Nadmiar zadań, czyli postawy efektywnego zarządzania sobą w czasie. Dla handlowców i nie tylko

Prawo Parkinsona mówi, że im więcej mamy czasu na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu nam ona zabiera. Coś w tym jest. Na szczęście jest kilka narzędzi, które pomagają skutecznie to zmienić i znacząco zwiększyć swoją efektywność.

1. Precyzyjnie wyznacz cel (metoda SMART)

Na początku warto ustalić, do czego zmierzamy. Idealne zastosowanie ma tutaj metoda SMART, dzięki której dokładnie określimy, co chcemy osiągnąć. Zgodnie z omawianą metodologią cel powinien być:

SPRECYZOWANY. Musisz dokładnie wiedzieć, co chcesz osiągnąć np. zdobyć nowych klientów, zatrudnić nowego pracownika, zwiększyć przychód firmy.

MIERZALNY. Powinieneś tak określić swój cel, abyś miał możliwość sprawdzenia swoich postępów, np. zdobycie dwóch nowych klientów, zatrudnienie jednego nowego pracownika, zwiększenie przychodu firmy o 20%.

ATRAKCYJNY. To taki, który niesie wymierne korzyści, a jednocześnie jest dla Ciebie wyzwaniem. Odpowiedz sobie na pytania: dlaczego chcesz osiągnąć ten cel? Co Ci to daje?

REALISTYCZNY. Musisz mieć pewność, że jesteś w stanie go osiągnąć. Zastanów się czy masz na to czas, zasoby, odpowiednią motywację.

TERMINOWY. Określ datę, do kiedy cel powinien być osiągnięty, np. miesiąc, pół roku.

2. Ustal priorytety (zasada Pareto)

Masz przed sobą długą listę rzeczy do zrobienia i wszystko wydaje Ci się ważne. Pracujesz w skupieniu nad pierwszym zadaniem, w między czasie pilnie dzwonisz do klienta. Po rozmowie szybko wracasz do pracy, a już po chwili przypominasz sobie o mailu, który miałeś wysłać wczoraj.

Zapewne słyszałeś stwierdzenie, że tylko 20% tego, co robisz odpowiedzialne jest za 80% Twoich rezultatów. Zasada Pareto, o której tutaj mowa, opisuje ciekawą zależność. Gdy przyjrzysz się wszystkim swoim działaniom w ciągu dnia, zauważysz, że tylko mała część tego co robisz, przynosi oczekiwane efekty. Większość działań tak naprawdę nic nie wnosi. Analiza Pareto pomaga skupić się na zadaniach, które mają znaczenie. Dzięki przełożeniu tej wiedzy w praktykę będziesz pracować mądrze, nie ciężko. Jak to zrobić?

Mówi się o dwóch strategiach:

1. Odejmowania – po kolei odejmujesz zbędne czynności i obserwujesz, co się dzieje, czy całość dalej działa.

2. Fundamentów – zostajesz przy najbardziej niezbędnych elementach i sprawdzasz, czy wszystko działa bez zarzutu.

W określeniu zbędnych zadań pomoże Ci pozytywna i/lub negatywna analiza Pareto.

Pozytywna analiza Pareto:

1. Znajdź najefektywniejsze działania. Które 20% spośród Twoich działań dają największe, pożądane rezultaty?

2. Zwiększ wydajność. Które 20% danego działania jest tworzy największą różnicę?

Negatywna analiza Pareto:

1. Wyszukaj przeszkody i problemy. Które 20% spośród Twoich działań przynosi najwięcej kłopotów, najmniej rezultatów?

2. Odrzuć zbędne działania. Które 20% działania może być niepotrzebne, a poświęcony czas i energia idą na marne?

Na początku zasada Pareto może wydawać się skomplikowana, ale zapewniam Cię, że gdy w skupieniu wykonasz polecenia i je zastosujesz w praktyce, zauważysz różnicę.

3. Ustal rzeczy NIE do zrobienia

Polecenie brzmi absurdalne, ale właśnie taka lista pomoże Ci efektywniej zarządzać swoim czasem. Każdego dnia tracisz mnóstwo czasu na te same, powtarzające się czynności. Czy skądś to znasz:

a jeszcze chwila, sprawdzę szybko Facebooka?
o, ciekawa będzie konferencja pod koniec roku,
tylko odpiszę na tego maila, bo później zapomnę,
mam okropny bałagan na biurku,
zgłodniałem…

Co zrobić, gdy silna wola nie wystarczy?

1. Poobserwuj swoją pracę w ciągu dnia.

2. Zanotuj wszystkie czynności, które wybijały Cię z rytmu pracy, odciągały od zadań.

3. Wybierz te, które pojawiają się najczęściej – to Twoi najwięksi złodzieje czasu.

4. Przygotuj listę rzeczy NIE do zrobienia w godzinach pracy i powieś ją w widocznym miejscu.

4. Deleguj zadania (macierz Eisenhowera)

Budowa macierzy przypomina układ współrzędnych, gdzie rzędna to ważność danego zadania, natomiast odcięta – jego pilność. Ta metoda pomoże Ci wyznaczyć priorytety, zdefiniować ważne i pilne zadania, a co najcenniejsze, skutecznie wyznaczyć i zlecić zadania innym. Jak interpretować elementy macierzy Eisenhowera?

Ważne – Pilne

Czynności te powinieneś wykonać jak najszybciej. Zazwyczaj są to obowiązki, które pojawiają się nagle lub są to skutki naszych zaniedbań. Czynności z tej kategorii powinniśmy wykonać w ciągu kilku godzin lub zlecić komuś innemu.

Ważne – Niepilne

Są to zadania, które możemy rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie, np. ćwiczenia fizyczne, przygotowanie do ważnego, ale odległego projektu.

Pilne – Nieważne

Powinniśmy je wykonać lub zlecić w drugiej kolejności, po zadaniach Ważnych i Pilnych. Być może te zadania nie są tak istotne, ale powinny być zrealizowane na czas, np. opłacenie składek ZUS, zapłacenie rachunków.

Nieważne – Niepilne

Są to rzeczy, które śmiało powinniśmy zignorować, przełożyć na inny moment.

Zastosowanie macierzy Eisenhauera umożliwa samodzielne rozplanowanie swojego czasu. Pozwala szybko ustalić priorytety oraz mniej istotne zadania. Czasami możesz mieć problem z poprawną klasyfikacją zadania lub zastanawiasz się czy sprawy niepilne i nieważne rzeczywiście są zupełnie nieistotne. Macierz Eisenhauera warto uzupełniać o inne narzędzia, np. kalendarz, terminarz spotkań, itd.

5. Planuj realizację zadań (metoda ALPEN)

Możliwe, że regularnie stosujesz tę metodę – jest to klasyk w zarządzaniu sobą w czasie. Jest prosta, skuteczna, łatwo ją wdrożyć i potrzebujesz zaledwie 15 minut każdego ranka, aby efektywnie zaplanować dzień.

Nazwa ALPEN to akronim od niemieckich słów:

A – (Aufgaben)

Zrób listę zadań przewidzianych na cały dzień. Wypisz spotkania, telefony i inne sprawy do załatwienia. Możesz zadania pogrupować w różne kategorie, np. spotkania, rozmowy telefoniczne, itd. Gdy widzisz przed sobą całą listę rzeczy do zrobienia, czujesz, że nad nimi panujesz.

L – (Länge schätzen)

Oszacuj czas trwania poszczególnych zadań. Bądź przy tym realistą. Jeśli wiesz, że przygotowanie dobrej oferty sprzedażowej zajmuje Ci dwie godziny, to nie wpisuj sobie tylko godziny. W takim wypadku zadanie przełożysz na inny termin lub przygotujesz złą ofertę.

P – (Pufferzeiten einplanen)

Teraz możesz zaplanować swój dzień. Zaplanuj jedynie 60% czasu do dyspozycji, czyli np. 5 godzin z 8 godzinnego dnia pracy, w tym różne przerwy. Pozostałe 40% potraktuj jako rezerwę na sprawy nieprzewidywalne, może to być czas tylko dla Ciebie. Pierwszą rzeczą, którą zauważysz po zaplanowaniu dnia w ten sposób, to brak stresu. Planowanie czasu bez uwzględnienia rezerwy i przerw sprawia, że jesteśmy przemęczeni i sfrustrowani. Może się okazać, że danego dnia ta rezerwa nie była Ci potrzebna. Wtedy zajmij się zadaniami, które zaplanowałeś na jutro, pomyśl o nowych projektach lub poczytaj rozwojową książkę.

E – (Entscheidungen treffen)

Gdy masz już listę zadań, możesz wyznaczyć priorytety i zacząć delegować działania. W tym przypadku możesz zastosować macierz Eisenhauera. Określenie priorytetów pozwoli Ci się skupić na najważniejszych zadaniach, od których zależy sukces. Wpisz je do kalendarza.

N – (Nachkontrolle)

Kontroluj swoje postępy. Na koniec dnia odhaczaj to, co zostało zrealizowane i rzeczy niezrealizowane przełóż na kolejny dzień.

Na początku może Ci się wydawać ten proces żmudny i niepotrzebny, ale z czasem stanie się Twoim dobrym nawykiem i będziesz stosował ALPEN automatycznie.

–

Teoria zarządzania sobą w czasie przechodziła wiele ewolucji. Pierwsza zalecała spisać listę zadań, druga – zaplanować wszystko w kalendarzu, trzecia – wyznaczyć priorytety. Wreszcie IV generacja mówi o tym, by planując swój czas i wyznaczając priorytety odnosić się do swoich wartości. Dzięki temu w pierwszej kolejności poświecisz czas na rzeczy dla Ciebie najistotniejsze. Może się bowiem okazać, że uznajesz za istotne coś, czego w ogóle nie potrzebujesz, ponieważ np. chcesz coś komuś udowodnić, ktoś na Ciebie liczy itd. To tak jakbyś się wspinał na szczyt drabiny, która należy do kogoś innego. Wyznaczając swoje cele i zadania, pamiętaj, aby popychały Cię w kierunku, który Ty świadomie obrałeś.

–

Joanna Langner-Sobczak

HR business partner, psycholog, partner firmy doradczej Salents, specjalizującej się w zwiększaniu efektywności sprzedaży

Tworzy i realizuje programy doradcze i rozwojowe dla firm, pracuje jako konsultant, trener i coach (certyfikat ICC). Bazując na doświadczeniu i wiedzy psychologicznej tworzy narzędzia do diagnozy i rozwoju potencjału, zarówno jednostek, jak i całych zespołów.