10 problemów związanych z księgowością dla początkującego przedsiębiorcy

1. Ryczałt, zasady ogólne czy podatek liniowy

Jaki rodzaj podatku jest dla mojej firmy najbardziej korzystny? Na to pytanie koniecznie poznaj odpowiedź jak najszybciej. Zanim jednak podejmiesz decyzję, który rodzaj podatku wybrać, dowiedz się więcej na ich temat. Podatek dochodowy możemy płacić od faktycznego dochodu (czyli przychodu pomniejszonego o koszty) lub w formie ryczałtu, czyli procentu od przychodów (wtedy koszty się nie liczą). Jeśli wybierzemy podatek od dochodu, możemy zastosować tzw. „zasady ogólne”, czyli skalę podatkową (18% i 32%) lub podatek liniowy 19%. W skrócie: jeśli masz mało kosztów wybierz ryczałt, gdyż w przypadku podatku od dużego dochodu będzie on wyższy niż np. 8,5% od przychodów w przypadku sprzedaży usług.

Zanim jednak przystąpisz do wyboru, oszacuj swoje przychody i koszty oraz określ rodzaj działalności: handel, produkcja czy usługi. Jeśli prowadzisz działalność mieszaną wybór może być trudniejszy, gdyż zależy od proporcji. Dlatego warto skorzystać z kalkulatorów do wyliczania podatku, które pomogą Ci w podjęciu decyzji. Wystarczy wpisać do niego procent ryczałtu (ustalisz go na podstawie rodzaju Twojego biznesu), podać przychody i koszty. Po wpisaniu tych danych kalkulator wyliczy wysokość podatku – im niższy, tym lepiej dla Ciebie. Nie zatrzymuj się jednak na wpisaniu jednego wariantu, wypróbuj różne. Pamiętaj jednak, że z ryczałtu wyłączone są przychody z niektórych działalności oraz przychody powyżej 150 tysięcy euro. Niezależnie co wybierzesz, w danym roku musisz stosować konsekwentnie jeden sposób wyliczania podatku i podejmujesz ryzyko, że jeśli Twoje szacunki okażą się niedokładne zapłacisz więcej niż się spodziewałeś.

2. Miesięcznie czy kwartalnie

Rejestrując firmę spotkamy się z pytaniem o to, czy podatki chcemy płacić miesięcznie czy kwartalnie. Aby ich wysokość mocno nie obciążyła kondycji finansowej firmy, najlepiej dobrać okres rozliczeń do własnego charakteru. Jeśli lubimy planować wybierzmy kwartalną formę płacenia podatków, jeśli nie panujemy nad finansami lepiej płacić je co miesiąc. Terminy płacenia podatków to 20-ty dzień kolejnego miesiąca dla podatku od dochodów i 25-ty dla VATu. Płacąc co miesiąc na te dni musimy mieć przygotowane środki na koncie do przelewu dla Urzędu Skarbowego. Jeśli płacimy co kwartał, kwota podatku z reguły będzie większa (bo jest sumą podatków za trzy miesiące działania firmy), czyli trzeba zbierać pieniądze przez cały kwartał, aby w te dni mieć je przygotowane. Wymaga to nieco logistyki finansowej: warto zapoznać się z zasadami tworzenia lokat, oprocentowanych kont oszczędnościowych a dla wytrawnych nawet funduszy inwestycyjnych.

Jeśli nie chcesz się w to bawić, wybierz formę comiesięcznego płacenia podatku i płać go mniejszymi kwotami (co nie oznacza, że mniej), ale za to często. Zdecydowaną zaletą polskiego systemu podatkowego jest to, że sposób rozliczania możemy zawsze zmienić, ale musimy to zrobić ze znacznym wyprzedzeniem. Jeśli eksportujesz za granicę i masz podatek VAT do zwrotu wybierz oczywiście szybszy zwrot, czyli rozliczenie miesięczne.

3. Samodzielna księgowość czy biuro rachunkowe

Trzech na czterech przedsiębiorców zleca usługi księgowe do biura rachunkowego. I są ku temu ważne powody. Główny dotyczy podziału ról: Ty zajmujesz się biznesem, a ktoś za Ciebie liczy i pilnuje, aby było dobrze i terminowo wyliczone. I to nie tylko podatki, ale także ZUS. Z reguły w ramach usług biura masz także doradztwo, czyli pomoc specjalisty. A to ważne by w biznesie móc na kogoś liczyć. Z drugiej strony, wyliczenie podatków z dobrym programem księgowym dostępnym online lub zainstalowanym na komputerze nie jest specjalnie skomplikowane. Pod warunkiem jednak, że trochę czasu na wpisanie danych poświęcisz. Jeśli chcesz zajmować się wyłącznie rozwijaniem swojego biznesu znajdź księgowego, koniecznie porównaj kilka ofert, wynegocjuj dobrą stawkę i zajmij się tym co ważniejsze. Jeśli jednak jesteś typem, który chce wszystko zrobić sam, zarezerwuj trochę czasu, wybierz program i zaczynaj. Zawsze w przyszłości możesz przejść do wybranego biura.

4. Skąd brać pieniądze na podatki i składki ZUS

Niestety polski system podatkowy nie jest specjalnie przyjazny. Jeśli wystawisz fakturę za świadczoną usługę, dla Urzędu Skarbowego nie ma znaczenia czy Klient opłacił ją w terminie czy nie. Od takiej faktury księgowy lub Ty sam sobie naliczysz podatki. Wyjątkiem jest tzw. metoda kasowa, która w przypadku VATu zwalnia Ciebie z zapłaty podatku VAT od wystawionej faktury w przypadku braku zapłaty. Także składki na ZUS trzeba płacić niezależnie od tego czy Twoja firma jest w danym miesiącu na plusie czy na minusie. Wniosek z tego jest taki, że możesz nie zarabiać nic, ale podatki i składki ZUS musisz płacić. Dlatego warto zawczasu w banku wynegocjować możliwość zaciągania krótkoterminowych kredytów „w koncie”. Często są one wyżej oprocentowane, ale z założenia będziesz je brał rzadko i na krótko. Kolejnym zabezpieczeniem są zaliczki, które pobierasz od swoich Klientów „na poczet” przyszłych transakcji. Dzięki nim, jeśli egzekucja należności pójdzie źle, będziesz miał przynajmniej z czego zapłacić podatek, nawet za usługę, za którą w pełni Ci nie zapłacono.

5. Jakie koszty wliczać

To zależy od tego jaką formę księgowania wybrałeś. Jeśli jesteś na ryczałcie koszty nie mają żadnego znaczenia, płacisz podatek tylko od przychodów i żadnych kosztów nie wliczasz. Generalnie kosztem jest wszystko to, co służy Twojemu przychodowi. Na pewno nie jest nim piwo wypite z kolegą w barze, ale już paliwo do samochodu, którym dojeżdżasz do klienta, papier do drukarki czy internet są takimi kosztami, bez których nie będziesz miał przychodów. Jeśli masz wątpliwości co do danego kosztu, warto zapytać o to księgowego. Jeśli samodzielnie prowadzisz księgowość musisz szukać w sieci odpowiedzi na pytania, gdyż nie za każdym razem wybór jest oczywisty.

6. Nazwa firmy

Jeśli zarejestrujesz siebie jako przedsiębiorcę z reguły nazwiesz swoją firmę na przykład tak: BAMAL Bartosz Malinowski. W tym przypadku dla Twoich klientów firma to BAMAL, ale dla Urzędu Skarbowego nadal jesteś Bartosz Malinowski BAMAL. I taka nazwa musi się pojawić na Twoich fakturach. Co innego, gdy faktury są wystawiane na Ciebie, wtedy możesz używać nazwy skróconej BAMAL choć niektórzy księgowi twierdzą, że powinna być pełna BAMAL Bartosz Malinowski. W polu numer 7 formularza CEIDG-1 wpisz po prostu BAMAL.

7. Z którego konta płacić

Jeśli działasz jako przedsiębiorca, a nie jako np. spółka cywilna czy z o.o. masz prawo używać swoich kont prywatnych. Mówiąc wprost: z punktu widzenia Urzędu Skarbowego, Twoje pieniądze to każde pieniądze, nieważne gdzie je zgromadziłeś: na rachunku firmy czy osobistym. Bank może mieć jednak coś przeciwko płaceniu zbyt często za faktury z konta prywatnego, ale o to już zapytaj bank. Ten sam problem dotyczy też kart płatniczych. Jeśli masz wątpliwości co do przelewów z konta prywatnego na firmowe i na odwrót, wyjaśniamy je. Możesz swobodnie przelewać pieniądze z konta firmowego środki na konto „prywatne” po to, aby je wydać na siebie i rodzinę, a nie na firmę. Nikt Tobie nie zarzuci, że wyjąłeś je z konta firmowego. Firma jest Twoja!

8. Faktury zbiorcze

Jeśli wykupisz prowadzenie księgowości albo licencję na program możesz mieć limity na liczbę dokumentów. Jeśli liczba faktur będzie wyższa niż limit ustalony w programie, zapłacisz więcej a nikt tego nie lubi. Wtedy ważne abyś domagał się od firm, z którymi współpracujesz faktur zbiorczych. Na przykład za bilety poproś o jedną fakturę za wszystkie, a nie osobną za każdy bilet.

9. Czy w formularzu CEIDG-1 podawać prawidłowe dane do kontaktu

W zasadzie sprawy nie powinno w ogóle być. Formularz CEIDG-1, który służy do rejestracji firmy w centralnym rejestrze to formularz urzędowy i Twoje dane powinny być chronione, ale … nie są. Licz się z tym, że jeśli podasz w nim prawidłowy numer telefonu (szczególnie prywatny) przez wiele miesięcy będziesz odbierał telefony z różnymi ofertami. Podobnie z pocztą elektroniczną w polu 09.2 tego formularza. Jeśli lubisz SPAM to podając prawidłowy adres będziesz go otrzymywał. Jest to jednak formularz urzędowy a urzędnicy skarbowi coraz częściej dzwonią zamiast pisać. Tym bardziej wybór o podaniu prawidłowych danych w formularzu CEIDG-1 jest trudny. Z drugiej strony, Twoi klienci będą Ciebie szukać w inny sposób, niż przez tę centralną ewidencję CEIDG, raczej w sieci, w katalogach i na blogach.

10. Podatek dochodowy i VAT

Czy podatek dochodowy i VAT są ze sobą powiązane? Teoretycznie nie, ale warto sprawę uprościć. Jeśli wybierzesz płatności miesięczne to płać w ten sposób oba podatki, jeśli kwartalnie również. Możesz być na ryczałcie (podatek od przychodów) lub płacić podatek dochodowy i niezależnie od tego „być VATowcem” lub nie. Masz zatem w tym zakresie swobodę wyboru. Pamiętaj jednak, że zarówno ryczałt jak i VAT mają swoje limity. Ryczałt możesz wybrać jeśli Twoje przychody nie przekroczyły 150 tysięcy euro, czyli nieco ponad 636 tysięcy zł (w 2015) a VATu możesz nie płacić jeśli przychody roczne mieszczą się w kwocie 150 tysięcy zł – wtedy wystawiasz faktury bez VAT i możesz być tak zwanym nieVATowcem. W konsekwencji w koszty wliczasz faktury w wartości brutto łącznie z VAT.

–

Wszystkie dziesięć problemów zebraliśmy od przedsiębiorców, którzy w 2015 roku założyli swoje firmy. Ufając, że rozwiązania tych problemów przydadzą się także w Twoim biznesie jesteśmy także otwarci na wszelkie uwagi i nowe tematy z tym związane.

Rafał Łożyński

Dyrektor Generalny Varico

Wierzy, że praca z oprogramowaniem biznesowym może sprawiać ludziom radość. Od ponad 25 lat współtworzy rodzinę programów do księgowości, kadr i płac ze specjalizacją dla biur rachunkowych. Także oprogramowanie fakturujące i prowadzące gospodarkę magazynową ściśle zintegrowaną z e-Commerce.