Elektroniczne kontrole podatkowe i Jednolity Plik Kontrolny – najważniejsze informacje dla firm

Ustawodawca liczy, że nowe przepisy poprawią ściągalność, przede wszystkim podatku VAT.

Nowelizacja Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa niesie ze sobą zmiany zarówno dla kontrolerów skarbowych, biur rachunkowych, jak i przedsiębiorców. Wprowadzenie obowiązku udostępniania danych księgowych w formie ustandaryzowanego pliku nadającego się do analizy ułatwi pracę organom kontroli skarbowej. Dla samych przedsiębiorców e-kontrole oznaczają skrócenie czasu spędzanego w urzędach skarbowych oraz zminimalizowanie czasu potrzebnego na samodzielne przeprowadzenie procedur kontrolnych. Skarb Państwa z kolei liczy na znaczne zwiększenie wpływów z podatków. 

Czym są e-kontrole i Jednolity Plik Kontrolny

Nowe przepisy są podstawą działań Ministerstwa Finansów zmierzających do zwiększenia wpływów z podatków (zwłaszcza VAT) do Skarbu Państwa oraz zmniejszenia luki podatkowej, która w 2015 roku wyniosła 53 mld zł, a zatem w porównaniu ze stanem z roku 2014 wzrosła o 12 mld zł. Z raportu MFW wynika, że przychody z podatków VAT i CIT są coraz niższe. W czasie kryzysu gospodarczego w krajach Unii Europejskiej zaobserwowano ogólny trend obniżenia przychodów generowanych z podatków. Obecnie jednak, podczas gdy wiele państw wraca do stabilnego stanu sprzed kryzysu, w Polsce sytuacja ulega wręcz pogorszeniu. W raporcie czytamy, że łączna wydajność poboru podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) oraz podatku od towarów i usług (VAT) w Polsce osiągnęła wysokość około 16 punktów PKB w 2008 roku, a w kolejnym roku spadła do 14 punktów. Przez kilka lat wydajność poboru podatków była stabilna, jednak w 2013 roku zmalała do 13,1 punktów PKB. Luka w VAT, czyli różnica między oczekiwaną a faktycznie osiągniętą wartością dochodów z podatku VAT, od 2012 roku zmniejsza się w co najmniej 15 krajach członkowskich UE. W Polsce, Grecji, we Włoszech, w Rumunii, na Litwie i na Słowacji luka ulegała powiększeniu.

Po wdrożeniu nowych przepisów Ministerstwo Finansów oczekuje poprawy tej sytuacji w związku ze zwiększeniem liczby oraz efektywności kontroli podatkowych. Docelowo przewiduje się wzrost wpływów z podatków o 200–400 mln zł rocznie. Przepisy zaczynają obowiązywać już od 1 lipca 2016 roku. Duże firmy do tego czasu muszą dostosować swoje systemy informatyczne do przekazywania danych księgowych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Sektor MŚP ma trochę więcej czasu – od 1 lipca może, ale nie musi przekazywać informacji w formie jednolitego pliku. Mali i średni przedsiębiorcy muszą dostosować swoje systemy do 30 czerwca 2018 roku.

Jak będzie wyglądała e-kontrola ksiąg podatkowych? Podatnik na wezwanie organów skarbowych ma obowiązek udostępnić kontrolerowi w formie elektronicznej księgi podatkowe oraz inne dowody przeprowadzonych transakcji. Musi poinformować organ kontrolny o parametrach programu finansowo-księgowego używanego w przedsiębiorstwie (czyli o jego nazwie, wersji, dacie rozpoczęcia używania i typach formatów plików, w których zapisywane są informacje księgowe). Podczas kontroli Urząd Skarbowy może pobrać dane podatkowe i księgowe w formie elektronicznej, a następnie poddać je analizie. Dzięki zautomatyzowaniu tego procesu urzędnicy nie tracą czasu na wertowanie dokumentów firmowych w formie papierowej. 

Zmiany podatkowe w oczach przedsiębiorcy

Nowelizacja ustawy wprowadza ujednoliconą formę ksiąg podatkowych i dowodów księgowych. Dzięki temu możliwa będzie edycja tych danych w pliku.xml (pliki.doc nie nadają się do natychmiastowej analizy, natomiast pliki.pdf nie są w ogóle edytowalne), na bazie którego ma powstać Jednolity Plik Kontrolny. Struktura logiczna elektronicznych ksiąg ma być kompatybilna z najpopularniejszymi programami finansowo-księgowymi. Jak mówi Piotr Ciski, dyrektor zarządzający polskim oddziałem Sage: – Dla przedsiębiorców, a zwłaszcza właścicieli dużych firm, którzy mają dość krótki termin na przeprowadzenie zmian, najistotniejszą kwestią jest aktualizacja oprogramowania pod kątem możliwości wygenerowania Jednolitego Pliku Kontrolnego zgodnego z zaleceniami fiskusa. Mają oni na to tylko kilka miesięcy – nie powinni więc zwlekać do ostatniej chwili z wdrożeniem procedury dostosowania swojego oprogramowania do wymagań ustawodawcy. Znacznie szybciej aktualizacja następuje w przypadku, gdy wszystkie komponenty oprogramowania pochodzą od tego samego producenta. 

Poza koniecznością szybkiego dostosowania programów komputerowych oraz poniesionymi nakładami finansowymi (średnio 3000–6000 zł w przypadku aktualizacji oprogramowania, do kilkunastu tys. zł w przypadku upgrade’u i około 5000 zł w przypadku subskrypcji), przedsiębiorcy powinni dostrzec też korzyści wynikające z nowych przepisów. Przede wszystkim uproszczeniu i skróceniu ulegną same kontrole podatkowe, a koszty, które ponoszą przedsiębiorcy w związku z wypełnianiem obowiązków administracyjnych, będą mniejsze. Warto dodać, że zgodnie z przepisami „tradycyjna” kontrola w mikroprzedsiębiorstwie może trwać do 12 dni roboczych, w małej firmie – do 18 dni, w średniej – do 24 dni, a w dużej – nawet 48 dni. Można mieć nadzieję, że e-kontrole będą o wiele mniej uciążliwe dla przedsiębiorców i nie będą utrudniały funkcjonowania firmy. Samo wygenerowanie pliku.xml nie stanowi bowiem problemu, jeśli tylko system jest odpowiednio przystosowany i sprawdzony pod kątem ewentualnych błędów.

Podatnicy chcący zweryfikować poprawność danych zawartych w JPK, mogą skorzystać ze specjalnej platformy Sage e-Audytor, powstałej we współpracy z firmą doradczą PwC. Dzięki niej przedsiębiorca jest w stanie sprawdzić, czy wygenerowany plik kontrolny zawiera prawidłowe dane. Może też zlokalizować ewentualne błędy jeszcze zanim przekaże dane do kontroli podatkowej. Tak przygotowany do e-kontroli przedsiębiorca może spokojnie zająć się prowadzeniem swojej firmy.