AI zmienia zasady gry w zarządzaniu projektami. Kto zyskuje największą przewagę?

Organizacje i menedżerowie potrafiący skutecznie wykorzystywać GenAI osiągają wyraźnie lepsze wyniki, wyższą produktywność i większą skuteczność w realizacji działań.

Takie wnioski płyną z trzech raportów PMI na temat sztucznej inteligencji. Najbardziej zaawansowani użytkownicy AI osiągają nawet 16-krotnie wyższy wzrost produktywności niż osoby, które dopiero rozpoczynają pracę z tą technologią.

Z raportów wynika, że sztuczna inteligencja nie zastąpi kierowników przedsięwzięć, ale zmieni sposób, w jaki wykonują swoją pracę. Wraz z rozwojem AI rola project managera ewoluuje. Od osoby koncentrującej się przede wszystkim na realizacji zadań do strategicznego lidera, który wykorzystuje dane i inteligentne narzędzia do podejmowania lepszych decyzji biznesowych.

Największe korzyści z wykorzystania generatywnej AI osiągają koordynatorzy działań, którzy korzystają z niej regularnie. Osoby wykorzystujące GenAI w ponad połowie realizowanych inicjatyw osiągają znacznie wyższy wzrost produktywności niż użytkownicy stosujący ją sporadycznie. Co więcej, 58% najbardziej zaawansowanych użytkowników regularnie testuje nowe rozwiązania AI, podczas gdy wśród pozostałych odsetek ten wynosi zaledwie 12%. Wyniki pokazują również, że wraz z rosnącym doświadczeniem zmienia się sposób wykorzystania AI. Choć większość użytkowników rozpoczyna od prostych zadań, takich jak przygotowywanie notatek czy podsumowań, największą wartość technologia przynosi wtedy, gdy wspiera zarządzanie ryzykiem, planowanie budżetu, analizę scenariuszy oraz podejmowanie decyzji. To właśnie te zastosowania najlepiej pokazują, jak AI przesuwa rolę project managera z wykonawcy zadań w stronę strategicznego lidera.

Technologia to dopiero początek

O skutecznym wykorzystaniu AI nie decyduje jednak wyłącznie dostęp do technologii. Raporty wskazują dwa filary sukcesu: przygotowanie, czyli wiedzę z zakresu zarządzania projektami oraz podstaw działania generatywnej AI, oraz inicjatywę – gotowość do eksperymentowania, uczenia się i rozwijania nowych kompetencji. To połączenie wiedzy i otwartości na zmianę pozwala w pełni wykorzystać potencjał sztucznej inteligencji.

Wyniki analiz ujawniają również wyraźną lukę pomiędzy tempem adaptacji AI przez pracowników a gotowością organizacji do wspierania tej zmiany. Zaledwie 1% organizacji deklaruje osiągnięcie dojrzałości w wykorzystaniu generatywnej sztucznej inteligencji. Tymczasem pracownicy firm aktywnie wspierających wdrażanie AI osiągają zaawansowane wzrosty produktywności aż dziewięć razy częściej niż osoby pracujące w organizacjach, które nie zapewniają takiego wsparcia. To pokazuje, że przewagę konkurencyjną budują organizacje inwestujące nie tylko w technologię, ale również w ludzi, dane i kulturę innowacji.

Od wykonawcy zadań do strategicznego lidera

Choć generatywna AI staje się coraz skuteczniejszym narzędziem wspierającym zarządzanie projektami, nie eliminuje potrzeby udziału człowieka. Może przyspieszać analizę informacji i dostarczać wartościowych rekomendacji, jednak nadal wymaga krytycznej oceny oraz nadzoru eksperta. To doświadczenie menedżera przedsięwzięcia decyduje o tym, które rekomendacje warto wykorzystać i jak przełożyć je na właściwe decyzje biznesowe.

Sztuczna inteligencja nie zastąpi kierowników projektów. Zmieni natomiast sposób, w jaki będą pracować. Coraz większą wartością nie będzie wykonywanie kolejnych zadań, lecz umiejętność podejmowania trafnych decyzji, zarządzania ryzykiem i skutecznego prowadzenia zespołów z wykorzystaniem AI. Badania pokazują, że o sukcesie nie decyduje samo wdrożenie nowych narzędzi, ale przede wszystkim kompetencje ludzi oraz wsparcie organizacji. To właśnie dlatego osoby, które konsekwentnie rozwijają umiejętności pracy z AI, osiągają znacznie lepsze wyniki i wyższą produktywność niż użytkownicy korzystający z tej technologii jedynie sporadycznie – podkreśla Denis Lassance, Managing Director Europe w Project Management Institute (PMI).

Wnioski z serii raportów PMI pokazują, że przewagę konkurencyjną będą budować nie organizacje, które jedynie wdrożą nowe narzędzia, lecz te, które rozwiną kompetencje swoich pracowników i stworzą środowisko sprzyjające odpowiedzialnemu wykorzystaniu sztucznej inteligencji. Dla menedżerów zadań oznacza to, że rozwijanie kompetencji związanych z AI staje się nie tylko szansą na zwiększenie efektywności, ale także jednym z kluczowych elementów budowania przewagi zawodowej w nadchodzących latach.

Metodologia

Informacja prasowa została opracowana na podstawie trzech raportów z serii PMI x AI, opublikowanych przez Project Management Institute (PMI): Pushing the Limits (Fala 2), The Project Professional’s GenAI Journey oraz The Need for Organizational Support (Fala 3).
Badania przeprowadzono w dwóch etapach:

Fala 2 (marzec–kwiecień 2024 r.) objęła 500 specjalistów ds. zarządzania projektami z 12 krajów i 18 sektorów gospodarki. Uzupełnieniem badania ilościowego były wywiady z 19 ekspertami z 12 krajów na pięciu kontynentach.
Fala 3 (lipiec–wrzesień 2024 r.) objęła 2000 specjalistów ds. zarządzania projektami z 12 krajów i 18 sektorów gospodarki. Dodatkowo przeprowadzono wywiady z 25 ekspertami i liderami, reprezentującymi osiem regionów geograficznych PMI.

Badania miały charakter ilościowo-jakościowy i analizowały zarówno sposób wykorzystywania generatywnej sztucznej inteligencji przez kierowników projektów, jak i poziom przygotowania organizacji do wdrażania AI. W analizie uwzględniono m.in. poziom wykorzystania GenAI w projektach, wzrost produktywności użytkowników oraz wpływ wsparcia organizacyjnego na efektywność pracy.

Jednym z kluczowych elementów metodologii był podział respondentów na dwie grupy: Trailblazers (Pionierów) – wykorzystujących GenAI w ponad 50% prowadzonych projektów, oraz Explorers (Odkrywców) – korzystających z niej w 1–15% projektów. Pozwoliło to porównać wpływ stopnia wykorzystania AI na produktywność, sposób pracy oraz rozwój kompetencji project managerów.