe. Najpierw więc warto usiąść nad kartką papieru i spisać aktualne wyzwania oraz trudności.

Być może w ostatnim czasie firma utraciła część rynku na rzecz konkurentów, a wynika to z błędów sprzedażowych. W takiej sytuacji wskazane mogą być szkolenia z negocjacji, technik sprzedaży i wywierania wpływu.

Z kolei jeśli psuje się w firmie atmosfera, a pracownicy są skłóceni, możliwe wówczas, że szwankuje komunikacja. W takim przypadku wskazane może być np. szkolenie z komunikacji nastawionej na budowanie współpracy.

A może należy zaktualizować wiedzę pracowników w zakresie prawa? Do najbardziej aktualnych tematów należy obsługa reklamacji w zgodzie z nowymi przepisami oraz ochrona danych osobowych. Poza tym niektórzy pracownicy powinni być zawsze na bieżąco z prawem pracy.

Zadawanie sobie pytań o to, co nie działa lub co należy usprawnić, to najprostszy sposób odkrycia potrzeb szkoleniowych w firmie. Dopiero mając gotową listę rzeczy do naprawienia lub też umiejętności, które warto rozwinąć, menedżer powinien przystąpić do ustalenia, jaki sposób będzie najlepszy, aby jak najefektywniej poprawić kompetencje pracowników.

Jacek Zborowski

Od połowy lat dziewięćdziesiątych praktyk związany z biznesem. Posiada dwunastoletnie doświadczenie w branży szkoleniowej; od 8 lat wiceprezes firmy szkoleniowej Effect Group.