Musimy porozmawiać o komunikacji w startupach. Przegląd popularnych narzędzi

Przetestowałem najbardziej intuicyjnych i prostych asystentów codziennej pracy. Poniżej subiektywny przegląd narzędzi przetestowanych na własnej, startupowej skórze.

1. Slack – komunikator dla leniwych

W skrócie, to darmowy czat dla małych zespołów. W praktyce to zestaw kanałów dla poszczególnych projektów, w obrębie których toczą się zamknięte dyskusje wcześniej zdefiniowanej grupy uczestników. Nadzór nad czatem sprawuje administrator, który może włączać kolejne osoby w rozmowę. Wśród pozytywnych cech Slacka na pewno należy wyróżnić przyjazny dla użytkownika interfejs przypominający niegdyś popularny IRC oraz możliwość integracji z najbardziej popularnymi narzędziami dla programistów. Dodatkowy plus to spore i zawsze dostępne archiwum i pokaźna przestrzeń dyskowa do przechowywania danych w chmurze.

Plusy – kilka dodatkowych funkcjonalności, które w codziennym użytkowaniu są bardzo przydatne: tworzenie podglądu linków i obrazów w wygodnym formacie, wyszukiwanie słów nie tylko w pokoju rozmów, ale także w dokumentach formatu pdf dołączonych do rozmowy. Jakieś minusy? Slack może nie spełnić oczekiwań w zarządzaniu wieloma projektami jednocześnie, co po jakimś czasie może wymóc na zespole korzystanie z innych komunikatorów. Również inwestycja w wersję premium nie przyniesie spodziewanych korzyści – w praktyce zwiększy tylko pojemność pamięci.

Dla kogo? Startupy, które rozwija 5-15 osób.

Dlaczego? Darmowa wersja podstawowa, niedroga wersja premium, wygodny interface.

Kiedy przestaje spełniać oczekiwania? Kiedy liczba projektów rośnie.

2. Trello – proste na pierwszy rzut oka

Kolejna przydatna aplikacja dla startupów z małym zespołem, to Trello. Umożliwia wizualne zarządzanie notatkami, przypisanymi do danych projektów. Trelo adaptuje zasady japońskiej metodyki zarządzania projektami Kanban i pozwala śledzić postęp w realizacji na bieżąco. Oprócz tego daje możliwość wpisywania komentarzy pod każdym tematem, dołączania plików, tworzenie checklisty oraz szacowanie czasu przeznaczonego na zadania. Trello uważane jest za jeden z najbardziej wygodnych systemów zarządzania projektami, jest jednak dość minimalistyczny co przy małych projektach jest zaletą, a przy dużych wadą i wówczas musimy poszukać czegoś bardziej zaawansowanego.

Dla kogo? Zespoły, które pracują nad jednym lub maksymalnie kilkoma projektami jednocześnie.

Dlaczego? Najbardziej prosty i przystępny interface, możliwość do monitorowania realizacji zadań. 

Kiedy przestaje spełniać oczekiwania? Kiedy liczba projektów rośnie. 

3. Jira – wewnętrzna koordynacja projektów

Jira – task tracker od Atlassian, nazywana również Godzillą – ulepszoną i rozrzeszona wersja Bugzilli, jest przystosowana nie tylko do wyłapywania błędów, ale przede wszystkim do wewnętrznej koordynacji wielu projektów. Panel przypomina prawdziwe centrum dowodzenia – mnóstwo zaawansowanych funkcji i ustawień, które początkowo mogą być sporym wyzwaniem. Program pozwala tworzyć dla każdego projektu system zabezpieczeń i notyfikacji, ma mnóstwo wtyczek ułatwiających planowanie projektu i raportowanie, m.in. tworzenie wykresów Gantta oraz integrację z systemem kontroli wersji Git. W ramach każdego projektu można zastosować narzędzia automatyzujące proces.

Zadania utworzone w Jira mogą być ze sobą połączone w rozmaitych zależnościach i konfiguracjach, np. niewykonanie danego zadań może blokować realizację kolejnych i ukończenie całego procesu a złożone zadania mogą być dzielone na mniejsze, składowe tzw. Subtaski. Cena usługi to chyba jedyny minus tego rozwiązania – zależy od liczby licencji dla osób, które korzystają z oprogramowania.

Dla kogo? Startupy, które przekroczyły 30 osób, a także zespoły techniczne pracujące nad rozwojem oprogramowania.

Dlaczego? Umożliwia ograniczenie dostępu do informacji, bardzo elastyczna konfiguracja.

Kiedy przestaje spełniać oczekiwania? Kiedy w grę wchodzą ograniczenia budżetowe.

Wystarczające, ale można lepiej

Dla konserwatywnych miłośników sprawdzonych rozwiązań pozostają znane narzędzia Google’a: Gmail, Kalendarz Google, panel Google +, dysk Google Drive, Google Hangouts. Każdy użytkownik, w szczególności fan urządzeń z systemem Android, prędzej czy później stanie w obliczu konieczności korzystania z prostych i darmowych narzędzi pakietu Google’a. Doskonała aplikacja do powiadomień, dzięki której zawsze będziesz pamiętać o planowanym spotkaniu czy rozmowie przez Skype’a, prosty czat, funkcjonalna poczta, którą z powodzeniem można dopasować do biznesowych wymagań zapewniają obsługę firmowej ewidencji i komunikacji w zasadzie na każdym etapie rozwoju firmy. Dodatkowy plus to fakt, że darmowa aplikacja nie wymaga dodatkowych nakładów na rozbudowę i nie będziesz miał trudności w korzystaniu z tych narzędzi.

Dla kogo? Dla wszystkich.

Dlaczego? Dostępna, darmowa.

Kiedy przestaje spełniać oczekiwania? Kiedy pojawia się potrzeba ochrony i kontrolowania danych w bardziej usystematyzowanej formie.

–

Dmytro Voloshyn

Współzałożyciel i CTO globalnej platformy korepetycji Preply.com, absolwent programu Techstars Berlin.